Le terme «espace de travail numérique» a été inventé par le DWG en 2009. À cette époque, il était nouveau et excitant. Les organisations commençaient timidement à adopter le cloud, à créer des intranets et à se lancer dans Yammer. Mais aujourd’hui, après plusieurs années et une pandémie plus tard, c’est une toute autre histoire. De nos jours, il semble que tout le monde ait un espace de travail numérique. Pourtant, bien que le terme ait trouvé sa place dans le vocabulaire courant des entreprises du monde entier, il est encore mal compris. De nombreux dirigeants pensent qu’il s’agit simplement d’un ensemble d’applications. D’autres pensent qu’il est réservé au travail à distance.
Cette définition ultime met fin à la confusion en explorant à quoi ressemble l’espace de travail numérique aujourd’hui. Nous répondons à toutes vos questions, notamment les suivantes:
- Qu’entend-on par espace de travail numérique?
- Pourquoi en avons-nous besoin?
- Quels sont les avantages pour les employés et l’organisation?
- Comment en créer un?
Alors, continuez à lire si vous voulez vous assurer que votre espace de travail numérique est conforme aux meilleures pratiques actuelles.
Qu’est-ce que l’espace de travail numérique?
La manière la plus simple de le comprendre est la suivante:
L’espace de travail numérique est la version virtuelle de votre espace de travail physique. C’est une collection centralisée d’outils, de données et d’applications que les travailleurs utilisent pour accomplir leur travail. Et cela permet de travailler n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel appareil.
Les fonctionnalités standard comprennent:
- Identification unique, accès en un seul endroit
- Outils de collaboration
- Messagerie instantanée et plateformes de communication d’entreprise
- Stockage en cloud
- Outils de gestion des connaissances
- Stockage et partage de documents
- Flux de travail automatisés
- Gestion de projet
- Intégration mobile
- Applications professionnelles telles que CRM, ERP et outils de CAO
- Et bien plus encore.
Le travail hybride : pourquoi avons-nous besoin de l’espace de travail numérique?
Il ne fait aucun doute que la pandémie a accéléré le passage à la transformation numérique. Selon une étude de Deloitte, la Covid a accéléré le processus de cinq à dix ans. Et bien que la transition vers le travail à distance ait pu être douloureuse au départ, la plupart des organisations s’y sont adaptées avec succès.
Et c’est une bonne nouvelle, car le travail à distance sous une forme ou une autre est là pour rester. Selon Forrester, le travail à domicile augmentera de 300 % par rapport aux niveaux d’avant la Covid.
Et c’est clairement une préférence pour la plupart des travailleurs. Une étude de Qualtrics a découvert que 35 % des employés chercheraient un autre emploi s’ils étaient obligés de retourner au travail à temps plein. Ce sentiment est confirmé par de nombreuses autres études, c’est pourquoi le travail hybride est devenu la norme. Le dernier indice des tendances de travail de Microsoft a révélé que 66 % des employeurs du monde entier sont en train de mettre en place des arrangements hybrides.
Notre façon de travailler a changé pour toujours. Avec de plus en plus d’employeurs soutenant ce modèle de travail distribué, l’exécution des tâches et la communication avec les collègues se font désormais en ligne.
Et comme le bureau physique n’est plus le seul endroit où travailler, les points de contact numériques jouent un rôle vital. Ils veillent à ce que les employés restent motivés, informés et engagés dans ce qu’ils font.
Il incombe à l’employeur d’optimiser l’expérience de l’espace de travail numérique pour les employés. La sécurité, l’accès rapide et des logiciels intuitifs et compatibles sont essentiels lors de la transition vers un espace de travail numérique.
Les avantages clés d’un espace de travail numérique pour les employés et les organisations
Les avantages de l’adoption d’un espace de travail numérique sont plus larges que ce que la plupart des entreprises anticipaient initialement. Voici certains des avantages attendus et inattendus:
Collaboration d’équipe
Des niveaux améliorés de résolution de problèmes, d’interaction et de partage des connaissances pour une collaboration améliorée dans tous les domaines.
Flexibilité au travail
Permet aux employés de travailler depuis chez eux, favorisant un travail hybride plus flexible.
Augmentation de la productivité
Efficacité accrue et productivité des employés grâce à une meilleure communication.
Innovation
Avec les bons canaux, de bonnes idées peuvent venir de n’importe où – pas seulement de la salle de réunion.
Transparence améliorée
Traçabilité et transparence renforcées entre les équipes, réduction des erreurs.
Économies cachées
Réduction des dépenses de déplacement des employés, des coûts immobiliers d’entreprise et des frais généraux centraux.
Expérience des employés
Meilleures expériences personnelles grâce à une plus grande inclusivité et à une intégration des tâches.
