Qu’est-ce qu’un LMS ? Tout ce que vous devez savoir !

Découvrez le fonctionnement d’un système de gestion de l’apprentissage en ligne !

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Définition et signification de LMS

LMS est l’abréviation de Learning Management System, soit système de gestion de l’apprentissage [1]. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Un LMS est un logiciel qui vous permet de créer, gérer, organiser et distribuer du matériel de formation en ligne à votre public. Les caractéristiques principales d’un LMS sont résumées dans son abréviation :

• Learning (Apprentissage) : vous utilisez un LMS pour créer et fournir des supports pédagogiques à une audience en ligne.
• Management (Gestion) : un LMS vous aide à organiser et gérer vos formations en ligne, vos participants et leurs résultats, ainsi que l’efficacité de vos e-formations.
• System (Système) : système est simplement un terme plus professionnel pour logiciel, cela donne une impression de sophistication 😏.

Un LMS se compose toujours de deux parties :

• Une interface administrateur : c’est l’endroit où le responsable de la formation ou des performances peut créer, gérer et organiser tout le matériel de formation. Il est également possible d’extraire des rapports pertinents, individuels ou de groupe. L’interface administrateur offre généralement plusieurs réglages et fonctionnalités permettant de personnaliser entièrement le matériel de formation.
• Une interface utilisateur : c’est l’endroit où le participant voit et utilise ce que l’administrateur a créé. Les participants peuvent accéder et utiliser le matériel de formation disponible depuis leur ordinateur personnel ou leur navigateur internet.

Types de LMS

Vous avez deux options :

• Un LMS applicatif en mode Saas/cloud : basé sur le cloud, cela signifie que vous hébergez votre LMS sur un serveur internet plutôt que sur un serveur local (par exemple, le disque dur d’un ordinateur). Votre fournisseur de plateforme LMS sera responsable du bon fonctionnement, du stockage des données et de la gestion complète du LMS (comme l’installation des nouvelles fonctionnalités et la résolution des problèmes).
• Un LMS hébergé en local : à l’inverse, un LMS hébergé en local est enregistré sur le serveur local de votre organisation. Cela signifie que votre organisation est responsable de tous les aspects du LMS, tels que le stockage des données, la confidentialité et le développement du système. L’avantage est que vous pouvez personnaliser entièrement votre LMS pour répondre aux besoins de votre organisation. L’inconvénient est que cela coûte plus cher.

Pour en savoir plus, lisez l’article sur les différences entre un LMS basé sur le cloud et un LMS hébergé en local.

Que pouvez-vous faire avec un LMS ?

Maintenant que vous savez ce que signifie LMS et que vous connaissez les différents types de LMS, voyons ce que vous pouvez faire avec. Examinons cela sous deux angles. Si vous êtes un responsable de la formation ou un responsable des performances, un LMS vous aide à :

• Créer du matériel de formation : vous pouvez facilement créer des formations, des examens et des évaluations en utilisant du matériel existant ou en le créant vous-même. La plupart du temps, vous avez de multiples options de création et d’édition.
• Gérer le matériel de formation : vous avez un endroit dédié pour stocker tout votre matériel de formation. Il est accessible en ligne et tout le monde peut y accéder. Vous pouvez également mettre à jour le matériel en un clic. Toute modification est visible immédiatement pour vos participants.
• Fournir du contenu à votre public : vous pouvez attribuer du contenu à vos participants. Ils peuvent y accéder depuis leur portail privé ou en suivant un lien dans un email d’invitation.
• Suivre les progrès : vous avez la possibilité de générer des rapports, ce qui vous permet de suivre les progrès de vos participants et d’avoir un aperçu de leurs performances.
• Développer votre formation : passez de une à cent formations sans problème.

Si vous êtes un participant, un LMS vous aide à :

• Mieux retenir les informations : le matériel de formation est disponible en ligne, ce qui signifie que les participants peuvent y accéder n’importe où, n’importe quand. Ils peuvent également définir leur propre rythme d’apprentissage, ce qui a des effets bénéfiques sur leur expérience d’apprentissage et leurs résultats.
• Prévoir un apprentissage continu dans votre emploi du temps : un LMS offre de la flexibilité. Avec un emploi du temps chargé et rigide, les participants ont besoin de flexibilité. De plus, les formations en ligne nécessitent moins de temps que les formations en présentiel.

Qui utilise un LMS et pourquoi ?

