Les équipes de vente ont des objectifs de vente mensuels ou annuels à atteindre, mais il est parfois difficile pour un commercial d’évaluer ses performances et de suivre clairement ses actions. Le rapport commercial reflète l’activité et les résultats d’une équipe, tant collectivement qu’individuellement. Pour être efficace, il est essentiel de disposer d’un rapport commercial intelligent et facile à lire.
Rapport commercial : définition
Le rapport commercial consiste à collecter, mesurer et analyser étape par étape les données relatives à l’activité des équipes commerciales, ainsi que du service client. Il met en évidence la différence entre les prévisions et les résultats finaux. Le rapport commercial permet également de :
- Mesurer avec précision les performances d’une équipe par rapport à ses objectifs.
- Suivre les activités commerciales et les KPIs fixés en amont.
Cette synthèse documentée offre une vision globale, mais aussi individuelle. Cela permet de rassurer ou de challenger à la fois l’équipe et les collaborateurs. Ce suivi commercial est généralement représenté sous la forme d’un tableau de bord ou d’un rapport d’activité. De plus en plus, le rapport commercial repose sur des technologies de Business Intelligence (ou intelligence décisionnelle).
3 raisons de faire un rapport commercial
Mettre en place un rapport commercial est bénéfique pour les entreprises, pour trois raisons : la rentabilité, la communication et la planification.
1. Rentabilité : efficacité et gain de temps
La mise en place d’un rapport commercial efficace et lisible permet un gain de temps à tous les niveaux. En effet, consacrer du temps à la création manuelle d’un rapport et à l’étude des objectifs sans l’aide de technologies logiques entraînera logiquement une perte d’efficacité. Obtenir une vue d’ensemble des résultats actuels par rapport aux objectifs fixés permet de gagner du temps et donc d’améliorer les performances.
2. Communication : synergie et agilité
Rien ne vaut un rapport commercial pour faciliter la communication et les synergies au sein d’une équipe. Les chiffres parlent d’eux-mêmes et simplifient la prise de décision. Ils aident donc l’équipe à progresser. En effet, certaines parties du rapport révèlent les faiblesses, les points d’amélioration et les points forts d’une équipe de vente. Ainsi, dans un marché particulièrement concurrentiel, ils permettent d’être plus agile.
3. Planification : lisibilité et anticipation
Le gain de temps généré par un rapport commercial clair et lisible encourage également à anticiper ses prochaines actions, voire à en mettre certaines de côté. Rien de tel que l’anticipation par la planification des tâches ! Cela améliore les performances d’une équipe de vente en offrant une meilleure visibilité à long terme.
Comment créer un rapport commercial efficace ?
Voici quelques étapes pour concevoir un rapport commercial efficace.
Définir les objectifs du rapport : que mettre en évidence ?
Dans un premier temps, il faut définir les principaux objectifs d’un rapport commercial. Souhaitez-vous mettre en évidence :
- Les axes d’amélioration de vos agents ?
- Le taux de rétention client ?
- Comprendre les meilleurs leviers de vente ?
- Rendre compte des synergies entre le marketing et le commercial ?
- Bénéficier d’un aperçu du marché et de vos performances ?
- Encourager vos équipes à se surpasser ?
Autant d’objectifs que ce type de rapport peut remplir.
Définir la fréquence de production du rapport
Un rapport commercial peut être généré à tout moment pour suivre une activité et des performances, mais il faut faire attention au temps passé dessus.
Qu’il soit manuel ou automatisé, il est tout à fait possible de fixer une périodicité pour éditer ou consulter ce récapitulatif de votre activité commerciale. Les commerciaux ou les chefs d’équipe peuvent donc s’organiser en conséquence. Il est préférable d’utiliser un rapport commercial automatisé, relié à vos bases de données et mis à jour en temps réel.
Définir le bon format de votre rapport commercial
Il est important de définir le bon format pour votre rapport. Tableau Excel ? Google Sheets ? PowerPoint ? Tableau de bord basé sur une solution d’analyse ? Il n’y a pas un format unique de rapport permettant de mettre en avant les résultats commerciaux et le suivi des KPIs. L’ère des tableurs Excel avec de multiples onglets est (enfin) révolue. Adopter un format de rapport visuel, animé, ludique ou synthétique est aujourd’hui une condition préalable. Les meilleurs rapports sont désormais présentés sous la forme d’un tableau de bord visuel et intuitif, relié aux données clients. L’essentiel est de comprendre rapidement les performances commerciales et individuelles des équipes.
Pour cela, il faut d’abord définir quels KPIs mettre en avant sur le tableau de bord pour obtenir une vue d’ensemble la plus utile aux équipes.
Définir et suivre les bons KPI (Key Performance Indicators)
Les managers d’équipes commerciales ou de service client doivent définir au préalable les meilleurs KPIs en rapport avec leur activité. En effet, les indicateurs de performance (KPIs) varient d’un service à l’autre. Voici quelques exemples de KPIs d’un rapport commercial :
- Suivi des leads (mesure de l’efficacité d’une campagne commerciale)
- Nombre de tickets fermés, ouverts et traités.
