Le monde de l’entreprise évolue rapidement, et les outils de gestion doivent suivre le rythme pour rester compétitifs. C’est là qu’intervient le Progiciel de Gestion Intégré (PGI), également connu sous le nom d’Enterprise Resource Planning (ERP). Dans cet article, nous découvrirons ce qu’est un PGI, pourquoi les entreprises l’utilisent de plus en plus, comment choisir le bon PGI et quels sont les avantages et les inconvénients de cette solution.
Le logiciel PGI, un outil puissant pour les entreprises
Les origines du PGI (ou ERP)
À une époque pas si lointaine, les entreprises utilisaient différents systèmes informatiques pour suivre les données opérationnelles de chaque département et de chaque processus métier. Cependant, cette architecture avait ses limites. Lors des périodes de clôture, de nombreuses ressources étaient sollicitées pour extraire, traiter et consolider les données provenant de chaque logiciel. Cela prenait du temps et générait des coûts de maintenance élevés.
Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises choisissent de se munir d’un PGI (ERP) pour surmonter les limites de cette structure obsolète et accélérer leur croissance.
ERP et PGI : Définition
Le PGI, ou Progiciel de Gestion Intégré, est un système informatique puissant composé de modules dédiés à la gestion de l’entreprise. Il permet de couvrir tous les besoins de gestion, tels que la gestion de l’inventaire, la logistique, la production, la relation client, la comptabilité-finance, la gestion des ressources humaines, la gestion de projet, etc.
Les entreprises peuvent choisir d’utiliser un ou plusieurs de ces modules, en fonction de leurs besoins spécifiques.
Pourquoi les entreprises utilisent-elles un PGI (ou ERP) ?
Un PGI permet à une entreprise de couvrir l’ensemble de ses besoins en termes de gestion de ses processus opérationnels. Certains PGI sont spécifiquement conçus pour répondre aux besoins d’un secteur d’activité particulier, tandis que d’autres ont une approche plus généraliste.
Les avantages d’un PGI sont nombreux. Il offre une source unique de données, une accessibilité en temps réel, une traçabilité de l’information, facilite la numérisation et l’optimisation des processus, aide à la prise de décision opérationnelle, réduit les erreurs de saisie, optimise les coûts informatiques, est évolutif, prend en charge les mises à jour et bien plus encore.
Cependant, il est important de noter qu’un projet d’implémentation d’un PGI peut avoir des inconvénients, tels que sa durée, le choix d’une mauvaise solution logicielle, la résistance au changement, la mobilisation des ressources internes, la formation des employés, etc.
Malgré cela, de nombreuses entreprises voient dans le PGI un moyen d’optimiser leurs opérations, d’accroître leur productivité et de rester compétitives sur le marché.
Comment choisir un PGI ?
Le choix d’un logiciel PGI dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise. La première étape consiste à rédiger un cahier des charges et à définir le budget alloué au projet de changement de système d’information.
Ensuite, il est recommandé de consulter une Entreprise de Services du Numérique (ESN) pour analyser les différentes options disponibles et évaluer la capacité du système présélectionné à répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Il est également important de prendre en compte la capacité du futur système à communiquer avec d’autres systèmes via une API. Par exemple, si une entreprise utilise déjà un CRM comme Salesforce, elle peut intégrer ce système avec un PGI tel que NetSuite via une API pour faciliter l’échange de données.
Enfin, l’entreprise devra décider si elle souhaite confier le projet à un éditeur ou à un intégrateur.
Les avantages et inconvénients d’un PGI
Les avantages du PGI :
- Une source unique de données
- Accessibilité des données en temps réel
- Traçabilité de l’information
- Facilitation de la numérisation de l’organisation et de l’optimisation des processus de gestion
- Aide à la prise de décision opérationnelle
- Réduction des erreurs de saisie
- Optimisation des coûts informatiques
- Évolutivité de la solution
- Mises à jour supportées par l’éditeur
- Et bien plus encore
Les inconvénients du PGI :
- Durée d’implémentation parfois longue
- Risque de choisir une mauvaise solution logicielle
- Résistance au changement de certains utilisateurs
- Mobilisation de ressources internes pour le projet
- Formation et période d’adaptation des employés
Il est important de trouver la bonne combinaison de plateformes pour créer une solution adaptée aux objectifs et à la stratégie de chaque entreprise.
Conclusion
De nos jours, les entreprises cherchent à accroître leur croissance et à optimiser leurs opérations. Pour y parvenir, elles se tournent de plus en plus vers les logiciels de gestion PGI, qui leur permettent de centraliser leurs données, d’optimiser leurs processus, d’améliorer leur productivité et de réduire leurs coûts.
Bien sûr, chaque projet d’implémentation d’un PGI comporte des défis, mais les avantages sont nombreux. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’une source unique d’informations, d’une meilleure communication interne et externe, d’une meilleure prise de décision et d’une croissance accrue.
Si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions en matière de PGI et sur la façon dont elles peuvent aider votre entreprise à atteindre ses objectifs, n’hésitez pas à nous contacter. Nos experts sont là pour vous accompagner tout au long de votre transformation digitale.
