Le processus d’achat est une série d’étapes qui permettent aux entreprises de gérer leurs achats de manière efficace et organisée. Il comprend divers éléments, tels que la détermination des besoins, la recherche de fournisseurs, l’analyse de la valeur, la demande d’achat, la révision, la conversion en bon de commande, l’administration des contrats, le suivi et l’évaluation des commandes reçues, l’appariement des documents, les paiements et la tenue des registres.
Étapes d’un processus d’Achat
Chaque processus d’achat comprend plusieurs étapes importantes. Jetons un coup d’œil à ces étapes clés :
Étape 0: La reconnaissance
La première étape d’un processus d’achat consiste à reconnaître la nécessité d’un produit ou d’un service. Que ce soit pour une nouvelle commande ou un achat récurrent, il est essentiel d’analyser les besoins et de vérifier la disponibilité avant de créer une demande d’achat.
Étape 1: Demande d’achat
En général, un processus d’achat commence par une demande d’achat. Le demandeur envoie une demande (papier, électronique ou téléphone) au service des achats.
Étape 2: Analyse de la demande
La demande d’achat est ensuite examinée par l’équipe des achats ou des finances. Les demandes approuvées deviennent des bons de commande, tandis que les demandes rejetées sont renvoyées avec une explication. Tout cela peut être géré facilement avec un logiciel de gestion des achats.
Étape 3: Approbation du budget
Une fois le bon de commande établi, il est transmis au service comptable pour obtenir l’approbation budgétaire.
Étape 4: Demandes de devis
Une fois le budget approuvé, l’équipe d’approvisionnement envoie plusieurs demandes de devis aux fournisseurs pour comparer les options et sélectionner le meilleur fournisseur.
Étape 5: Négociation et contrat
Une fois qu’un fournisseur est sélectionné, la négociation et la signature du contrat ont lieu. Le bon de commande est ensuite transmis au fournisseur, et un contrat légal entre en vigueur.
Étape 6: Réception des biens / services
Le fournisseur livre les biens ou les services dans les délais convenus. Après réception, l’acheteur examine la commande et signale tout problème éventuel au fournisseur.
Étape 7: Appariement des documents
À cette étape, les bons de commande, les bordereaux d’emballage et les factures fournisseurs sont vérifiés pour identifier les divergences éventuelles et garantir l’exactitude de la transaction. Toute divergence doit être corrigée dès sa découverte.
Étape 8: Paiement et approbation de la facture
Une fois l’appariement des documents terminé, la facture est approuvée et envoyée pour traitement des paiements selon les procédures de l’entreprise.
Étape 9: Tenue des registres
Après le processus de paiement, tous les documents pertinents, des demandes d’achat aux factures approuvées, sont enregistrés et conservés pour des raisons comptables et d’audit.
Pourquoi devriez-vous automatiser votre processus d’Achat ?
Un logiciel d’automatisation des achats peut grandement simplifier et améliorer ce processus. Il permet de ne perdre aucune information et permet aux parties prenantes de soulever, d’approuver ou de rejeter des articles en temps réel.
L’automatisation des achats offre un meilleur contrôle à chaque étape du processus d’approvisionnement. Elle permet de minimiser la paperasse, de raccourcir les délais d’approvisionnement, de réduire les erreurs humaines, de diminuer la charge de travail des parties prenantes, de maintenir un processus précis et cohérent, d’apporter de la transparence dans les flux d’achats et de respecter le cycle d’approvisionnement prédéfini.
Opter pour un logiciel de gestion des achats automatisé plutôt que de se fier aux e-mails et aux feuilles Excel accélérera le processus d’achat, garantira une grande précision, améliorera l’efficacité et permettra d’économiser du temps et des ressources.
Fonctionnalités indispensables dans un système de gestion des achats
Bien que la plupart des systèmes de gestion des achats offrent les mêmes avantages, leurs fonctionnalités intégrées les différencient les uns des autres. Voici les fonctionnalités essentielles auxquelles les organisations doivent prêter attention :
- Contrôle des dépenses avec des règles personnalisées et des circuits de validation.
- Stockage centralisé dans le cloud pour un contrôle à distance.
- Atténuation des risques grâce à des pistes d’audit, un accès basé sur les rôles et une visibilité conditionnelle.
- Facilité d’intégration avec d’autres applications achats grâce à des API.
- Rapports pertinents fournissant des informations exploitables en temps réel.
- Personnalisation simple avec des fonctionnalités de glisser-déposer et de création de formulaires.
- Modèles prédéfinis pour accélérer la mise en œuvre.
- Tableaux de bord interactifs permettant de visualiser l’état des demandes en un coup d’œil.
Récapitulatif
Les outils d’automatisation des achats basés sur le cloud, tels que Sourcing Force, sont adaptés aux PME et aux entreprises de petite et moyenne taille. Ils permettent de créer un processus d’achat dynamique qui confère un avantage concurrentiel.
Ces outils permettent aux organisations de surmonter les obstacles d’approvisionnement auxquels elles sont confrontées avec des méthodes d’achat archaïques. Ils redressent le flux du processus d’achat en un rien de temps. Sourcing Force offre les outils et les ressources dont chaque entreprise a besoin pour automatiser l’ensemble de son processus d’achat et répondre à ses besoins spécifiques.
Et surtout, vous n’avez pas besoin d’un développeur pour automatiser votre processus d’achat. Vous recherchez un logiciel qui renforce votre processus d’approvisionnement tout en minimisant les risques de fraude et d’erreurs ? Essayez Sourcing Force. Cette solution, conçue par des acheteurs pour des acheteurs, offre une expérience d’approvisionnement dont vous vous souviendrez.