Les LMS sont utilisés par des entreprises, ainsi que par des établissements d’enseignement tels que les lycées, les universités et les établissements d’études supérieures. Ils conviennent à toute entreprise qui considère le développement de ses employés comme une priorité. Les petites et moyennes entreprises au budget limité peuvent également en bénéficier. De plus, il existe des secteurs où un système de gestion de l’apprentissage est mieux adapté qu’une formation en présentiel, par exemple :

• Le secteur de la santé : la pratique est la meilleure façon d’enseigner les examens médicaux et les procédures aux médecins et aux infirmières. Cependant, les compétences non techniques, comme la manière de se comporter face aux patients et les connaissances théoriques sur les étapes des procédures médicales, sont mieux adaptées à un LMS.
• Le secteur de l’immobilier : maintenir les connaissances des courtiers à jour nécessite une formation continue. De plus, ils doivent être certifiés pour fournir des conseils et effectuer certaines tâches.
• Le secteur juridique : les lois changent régulièrement, voire constamment. Un LMS permet à vos participants de rester à jour sur les dernières lois, procédures et modifications.
• Le secteur de la production industrielle : par exemple, les travailleurs de l’industrie chimique doivent renouveler leur licence. Un LMS est idéal pour la certification.
• Le secteur de l’hôtellerie : pour former et accompagner les travailleurs saisonniers, par exemple. Les grandes chaînes hôtelières ou les multinationales de l’agroalimentaire peuvent également efficacement gérer les changements de politique et de réglementation.

Cas d’utilisation d’un LMS

Les systèmes de gestion de l’apprentissage en ligne ont de nombreux objectifs. Voici les plus courants :

• Formation des employés : les employés sont le pilier d’une organisation. Si vous les aidez à se former et à se développer, vous en récolterez les bénéfices. Un LMS aide les employés à développer leurs compétences tout au long de leur carrière.
• Accueil et intégration : avec un LMS, vous préparez rapidement et facilement les nouveaux employés à leurs nouvelles fonctions. Ils en apprennent davantage sur les valeurs, les politiques et les procédures de votre organisation, ce qui les rend plus productifs plus rapidement. Vous pouvez également utiliser un LMS pour intégrer vos nouveaux clients, afin de les aider à tirer le meilleur parti de votre produit ou service.
• Formation des clients : de nombreux fournisseurs de logiciels en ligne proposent une formation en ligne à leurs clients pour les familiariser avec les nouvelles fonctionnalités et leur permettre d’exploiter pleinement le produit, ce qui améliore leur satisfaction.
• Formation pour les entreprises étendues : avec un LMS, vous pouvez renforcer votre marque et assurer une cohérence entre les partenaires, les revendeurs et les clients.
• Formation en matière de conformité, d’accréditation et de certification : mettre en place une formation en matière de conformité dans votre organisation peut être fastidieux, mais un LMS facilite la tâche en réduisant la charge de travail et en rendant les cours obligatoires moins ennuyeux. De plus, les LMS offrent de nombreuses possibilités de certification.
• Formation des franchises : un LMS est idéal pour maintenir l’uniformité des processus et des produits à travers les différentes unités.

Quels sont les avantages d’un LMS ?

Avantages pour les organisations :

• Réduction des coûts d’apprentissage et de développement
• Accessible à tout moment et en tout lieu
• Réduction du temps d’apprentissage et de développement
• Pratique
• Facilité de mise à jour du contenu
• Rythme flexible
• Tout le contenu en un seul endroit
• Favorise un style d’apprentissage indépendant
• Suivi facile des progrès des participants et de leurs performances
• Augmentation des taux de rétention
• Mesure de l’efficacité de la formation
• Réutilisation du contenu
• Maintien de la conformité
• Plus d’options pour rendre votre matériel de formation attrayant
• Création de parcours d’apprentissage individuels

Avantages pour les participants :

• Meilleure rétention des informations
• Accès à tout moment et en tout lieu
• Apprentissage continu selon son emploi du temps
• Pratique
• Rythme flexible

Pour en savoir plus sur la manière dont un LMS peut être utile à votre cas particulier, lisez cet article.

Fonctionnalités typiques d’un LMS

Les principales utilisations d’un LMS sont la création de contenu et le suivi des progrès des participants. Mais il existe également des fonctionnalités plus avancées qui facilitent la vie de tous [2] :

• Éditeur intégré : vous pouvez créer des formations et des examens avec du texte, des images, du son, et même joindre des présentations Prezi ou des PDF.
• Rapports et suivi des progrès : vous voulez savoir quelles questions posent problème ? Combien de personnes ont suivi une formation avec succès ? Cette fonction vous permet d’évaluer les performances des participants. Vous pouvez rapidement consulter les résultats globaux et individuels.
• Adapté aux appareils mobiles : les participants peuvent accéder à un LMS depuis n’importe quel appareil, du moment qu’ils disposent d’une connexion internet.
• Intégrations : grâce à une API, vous pouvez vous connecter à votre logiciel préféré (comme un CRM), automatiser les flux de travail et synchroniser vos données. Vous pouvez gérer tous les participants en un seul endroit, plutôt que d’avoir plusieurs systèmes.
• Plusieurs administrateurs : la formation et l’éducation ne sont pas des tâches pour une seule personne. Un LMS permet la gestion administrative par plusieurs utilisateurs, ce qui vous permet de répartir les tâches et de limiter les niveaux d’accès.
• Mise en forme et image de marque : avec un LMS, vous pouvez personnaliser l’apparence de votre matériel de formation pour qu’il reflète votre image de marque. De plus, de nombreux LMS offrent une option de marque blanche, ce qui signifie que vous pouvez présenter le LMS comme étant entièrement le vôtre.
• Certification : certains logiciels LMS permettent de délivrer des certificats aux participants une fois qu’ils ont terminé un cours ou un examen. Ces certificats peuvent souvent être personnalisés selon le style de votre entreprise.
• Notifications : personne ne souhaite manquer un cours ou un examen important. Les notifications aident les participants à rester à jour.

