Les processus de formation : une définition
Les processus de formation font référence aux règles, aux outils de gestion de la formation, aux actions et aux interactions réalisées dans le cadre de la gestion de la politique de formation en entreprise. Ils sont généralement sous la responsabilité du service de formation ou du service des ressources humaines. Selon la taille de l’entreprise et sa politique de formation, ces processus peuvent varier en nombre et en codification.
De manière plus concrète, les processus de formation incluent traditionnellement toutes les actions permettant la création et l’exécution du plan de formation :
- La définition des grandes lignes de la politique de formation et des budgets associés
- La création et la diffusion d’un catalogue de formation
- La collecte des besoins de formation des collaborateurs
- Les cycles de validation et d’arbitrage
- La communication régulière aux collaborateurs tout au long de la création et de l’exécution du plan de formation
- La planification des sessions, la gestion des réservations et les inscriptions des stagiaires
- La gestion administrative des formations (conventions, convocations, feuilles de présence, facturation…)
- Le suivi budgétaire
- Les évaluations et le suivi du retour sur investissement des actions de formation effectuées
Les processus de formation : quels enjeux ?
La politique de formation est un enjeu majeur dans les entreprises du XXIe siècle : elle garantit leur compétitivité et leur attractivité. Il est donc essentiel qu’elle soit menée de manière efficace et transparente par les responsables de formation afin de maximiser son impact. De plus, elle permet d’aligner les compétences des collaborateurs sur les besoins de développement de l’entreprise. Les processus de formation mis en place doivent donc accorder une grande importance à l’analyse des besoins de l’entreprise, de manière à ce que le plan de formation élaboré soit efficace et parfaitement adapté.
Un autre enjeu des processus de formation concerne la productivité des gestionnaires de formation. En effet, la gestion opérationnelle et administrative ne doit pas se faire au détriment de leurs missions d’ingénierie pédagogique. Il est donc essentiel, pour une entreprise aujourd’hui, d’optimiser les processus de formation afin d’assurer une meilleure efficacité de la politique de formation et de leur permettre de se concentrer sur leur mission principale : former.
De plus, en plus des nombreux processus de formation, il existe également de nombreux acteurs (Direction, Représentants du personnel, Collaborateurs, Services RH, Prestataires externes…). Il est donc primordial de s’assurer de l’implication de tous, en particulier des collaborateurs, afin qu’ils se sentent concernés et engagés dans la politique de formation.
Skillup : un outil 100% digital pour optimiser les processus de formation
Sur la base de ces constatations, Skillup propose aujourd’hui une solution SaaS collaborative de gestion de la formation afin d’optimiser l’ensemble des processus de formation dans un double objectif :
D’améliorer la productivité des gestionnaires RH grâce à une suite d’outils spécifiques permettant de rationaliser la gestion administrative : facilité de création d’une offre de formation personnalisée, portail collaborateurs et collecte des besoins, création d’un plan de formation en ligne, inscriptions et réservations en ligne, suivi budgétaire, suivi des évaluations des actions de formation… En moyenne, les gestionnaires RH économisent 40% de temps grâce à Skillup.
D’impliquer davantage les collaborateurs qui redeviennent ainsi acteurs de leur parcours de formation grâce à une participation plus active dès la phase de collecte des besoins.
