Si vous travaillez dans une entreprise, il est fort probable que vous ayez besoin de gérer des projets, que ce soit de manière occasionnelle ou régulière. Cependant, il est possible que vous n’utilisiez pas les bons outils pour gérer vos projets. Alors, comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour vos besoins ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Un logiciel de gestion de projet sert à planifier et à suivre les projets en détail. Il centralise toutes les informations liées au projet telles que les tâches, les dépenses, les intervenants et les documents. Les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet sont les suivantes :
- Planification des étapes et des tâches du projet
- Attribution des tâches et collaboration en équipe
- Communication sur l’avancement du projet
- Maîtrise des risques (retard, dépassement de budget)
Il existe différents types de logiciels de gestion de projets, chacun offrant des fonctionnalités spécifiques adaptées à différents besoins.
Les différents types de logiciels de gestion de projet
Il existe plusieurs catégories de logiciels de gestion de projet sur le marché. Voici les principales :
Les logiciels de planification : ces logiciels permettent de lister les étapes et les sous-étapes d’un projet, de définir des jalons et des relations de dépendance entre les tâches. Ils offrent une vue visuelle de l’état d’avancement du projet, souvent sous la forme d’un diagramme de Gantt.
Les logiciels de gestion de tâches : ces logiciels permettent de créer des listes de tâches avec leurs échéances, d’attribuer les tâches et de suivre leur avancement. Certains outils, comme Trello, offrent également une visualisation claire de l’avancement des tâches via des tableaux Kanban.
Les outils de gestion de projet no-code : ces logiciels permettent de créer des outils sur mesure sans écrire une ligne de code. Ils offrent une grande flexibilité pour créer les processus, les tableaux de suivi et les bases de données correspondant à votre organisation.
Les logiciels de gestion de portefeuille projet (PPM) : ces logiciels permettent de piloter tous les projets au sein d’une organisation et de les piloter d’un point de vue stratégique. Ils sont utiles dans les entreprises de taille moyenne à grande.
Les logiciels de gestion de projet spécialisés : certains logiciels sont spécialement conçus pour des métiers ou des secteurs d’activité particuliers, tels que le développement informatique, les agences de communication, les entreprises du secteur industriel, etc.
Les logiciels de gestion de projet open source : ces logiciels sont distribués librement et ouverts à tous. Ils peuvent être téléchargés gratuitement et installés sur votre propre serveur. Ils sont populaires dans les grandes entreprises.
Les logiciels tout-en-un : ces logiciels intègrent d’autres fonctionnalités, comme la gestion de la relation client (CRM) ou la facturation, en plus de la gestion de projet.
Les avantages d’un logiciel de gestion de projet
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ? Voici quelques avantages :
Sécuriser les projets et maîtriser les risques : un logiciel de gestion de projet permet de structurer la démarche projet, de lister les tâches à accomplir et d’avoir une vue claire et en temps réel sur l’avancement et les risques potentiels. Certains logiciels permettent également de suivre le temps passé sur chaque tâche et de contrôler la rentabilité du projet.
Centraliser les informations sur les projets : un logiciel de gestion de projet permet de centraliser les informations, fichiers et données utiles pour avancer sur le projet. Cela facilite la collaboration et permet d’avoir une vision partagée de toutes les informations.
Faciliter le travail en équipe : un logiciel de gestion de projet permet de partager le travail en attribuant les tâches aux membres de l’équipe, de savoir à tout moment qui fait quoi, de communiquer facilement et de gérer les allers-retours de validation.
Gagner en efficacité et en gain de temps : un bon logiciel de gestion de projet permet de gagner du temps en évitant les réunions chronophages et en se concentrant sur l’opérationnel. Il permet également de limiter les malentendus et les incompréhensions en s’appuyant sur des informations fiables et partagées.
Quelles entreprises utilisent un logiciel de gestion de projet ?
Les logiciels de gestion de projet sont utilisés dans tous types d’entreprises et de métiers. Ils sont indispensables pour les entreprises de services, les startups, les équipes IT, etc. De nombreux logiciels sont adaptés à des secteurs d’activité spécifiques.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ?
Pour choisir le meilleur logiciel de gestion de projet, plusieurs critères doivent être pris en compte :
Les fonctionnalités : choisissez un logiciel qui offre les fonctionnalités adaptées à votre activité et à votre organisation.
La taille de votre entreprise : assurez-vous que le logiciel puisse s’adapter à la taille de votre entreprise et à l’évolution de vos besoins.
La méthode projet utilisée : choisissez un logiciel qui s’adapte à votre méthodologie de gestion de projet, qu’il s’agisse de l’Agile, du Scrum, du Lean Management, etc.
La facilité d’utilisation : privilégiez un logiciel ergonomique et facile à prendre en main, même avec un grand volume d’utilisateurs et de projets.
Le prix : prenez en compte le coût de l’abonnement, les éventuels coûts cachés et les services inclus (support client, formation, etc.).
L’hébergement et la sécurité : choisissez entre un logiciel hébergé en SaaS ou un logiciel que vous pouvez héberger vous-même. Assurez-vous que la sécurité est garantie.
Clés en main ou sur mesure : décidez si vous souhaitez un logiciel clés en main ou un logiciel no-code qui permet de créer votre outil de gestion de projet sur mesure.
Les intégrations disponibles : vérifiez si le logiciel peut s’intégrer avec d’autres outils que vous utilisez déjà, tels que votre logiciel CRM, votre messagerie interne, etc.
Le support et le service client : assurez-vous que le logiciel propose un support client réactif et un accompagnement lors de la mise en place de l’outil.
Il existe également des logiciels de gestion de projet gratuits, mais ils peuvent avoir des limitations en termes de fonctionnalités ou de volume de données.
En conclusion, choisir le meilleur logiciel de gestion de projet dépend de vos besoins spécifiques. Prenez le temps de comparer les fonctionnalités, les prix, les services et les limitations de chaque logiciel avant de prendre une décision.