Tarification des systèmes de gestion de l’apprentissage

Les fournisseurs de LMS proposent différents modèles de tarification. Lorsque vous recherchez un LMS, il est important d’évaluer soigneusement ces modèles de tarification. Voici une liste des modèles de tarification courants :

Licence perpétuelle (achat) et frais de maintenance

Vous devrez payer des frais d’installation (une seule fois), une redevance annuelle et des frais de maintenance. Ce modèle est particulièrement populaire parmi les LMS hébergés en local.

Avantages :

• Une fois acheté, vous pouvez généralement utiliser le logiciel indéfiniment.
• L’entreprise est propriétaire du logiciel et peut décider si des services de maintenance et d’assistance sont nécessaires.

Inconvénients :

• Vous vous engagez sur de gros contrats annuels, sans savoir combien de temps vous utiliserez réellement le LMS.
• Coûts d’acquisition élevés.
• Vous devrez installer une nouvelle version du logiciel après chaque maintenance.

Abonnement basé sur le cloud et paiement par nombre d’utilisateurs

Vous paierez des frais d’abonnement – annuels, mensuels ou trimestriels. Cette structure comprend différents types d’abonnements avec des fonctionnalités variées. Vous pouvez payer en fonction du nombre d’utilisateurs enregistrés ou actifs.

Avantages :

• Vous bénéficiez d’une certaine flexibilité. Vous pouvez facilement ajuster votre abonnement à la hausse ou à la baisse.
• Vous pouvez résilier rapidement votre abonnement, il n’y a donc pas de contrats à long terme.
• Les coûts d’acquisition sont faibles.
• Vous avez toujours accès à la dernière version du logiciel.

Inconvénients :

• Si les frais d’abonnement ne sont pas payés (par exemple, si le paiement échoue pour une raison quelconque), vous serez rétrogradé et ne pourrez plus utiliser le logiciel.
• Si vous utilisez le logiciel pendant de nombreuses années, vous risquez de payer plus cher que si vous l’aviez acheté.
• Vous devez suivre le nombre d’utilisateurs, sinon la facture du mois peut être une surprise désagréable.

Abonnement basé sur le cloud et nombre illimité d’utilisateurs

Vous paierez des frais d’abonnement – annuels, mensuels ou trimestriels. Cette structure comprend différents types d’abonnements avec des fonctionnalités variées. Vous n’avez pas à vous soucier du nombre d’utilisateurs.

Avantages :

• Vous n’avez pas à vous soucier d’ajouter, de supprimer ou de suivre vos utilisateurs actifs.
• Vous bénéficiez d’une certaine flexibilité. Vous pouvez facilement ajuster votre abonnement à la hausse ou à la baisse.
• Vous pouvez résilier rapidement votre abonnement, il n’y a donc pas de contrats à long terme.
• Les coûts d’acquisition sont faibles.
• Vous avez toujours accès à la dernière version du logiciel.

Inconvénients :

• Si les frais d’abonnement ne sont pas payés (par exemple, si le paiement échoue pour une raison quelconque), vous serez rétrogradé et ne pourrez plus utiliser le logiciel.
• Si vous utilisez le logiciel pendant de nombreuses années, vous risquez de payer plus cher que si vous l’aviez acheté.

En savoir plus sur les différents modèles de tarification des LMS.

Qu’en est-il de Easy LMS ?

Maintenant que vous en savez plus sur les learning management systems, parlons un peu plus de Easy LMS. Notre objectif est de développer le LMS le plus convivial du marché, avec un prix honnête. De nombreux clients estiment que nous avons déjà atteint cet objectif 🙃.

Avec Easy LMS, vous pouvez créer d’excellents supports pédagogiques, tels que des formations et des examens. La gestion et le partage avec vos participants sont très faciles. Ainsi, ils bénéficient d’une expérience d’apprentissage incroyablement plaisante, sans aucune distraction. Vous pouvez ensuite consulter leurs résultats et leur envoyer automatiquement un certificat au format PDF. Que demander de plus ?

Bien que nous offrions une solution très performante, notre LMS est proposé à un prix honnête et adapté. Nous ne facturons pas par participant et nos formules payantes commencent à partir de 45 € par mois. Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à demander une démo gratuite. Nous serons ravis de vous montrer toutes les fonctionnalités !

Tant que nous y sommes, vous vous posez peut-être également la question suivante : pourquoi utiliser un learning management system ?

Ressources utiles

• Wikipédia
• TechTarget

Foire aux questions