L’offboarding est le processus de désengagement d’un employé de son poste au sein d’une entreprise, une pratique utilisée à la fois pour les personnes qui choisissent de partir et pour celles qui sont licenciées. Alors que le processus d’intégration rappelle l’embarquement dans un avion (et aide les nouveaux employés à s’adapter à un nouvel emploi), le processus d’offboarding est semblable à un débarquement (et offre aux employés un cadre structuré lorsqu’ils quittent un poste).
Un bon programme d’offboarding devrait :
- Minimiser les perturbations au sein de l’entreprise
- Protéger les informations confidentielles de l’entreprise
- Obtenir des commentaires utiles de la part de l’employé qui quitte
- Inclure une fête de départ chaleureuse
- Fournir à l’employé qui part des services de reclassement, si nécessaire
Pourquoi l’offboarding est-il important pour les responsables des ressources humaines ?
Un programme d’offboarding bien planifié et fluide est essentiel pour maintenir :
- La réputation de l’entreprise
- La sécurité des données
- Une culture d’entreprise positive
Un offboarding réussi permet à l’employeur et au membre de l’équipe qui part de maintenir une relation de respect mutuel pendant et après la fin de la relation professionnelle.
Qu’est-ce qu’une politique d’offboarding ?
Une politique d’offboarding est un plan détaillé et formalisé qui définit chaque aspect du processus de départ et facilite une transition plus fluide pendant la période d’offboarding, tant pour la personne qui part que pour l’organisation qu’elle laisse derrière elle. Sans une politique d’offboarding claire, les employeurs se rendent vulnérables à des menaces potentielles pour la sécurité et des problèmes juridiques, ainsi qu’à des dommages dans la relation entre l’entreprise et l’employé qui quitte.
Une politique d’offboarding aide les entreprises à :
- Gérer les défis logistiques liés à un changement dans la main-d’œuvre et à réattribuer les responsabilités
- Élaborer un modèle d’entretien de départ
- Créer une expérience d’offboarding cohérente pour tous les employés
- Minimiser les risques de sécurité en récupérant les biens de l’entreprise et en retirant l’accès aux comptes de l’entreprise
- Prévenir les problèmes juridiques, tels que les litiges contractuels, les litiges de rémunération ou les licenciements abusifs
- Protéger leur relation avec la personne qui part
Qu’est-ce qu’un email d’offboarding ?
Un email d’offboarding est une déclaration formelle de l’employeur attestant de la fin de la période de travail d’une personne au sein d’une organisation. Que l’offboarding soit le résultat d’une démission, d’une retraite ou d’un licenciement, le service des ressources humaines doit fournir une lettre formelle pour gérer les derniers jours d’emploi.
Un email d’offboarding est important car :
- Il reconnaît les contributions et les réalisations de la personne qui part pendant son séjour dans l’entreprise
- Il inclut souvent des questions d’entretien de départ ou l’opportunité pour d’anciens membres de l’équipe de fournir des commentaires sur leur expérience, ce qui peut aider l’entreprise à s’améliorer au fil du temps
- Le libellé spécifique utilisé influencera, soit en faveur, soit à l’encontre du recours de l’employé qui part à un soutien financier du gouvernement, si nécessaire
Quelles sont les meilleures pratiques pour un offboarding réussi ?
Les ressources humaines peuvent créer un programme d’offboarding complet et compatissant qui comprend les éléments suivants :
- Mettre à jour les collègues : Les ressources humaines peuvent envoyer un email aux membres de l’entreprise dès qu’elles savent qu’un membre de l’équipe va partir. Cela réduit les rumeurs qui pourraient potentiellement nuire à la réputation de la personne qui part.
- Rédiger les documents légaux nécessaires : Une lettre de démission ou de licenciement, les documents relatifs aux avantages sociaux et une lettre de non-divulgation sont des documents qui protègent à la fois l’employeur et l’employé. Il est préférable de les préparer à l’avance et de les conserver dans le système de suivi des candidats de l’entreprise.
- Transfert d’expertise : Veiller à ce que l’expérience et les connaissances du membre de l’équipe qui part soient organisées et prêtes pour le prochain recrutement. Si l’employé était en contact avec des clients, transférez les emails des clients à un collègue.
- Récupération des biens de l’entreprise : Faire un inventaire de tous les objets que le membre de l’équipe qui part possède, afin de garantir une récupération complète de tous les biens de l’entreprise. Cela comprend : l’ordinateur portable, la carte d’accès, les badges d’identification, l’uniforme, etc.
