Lorsque vous pensez à une entreprise dynamique et innovante, il est indispensable d’avoir une structure solide qui intègre les personnes, les processus et les technologies. C’est là qu’intervient l’ERP, ou Enterprise Resource Planning.
Les bases de l’ERP
Un système ERP est construit autour d’une structure de données unique et bien définie. Cette structure, souvent basée sur une base de données commune, garantit que les informations utilisées dans toute l’entreprise sont normalisées, basées sur des définitions communes et des expériences utilisateurs partagées.
Grâce à des processus métier interconnectés et des workflows, l’ERP relie les différents départements de l’entreprise tels que les services financiers, les ressources humaines, l’ingénierie, le marketing et les opérations. Il permet ainsi d’unifier les systèmes et les utilisateurs.
Par exemple, prenons le cas d’un constructeur automobile qui achète des pièces et des composants à plusieurs fournisseurs. Grâce à un système ERP, il peut suivre la demande et l’achat de ces pièces, en veillant à ce que chaque étape du processus, de l’achat au paiement, utilise des données uniformes et cohérentes. Cela inclut les workflows, les processus opérationnels, les rapports et les analyses de l’entreprise.
Lorsqu’un ERP est correctement déployé dans cette entreprise automobile, une pièce spécifique, comme les “plaquettes de frein avant”, est identifiée de manière cohérente dans tous les processus. Des informations telles que le nom, la taille, le matériau, la source, le numéro de lot, le numéro de pièce fournisseur, le numéro de série, le coût et les spécifications sont disponibles, ainsi que d’autres éléments descriptifs et centrés sur les données.
Les données étant vitales pour une entreprise innovante, les systèmes ERP facilitent leur collecte, leur organisation, leur analyse et leur répartition à toutes les personnes ou systèmes qui en ont besoin pour accomplir au mieux leurs tâches et responsabilités.
L’importance de la collecte centralisée des données
Un principe clé de l’ERP est la collecte centralisée des données afin de les partager de manière plus large. Au lieu d’avoir plusieurs bases de données autonomes et de nombreuses feuilles de calcul isolées, les systèmes ERP mettent de l’ordre dans ce chaos. Ainsi, tous les utilisateurs, qu’il s’agisse de la direction ou des gestionnaires de comptes fournisseurs, peuvent créer, stocker et utiliser les mêmes données grâce à des processus communs.
Grâce à un référentiel de données sécurisé et centralisé, tous les collaborateurs peuvent être assurés que les données sont exactes, à jour et complètes. L’intégrité des données est assurée pour chaque tâche effectuée dans l’entreprise, que ce soit pour établir un bilan financier trimestriel ou générer un rapport sur les créances. Fini les erreurs causées par des feuilles de calcul dispersées.
L’ERP garantit également que les champs et les attributs des données soient correctement reportés dans le grand livre de l’entreprise. Ainsi, tous les coûts sont suivis et enregistrés de manière précise. Si les plaquettes de frein avant étaient appelées différemment dans différents systèmes ou fichiers, il serait difficile pour le constructeur automobile de savoir combien il dépense réellement chaque année pour ces pièces et s’il doit chercher de nouveaux fournisseurs ou négocier un meilleur prix.
En conclusion, un système ERP constitue le fondement essentiel d’une entreprise moderne et efficace. En intégrant les personnes, les processus et les technologies, il permet de collecter, d’organiser et d’utiliser les données de manière cohérente. Grâce à lui, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, leur productivité et leur prise de décision en s’appuyant sur des données fiables et unifiées.
