Le Master Data Management (MDM) ou Gestion des Données de Référence (GDR) est un ensemble d’outils et de méthodes permettant la gestion des données de référence au sein d’une entreprise. Son objectif principal est de garantir l’intégrité du référentiel des données structurantes de l’entreprise et de veiller à ce que tous les services aient accès en tout temps à des données exactes, pertinentes et à jour.
Simplifier la gestion des données d’entreprise
Dans cet article, nous explorerons comment le Master Data Management simplifie la gestion des données au sein des entreprises. Nous aborderons les sujets suivants :
- Quelles sont les données de référence de l’entreprise ?
- Quelles sont les fonctions du MDM ?
- Pourquoi mettre en œuvre un MDM ?
- MDM et BigData
- L’EAI, un outil de partage et d’échange des données de référence.
Quel est l’objectif du MDM ?
Aujourd’hui, les entreprises ont accès à d’importantes quantités de données dispersées et hétérogènes. Ces données sont générées en interne par les systèmes logiciels de l’entreprise ou proviennent de sources externes telles que le BigData.
Les entreprises réalisent qu’il est nécessaire de contrôler, trier et qualifier ces informations afin de pouvoir les exploiter en toute confiance.
Selon les experts, la mise en place d’un MDM offre à l’entreprise un avantage économique et stratégique. Par exemple, une enquête Gartner révèle que la mauvaise qualité des données entraîne une perte annuelle moyenne de 15 millions de dollars pour les organisations. De plus, un rapport d’IBM citant le groupe ABERDEEN souligne que les entreprises utilisant le MDM sont deux fois plus satisfaites de la qualité et de la rapidité de livraison des données.
Quelles sont les données de référence de l’entreprise ?
En informatique, une donnée de référence est une information élémentaire codée, telle qu’un identifiant client, un code postal, un numéro de commande, une date de commande, une quantité, etc.
La définition d’une donnée de référence peut varier en fonction de l’utilisateur ou de l’usage qui en est fait. Par exemple, pour un exploitant, il s’agit d’une information métier structurante, comme un compte client pour un responsable des ventes ou un compte comptable pour un chef comptable.
Pour un chef de projet métier, il s’agit d’une donnée partagée par plusieurs processus métiers, comme un compte client utilisé par les services commerciaux, marketing et comptabilité.
Dans le cas d’un chef de projet informatique, il s’agit d’une donnée utilisée dans différentes solutions logicielles, comme le CRM, la gestion commerciale et la comptabilité.
Les trois principaux types de données de référence sont les données “maîtres” (objets métiers principaux tels que client, fournisseur, article, salarié), les données “consécutives” (complétant les données “maîtres” comme l’adresse d’un client, les caractéristiques d’un article) et les tables de valeurs ou nomenclatures (taux de TVA, codes devises, identifiants pays, codes postaux, etc.).
Comment fonctionne un MDM ?
Prenons l’exemple de la donnée client. Cette donnée est partagée et utilisée par le CRM, la gestion commerciale et la comptabilité.
Ces trois applications conservent et utilisent des informations communes, comme le nom et l’adresse du client, et possèdent des informations propres à leurs fonctions spécifiques. Par exemple, le CRM stocke les dates des derniers échanges commerciaux et le nom du commercial associé au compte client.
La problématique est d’avoir en permanence une vue exacte de la situation du client. Qui est responsable de la modification d’adresse d’un client ? Comment synchroniser en temps réel cette modification d’adresse dans le CRM, la gestion commerciale et la comptabilité ? Comment maintenir la cohérence des informations communes entre les différentes applications ? Sous quelles conditions le CRM et la gestion comptable peuvent accéder aux données financières d’un client ?
Un MDM dispose des moyens nécessaires pour constituer le référentiel des données structurantes de l’entreprise. Il centralise les fonctions d’acquisition, de validation, de traitement qualitatif, d’identification, de description et de transcodification des données.
Selon le type de données, ces fonctions peuvent être exécutées par un outil MDM ou par une application dédiée de l’entreprise. Par exemple, la liste des communes est importée de la banque de données de l’INSEE et rendue disponible aux applications qui en ont besoin. Les clients sont créés dans le CRM puis diffusés vers la gestion commerciale et la comptabilité. L’encours est mis à jour dans la comptabilité et accessible aux applications autorisées.
Le MDM doit également garantir la conformité de la gestion et de la conservation des données selon les réglementations en vigueur, telles que le RGPD pour les données à caractère personnel et les normes IFRS pour les données comptables et financières.
Pourquoi mettre en place un MDM ?
La mise en place d’un MDM présente de nombreux avantages pour une entreprise. En effet, en l’absence d’une gestion centralisée des données de référence, les entreprises sont confrontées à des silos de données propres à chaque application. Les données sont de formats différents et ne sont pas toujours synchronisées. Cela peut entraîner des erreurs, des inexactitudes et des incohérences qui font perdre du temps et de l’argent.
La mise en place d’un MDM permet d’avoir une source unique et identifiée de données, ainsi que la diffusion de données exactes aux applications consommatrices. Les entreprises bénéficient ainsi de données de qualité, d’un accès plus rapide à des données exactes, d’une vue complète de l’ensemble des données dont elles disposent et d’une facilité accrue pour mettre en œuvre des outils d’analyse de Business Intelligence.
De plus, la mise en place d’un MDM permet à l’entreprise d’exploiter le BigData. Les volumes de données accessibles sont de plus en plus importants, mais elles sont souvent hétérogènes et difficiles à exploiter en l’état. L’utilisation d’un EAI permet de consolider les informations contenues dans un Data Lake autour de données de référence. Ces données qualifiées peuvent ensuite être utilisées par le service marketing et commercial.
L’utilisation d’un EAI, ou Enterprise Application Integration, permet d’organiser la diffusion des données de référence. Il assure le transport et la transformation des données, ainsi que la connexion avec d’autres outils et applications tels que les sites internet de l’entreprise, les services web des applications mobiles et les Data Lake.
La mise en place d’un MDM et d’un EAI dans une entreprise présente des avantages tactiques (données de qualité, livraison plus rapide des données, simplification de l’architecture du système d’information) et stratégiques (plus grande agilité, facilité d’intégration de nouvelles applications, accès à des sources de données externes).
En somme, le Master Data Management offre de nombreux avantages aux entreprises en leur permettant de centraliser et de mettre à jour leurs données grâce à un référentiel commun. Cela garantit l’unicité des données et élimine les risques de duplication dans le système d’information. Pour en savoir plus sur le MDM et d’autres solutions de gestion des données, consultez notre blog. Chez Tenor, nous accompagnons nos clients depuis plus de 30 ans dans la gestion de leurs flux de données à travers des solutions et des logiciels EDI, EAI et dématérialisation.
