Un avoir, également connu sous le nom de note de crédit, est un document important qui permet d’annuler une facture incorrecte ou de rembourser un achat. C’est un outil utilisé par les vendeurs pour maintenir une comptabilité précise et transparente.
L’avoir, un peu plus en détail
L’avoir est en réalité un bon de réduction envoyé par une entreprise à son client. Il correspond à une facture spécifique qui doit figurer sur l’avoir. Que vous retourniez un produit à un fournisseur ou qu’un client vous rapporte un article qu’il a acheté, il est essentiel d’émettre un avoir, qu’il s’agisse d’un remboursement partiel ou total.
Grâce à l’avoir, vous pouvez enregistrer dans votre comptabilité les fonds remboursés à votre client suite au règlement d’une facture. De plus, l’avoir sert de preuve d’annulation de paiement pour la facture d’origine.
Dans quels cas faut-il émettre un avoir ?
Il existe différentes situations courantes qui justifient l’émission d’un avoir. En effet, il existe deux types d’avoirs : ceux générés pour les paiements sortants et ceux générés pour les paiements entrants. Autrement dit, que vous soyez le vendeur ou l’acheteur, vous pouvez être amené à émettre un avoir.
Ces deux types d’avoirs sont fréquents pour les micro-entrepreneurs. Lorsque vous recevez une commande de votre fournisseur, il est essentiel de vérifier attentivement que les biens ou services livrés sont conformes à votre demande. Une erreur est toujours possible.
Imaginons que vous ayez déjà réglé une facture et que les marchandises arrivent endommagées ou ne correspondent pas à votre commande. Dans ce cas, vous souhaitez certainement les renvoyer au fournisseur. Vous avez alors deux options : demander un avoir qui vous servira de crédit pour de futures commandes auprès de ce fournisseur, ou simplement demander un remboursement.
Il peut également arriver que vous soyez dans la situation inverse et que vous deviez émettre un avoir pour l’un de vos clients.
Comment rectifier une facture avec un avoir ?
En France, la loi interdit tout simplement de supprimer des factures déjà finalisées de votre comptabilité. C’est là que l’avoir prend tout son sens. Si vous vous rendez compte d’une erreur après avoir finalisé une facture, vous pouvez créer un avoir correspondant à cette facture pour l’annuler, sans la supprimer de votre comptabilité.
Émission d’un avoir : mise en situation
Imaginez que l’entreprise X commande des marchandises d’une valeur totale de 500 € auprès de son fournisseur Y. Quelques jours plus tard, X contacte Y pour lui signaler une erreur dans la facture et demande son annulation. Y génère alors un avoir correspondant à cette facture et l’envoie à X, annulant ainsi la facture.
L’entreprise X a désormais le choix entre demander un remboursement ou utiliser cet avoir comme un bon d’achat pour de futurs achats chez le fournisseur Y.
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