- Communiquer avec le service informatique : Protéger la confidentialité de l’entreprise et les informations classifiées en veillant à ce que le service informatique désactive l’ordinateur de l’employé, les systèmes informatiques internes et supprime l’accès aux données.
- Prévoir un entretien de départ : S’efforcer de tenir compte des besoins et de la perspective de la personne. Il s’agit d’une occasion clé pour apprendre de l’employé qui part les lacunes de l’entreprise qui doivent être améliorées.
- Exprimer sa gratitude : Les ressources humaines peuvent organiser une fête de départ et offrir un cadeau personnalisé pour témoigner de leur bonne volonté, alors que l’employé se lance dans sa prochaine aventure.
- Recommander des services de reclassement : Informer le membre de l’équipe qui part que l’entreprise peut l’aider à trouver un nouvel emploi (si nécessaire) en partenariat avec une agence de services de reclassement. Cela peut lui donner un avantage lorsqu’il sera de retour sur le marché de l’emploi.
Offboarding vs. onboarding
À première vue, l’onboarding et l’offboarding semblent être à l’opposé. Cependant, il faut les considérer comme les premiers et derniers chapitres d’un livre : l’introduction pose le décor tandis que la conclusion noue les fils lâches. Pourtant, les deux sont similaires en ce sens que la complexité et la sensibilité de chacun nécessitent une planification étape par étape, des documents soigneusement organisés et beaucoup de tact.
L’onboarding est le processus de familiarisation des nouveaux membres de l’équipe avec leur organisation, sa culture et ses collaborateurs. L’offboarding, en revanche, est axé sur le maintien d’une relation positive avec la personne qui part, tout en bouclant les derniers détails et en protégeant l’entreprise des menaces juridiques et de sécurité.
Ni l’onboarding ni l’offboarding ne se font sans incertitude et risque pour les employés et les organisations. Sans préparation et processus formalisé des deux côtés, la mauvaise communication et le mécontentement peuvent s’accentuer.
L’offboarding et les employés boomerang
Lorsqu’une entreprise prend le temps de créer une expérience d’offboarding positive pour les membres de l’équipe qui partent, non seulement ils se quittent en bons termes, mais ils laissent également la porte ouverte à de futures possibilités. Un marché du travail de plus en plus concurrentiel a donné naissance à un phénomène que les recruteurs appellent les “employés boomerang” – des personnes qui reviennent dans une organisation où elles étaient déjà employées.
Des recherches récentes de l’étude Corporate Culture and Boomerang Employee ont souligné qu’il y a de bonnes raisons de considérer l’embauche d’un employé boomerang :
- 56 % des professionnels des ressources humaines et 51 % des responsables estiment qu’il est très important ou important de donner la priorité aux candidats boomerang qui sont partis dans de bonnes conditions.
- 33 % des professionnels des ressources humaines et 38 % des responsables conviennent que la connaissance de la culture d’une entreprise – et la nécessité de moins de formation – sont les avantages les plus importants de la réembauche d’anciens membres de l’équipe.
Comment un processus d’offboarding fluide peut améliorer la culture d’entreprise ?
Un bon processus d’offboarding bénéficie à la fois au membre de l’équipe qui part et à ceux qui restent. Il permet au salarié de partir en bons termes tout en maintenant la loyauté envers l’entreprise et l’engagement des employés.
Un offboarding amical laisse également la porte ouverte aux “employés boomerang”. Cela montre que l’entreprise est si bonne qu’il vaut la peine d’y revenir.
Un processus d’offboarding complet qui tient compte du bien-être de tous les employés, ceux qui partent et ceux qui restent, peut conduire à une transition plus fluide pour tous et contribue à une culture d’entreprise qui incarne un esprit de bien-être vibrant.
Automatisation des processus d’offboarding avec la technologie RH
L’effort requis pour mener à bien un processus d’offboarding de manière réussie et fluide ne doit pas être sous-estimé. La technologie RH peut aider à organiser et rationaliser l’ensemble du processus de départ en :
- Créant un processus d’offboarding cohérent
- S’assurant que la personne qui part a une expérience de départ positive
- Offrant des rappels, des organigrammes et des listes de contrôle pour s’assurer que toutes les tâches de transfert nécessaires sont effectuées
- Fournissant un script d’entretien de départ
- Automatisant des procédures d’offboarding spécifiques (certains programmes peuvent envoyer automatiquement des documents tels que des résumés de paiement final)