Rétention des talents
Réduction des taux de rotation des employés grâce à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et à une plus grande implication.
Amélioration de l’expérience client
Offrir aux employés de première ligne les outils nécessaires pour résoudre rapidement les problèmes des clients.
Gestion des connaissances
Capturer et partager les connaissances et l’expérience précieuses de vos employés.
Augmentation de l’efficacité
Moins de temps passé à passer d’une plateforme à une autre et à rechercher des informations équivaut à plus de temps consacré à la productivité.
Les composants essentiels d’un espace de travail numérique
Lorsqu’il s’agit de mettre en place un espace de travail numérique, il existe trois composants essentiels:
- Les personnes
- Les outils
- La culture
Ces trois aspects sont également importants et doivent fonctionner harmonieusement pour obtenir un résultat réussi. Plongeons plus en détail dans chaque composant.
Les personnes
Vos employés sont au cœur de l’espace de travail numérique. En fait, ils sont la raison même de son existence. Cependant, des preuves suggèrent qu’il existe un fossé en matière de compétences numériques et que les travailleurs sont laissés pour compte dans la course technologique.
L’Indice mondial des compétences numériques a révélé que près de 75 % des travailleurs ne se sentent pas préparés à acquérir les compétences numériques nécessaires actuellement. Et 76 % disent ne pas se sentir préparés pour l’avenir.
Au lieu d’introduire des solutions technologiques pour le plaisir, les organisations doivent veiller à une claire adéquation avec les besoins des employés. La priorité absolue doit être de fournir les bons outils au bon moment aux bonnes personnes.
Et les organisations devraient investir dans la formation et le perfectionnement du personnel pour tirer le meilleur parti de leur pile technologique. Et cela vaut bien l’investissement. Une étude de Salesforce et de RAND Europe suggère que l’écart de compétences numériques a un impact sur la croissance des entreprises. L’enquête a révélé que 14 des pays du G20 pourraient manquer 1,5 billion de dollars de croissance du PIB agrégé.
Les outils
La plupart des entreprises ont déjà mis en place certaines initiatives numériques. Selon une enquête, seulement 23 % des entreprises n’ont aucune opération ou produit numérique.
Cependant, souvent, il existe un manque de cohésion et de vision globale. Une étude a révélé que pas moins de 75 % des cadres estiment que les départements de leur entreprise se font concurrence au lieu de collaborer sur les initiatives numériques.
Les organisations doivent se concentrer davantage sur le développement d’une stratégie numérique cohérente pour maximiser les avantages. Les besoins des employés et les processus commerciaux doivent être la force motrice et vous aideront à identifier ce qui est essentiel pour votre boîte à outils numérique.
La culture
Votre culture guide votre façon de travailler. Que vous travailliez à distance, en hybride ou à plein temps au bureau, le personnel doit bénéficier d’une expérience comparable. Une culture d’entreprise favorable et inclusive qui encourage le travail flexible est essentielle. Votre espace de travail numérique devrait permettre à tous les employés de partager, de s’engager et de se connecter les uns aux autres et à l’organisation.
Après tout, les employés des organisations disposant de technologies les soutenant au travail sont 230 % plus engagés. Et pour un bonus supplémentaire, ils sont 85 % plus susceptibles de rester plus de trois ans.
Conseils pour créer un espace de travail numérique
Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à démarrer. Utilisez-les pour mélanger vos applications existantes avec de nouvelles technologies afin de créer la meilleure expérience utilisateur possible et un environnement performant.
Impliquez les bonnes personnes pour piloter le projet: La participation des dirigeants est essentielle, mais il est tout aussi important d’inclure des représentants pour piloter la technologie. Les dirigeants de la direction peuvent être le moteur dans la plupart des entreprises. Cependant, selon les recherches, le succès est 1,6 fois plus probable dans les entreprises avec un Directeur du Numérique activement impliqué.
Assurez-vous de l’alignement avec la stratégie commerciale: Gardez votre objectif global à l’esprit. Demandez-vous si cet nouvel outil nous permettra d’atteindre nos objectifs? Et comment cela aidera-t-il nos employés?
Tenez compte de la culture interne: Dans quelle mesure le personnel sera-t-il flexible face à une nouvelle technologie et à des expériences numériques? Développez un programme de communication interne pour expliquer les avantages de la technologie numérique et son importance dans le milieu de travail d’aujourd’hui. Et surtout, facilitez le travail des travailleurs.
Offrez une valeur commerciale: Évitez de tomber dans le piège du “nouvel objet brillant”. Restez fidèle aux résultats originaux dont votre entreprise a besoin.
Faites des recherches sur les technologies: Une bonne étude de cas, une démonstration gratuite ou un appel avec un utilisateur actuel – sont autant de moyens utiles de présélectionner de nouvelles technologies. De nombreux fournisseurs de services opèrent sur un marché numérique très dynamique et compétitif.