- Score NPS (Net Promoter Score), CSAT (Customer Satisfaction Score) ou Customer Effort Score (CES).
- Volume de commandes.
- Taux de décrochés.
- Panier moyen par commande.
- Nombre de réclamations.
- Coût d’acquisition client.
- Durée moyenne d’une conversation téléphonique par agent.
- Chiffre d’affaires par zone géographique ou service, etc.
Ces KPIs permettent de mieux suivre la performance commerciale et de prendre les bonnes décisions pour atteindre les objectifs.
Collecter des données fiables
Pour réaliser un rapport commercial efficace, il est essentiel de s’assurer que toutes les données relatives à l’activité de vos équipes sont prises en compte et bien reliées entre elles. Si tout intégrer dans un tableau Excel peut être chronophage et contre-productif, des outils d’analyse peuvent créer des liens entre les données. Ils les rendent visibles et valorisent de nombreuses données analysées automatiquement. Il est néanmoins important de s’assurer que les collaborateurs fournissent les bonnes informations dans les logiciels utilisés.
Quels outils utiliser pour produire un rapport commercial de qualité ?
Pour mettre en place un rapport commercial efficace, il est idéal d’utiliser un ou plusieurs outils. Voici les technologies les plus avancées :
- Logiciel de Business Intelligence (BI) : solution technologique dotée de fonctions de tri, de préparation, d’analyse et de présentation intelligente de sets de données. Il permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées. La BI permet de traiter de nombreuses données différentes (données du CRM, documents, e-mails, conversations téléphoniques, vidéos, images, etc.) en grande quantité. Un logiciel de Business Intelligence est adapté pour mettre en évidence les KPIs d’une équipe. On parle également de logiciel d’intelligence décisionnelle.
- Logiciel de data visualisation : démocratisée au sein des entreprises, la data visualisation (ou dataviz) est un excellent moyen de traiter les données brutes collectées et de les exploiter pour les rendre intelligibles et visuelles. Les analyses issues d’un logiciel de visualisation des données permettent de mieux comprendre les comportements des personnes, la qualité des actions entreprises ou encore les tendances en général.
- Le tableau de bord de votre centre de contact : au cœur de votre activité commerciale, votre logiciel de téléphonie couplé à votre CRM vous permet d’analyser en temps réel la performance d’une équipe commerciale ou du service client. Relié à vos outils business et consultable par les membres de l’équipe, c’est un rapport de performance complet qui accompagne les membres des équipes au quotidien pour des performances améliorées.
Ces outils ont une grande capacité de traitement des données et restituent les données de manière visuelle, généralement dans un environnement SaaS (cloud). Cela favorise une meilleure collaboration et communication entre les équipes, où le rapport commercial peut être facilement généré et partagé.
De plus, les progrès de l’intelligence artificielle permettent désormais des analyses prédictives. Celles-ci aident les équipes commerciales à identifier les meilleures stratégies possibles.
Comment Aircall peut vous aider à réaliser votre rapport ?
La solution de téléphonie cloud Aircall propose des rapports commerciaux complets qui améliorent la productivité des services clients et commerciaux. Reliées à de nombreux outils (comme votre CRM), de nombreuses fonctionnalités intelligentes permettent de gagner en efficacité et en performance :
Tags d’appels
Les tags d’appels permettent de créer des étiquettes personnalisées pour mieux s’organiser au sein d’une équipe. Classer ses appels par catégorie facilite le rapport commercial.
Tableaux de bord
Le tableau de bord facilite le suivi en temps réel de l’activité de vos équipes ! Agissant comme un véritable rapport commercial connecté, il affiche les KPIs permettant d’analyser l’activité et de prendre les meilleures décisions pour atteindre les objectifs. De plus, la solution Aircall offre un aperçu de la planification idéale des capacités et des ressources à prévoir au sein de votre équipe commerciale.
API et synchronisation des données Aircall avec les outils business
La solution Aircall offre la possibilité d’intégrer de nombreux outils externes et de les faire communiquer entre eux. Les données collectées automatiquement sur Aircall peuvent ainsi être transférées vers vos solutions de Business Intelligence (comme Hubspot ou Desk.com) pour constituer un rapport commercial encore plus complet.
Analytics
Les solutions Analytics et Analytics+ permettent de mieux gérer la performance de vos équipes commerciales grâce à une vue d’ensemble. Ce tableau de bord offre la possibilité de zoomer sur l’activité téléphonique à l’aide de graphiques animés et d’exports de données. Cette fonctionnalité s’adresse aux équipes de vente qui ont besoin d’approfondir l’analyse des données téléphoniques de leur service.
Le rapport commercial doit offrir une vision claire et visuelle de l’activité et des performances d’une équipe. Mettre en place un rapport commercial efficace est donc essentiel aujourd’hui. Alors que certaines entreprises le font encore manuellement, ce qui entraîne une perte de temps considérable, d’autres utilisent un rapport intelligent qui permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer l’efficacité. Grâce à sa connexion avec les outils business (CRM, helpdesk), la solution de téléphonie cloud Aircall génère des rapports commerciaux complets pour les équipes de vente.
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Publié le 8 mars 2023.
