La gestion des paies des salariés peut être complexe pour les dirigeants d’entreprise. Entre une réglementation en constante évolution et un fort turnover des gestionnaires de paie, il n’est pas toujours facile de s’en sortir en interne. Heureusement, il existe une solution alternative : l’externalisation de la paie.
L’externalisation de la paie : c’est quoi ?
En France, avec ses 19,8 millions de salariés, des millions de bulletins de paie sont réalisés chaque mois. La réglementation liée à la paie est devenue de plus en plus complexe et en constante évolution, surtout depuis la crise de la Covid-19. De nos jours, une formation préalable est indispensable pour devenir gestionnaire de paie.
Face à ces défis, le marché de l’externalisation de la paie s’est développé ces dernières années.
Transfert de responsabilité
L’externalisation de la paie consiste à confier la gestion des paies des salariés à un prestataire externe. Ainsi, la réalisation et le contrôle de la paie ne relèvent plus de la responsabilité de l’entreprise, mais du prestataire. En cas d’erreur de paie, de contrôle de l’Urssaf ou de condamnation prud’homale, la responsabilité incombe au prestataire, protégeant ainsi l’entreprise utilisatrice.
L’entreprise conserve la responsabilité des éléments transmis
Les éléments transmis à l’entreprise prestataire d’externalisation de la paie (primes, embauche, soldes de tout compte, etc.) restent de la responsabilité de l’entreprise utilisatrice. En cas d’erreur de paie due à une absence ou à une mauvaise information de la part de l’entreprise, il ne sera pas possible de rejeter la faute sur le prestataire en cas de conflit. Il est donc essentiel de conserver des écrits et d’éviter les communications orales uniques (toujours confirmer par mail).
L’entreprise reste l’interlocutrice privilégiée des salariés
L’entreprise reste l’interlocutrice des salariés qui n’ont généralement aucun contact avec l’entreprise prestataire d’externalisation de la paie. Dans de nombreuses entreprises, les salariés ne sont même pas conscients que la réalisation de la paie est externalisée.
Les différents prestataires d’externalisation de la paie
L’externalisation de la paie était autrefois principalement réalisée par les cabinets comptables, qui s’occupent également de la comptabilité des petites entreprises. Cependant, ces dernières années, d’autres structures spécialisées dans la gestion de la paie ont émergé.
Le cabinet comptable, externalisation de la paie pour les petites entreprises
Le cabinet comptable est le partenaire privilégié des petites structures pour la gestion de la comptabilité et du social. Bien que sa présence soit obligatoire pour la comptabilité, ce n’est pas le cas pour la paie des salariés. Toutefois, de nombreuses petites entreprises n’ont pas les compétences en interne pour gérer les paies de leurs salariés, c’est pourquoi elles font appel au cabinet comptable pour l’externalisation de la paie et d’autres tâches sociales.
Le cabinet d’externalisation de la paie, spécialisation dans le social
Ces dernières années, des cabinets exclusivement spécialisés dans la paie ont émergé. Les gestionnaires de paie de ces cabinets sont des experts dans leur domaine et possèdent souvent une expertise dans un secteur d’activité spécifique, tels que le transport, le BTP ou l’audiovisuel. Leur connaissance des techniques de paie et de la réglementation est plus approfondie que celle d’un cabinet comptable.
Le gestionnaire de paie indépendant
Une autre alternative à l’externalisation de la paie est de faire appel à un gestionnaire de paie indépendant. Il s’agit généralement de personnes ayant de nombreuses années d’expérience en entreprise et/ou en cabinet comptable ou d’externalisation de la paie.
Les éditeurs de logiciel, prestation supplémentaire de paie externalisée
Certains éditeurs de logiciel proposent également des services d’externalisation de la paie, avec différents niveaux de prestation (saisie et contrôle, seulement contrôle, conseil en droit social, etc.).
Quels sont les missions d’une entreprise spécialisée dans l’externalisation de la paie ?
Une entreprise spécialisée dans l’externalisation de la paie est chargée de nombreuses tâches essentielles.
La production de la paie
L’entreprise prestataire est responsable de la production de la paie, de la saisie à la vérification de son exactitude. Cela inclut la saisie des embauches, des éléments variables de paie, la gestion des arrêts de travail, ainsi que le solde de tout compte.
Les déclarations sociales
Après avoir réalisé la paie du mois, l’entreprise prestataire est chargée de déclarer les données sociales aux différents organismes (Urssaf, caisses de retraite, organismes de prévoyance, DGFiP, etc.) via la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
La gestion administrative du personnel
Les entreprises spécialisées dans l’externalisation de la paie proposent également des services de gestion administrative du personnel. Elles peuvent s’occuper de la DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche), de la rédaction des contrats de travail et des avenants, de la gestion de la médecine du travail, ainsi que de la déclaration des accidents du travail, entre autres.
Le conseil en droit social
En plus de la production de la paie, les entreprises spécialisées apportent également un conseil en droit social, étant donné la complexité et la diversité de la réglementation sociale actuelle.
L’externalisation de la paie peut donc être une solution bénéfique pour les entreprises, allégeant leur charge de travail et assurant une expertise spécialisée dans ce domaine. Pour obtenir plus d’informations et deux devis adaptés à vos besoins, vous pouvez contacter Culture RH.