Tenez compte des risques, de la conformité et des conséquences juridiques: Il existe des réglementations essentielles concernant la gestion des données et la sécurité auxquelles vous devez vous conformer.
Élaborez une feuille de route: Définissez une vision claire et identifiez des objectifs réalisables pour toute l’organisation et les différentes unités commerciales. Attribuez des responsabilités et fixez des délais. Enfin, déterminez vos indicateurs de performance clés et vos mesures de réussite.
Les défis de l’espace de travail numérique
Comme pour tout changement organisationnel, vous rencontrerez des défis. Voici les plus courants:
Résistance des employés
Selon McKinsey, 70 % des initiatives numériques échouent en raison de la résistance des employés. Même dans les meilleures conditions, les travailleurs sont souvent réticents au changement. Et avec l’écart de compétences numériques, il n’est pas surprenant que certains ne se lancent pas dans la révolution numérique. Les employeurs doivent travailler dur pour impliquer leur personnel. Mettre l’accent sur la façon dont les espaces de travail numériques bénéficieront à la main-d’œuvre est crucial, ainsi qu’un programme de formation et de perfectionnement.
Sécurité
Les atteintes à la sécurité informatique et à la vie privée font régulièrement les gros titres. Une enquête auprès des cadres de la sécurité informatique et des cadres supérieurs a révélé que 82 % avaient connu au moins une violation de données en raison de la transformation numérique. Et la menace pour la sécurité est amplifiée lorsque les employés utilisent leurs propres appareils pour travailler.
Votre espace de travail numérique doit disposer de mesures de sécurité robustes soutenues par un programme complet de sensibilisation à la sécurité des utilisateurs finaux.
Distractions et productivité
Une gestion attentive est nécessaire, que ce soit la solitude affectant les performances ou les distractions inévitables du travail à domicile. Selon Gensler, 50 % de la génération Z et des milléniaux sont distraits lorsqu’ils travaillent à distance.
Cependant, d’autres recherches suggèrent que la productivité peut augmenter. Une étude a révélé que 77 % des travailleurs à distance étaient plus productifs en travaillant de chez eux. Par conséquent, les managers devront surveiller attentivement la productivité dans les environnements hybrides, car les travailleurs ont des expériences différentes.
L’espace de travail numérique : tendances futures
Quelles sont les tendances anticipées lorsque les diplômés d’aujourd’hui deviendront les dirigeants de demain, que l’intelligence artificielle sera généralisée et que le bureau traditionnel n’existera plus?
Voici notre vision de l’avenir et du rôle de l’espace de travail numérique:
Solutions basées sur le cloud
Des services cloud efficaces avec un accès illimité sont essentiels pour soutenir le travail hybride.
Pas de stagnation
La technologie continuera à évoluer, que ce soit organiquement ou intentionnellement. Le statu quo n’est pas une option.
Automatisation totale
Les modes de travail traditionnels continueront d’être perturbés ; les processus automatisés augmenteront.
Le choix de la technologie compte
Les choix de pile technologique deviendront plus importants pour attirer le personnel et assurer la compatibilité technologique.
Les attentes du personnel
Les jeunes travailleurs ont une grande appétence pour les outils sociaux et la technologie, ce qui accroît la pression sur les employeurs pour investir.
Libre-service client
Les clients voudront rechercher et résoudre eux-mêmes leurs problèmes, sans parler à un agent.
Options écrasantes
L’explosion des choix de produits SaaS peut être écrasante ; les applications peuvent ne pas fonctionner ensemble.
Expérience des employés
Les employeurs feront davantage d’efforts pour motiver, impliquer, inspirer et faire participer le personnel afin de fidéliser les talents.
Qu’est-ce qu’un espace de travail numérique?
Enfin, un mot sur les espaces de travail numériques. Les gens confondent souvent un espace de travail numérique avec un espace de travail numérique, pensant qu’ils sont plus ou moins la même chose. La vérité est qu’ils sont deux réalités totalement différentes.
Un espace de travail numérique concerne l’individu – pensez au poste de travail, à la cabine ou à l’aménagement du bureau à domicile. En revanche, un espace de travail numérique est la plateforme utilisée à l’échelle de l’organisation par les travailleurs pour effectuer leur travail.
Les espaces de travail numériques sont là pour rester
La pandémie n’a fait qu’accélérer ce qui était inéluctable : les espaces de travail numériques sont l’avenir du travail. Si vous faites les choses correctement, les opportunités accrues de flexibilité, d’agilité et d’efficacité en font une situation gagnant-gagnant pour les employeurs et les employés. Cependant, avant de vous précipiter dans un manège numérique, assurez-vous d’embarquer vos employés. Ils sont la clé d’une transformation réussie.
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