En gestion de projet, il est essentiel d’utiliser une bonne méthode de planification. Pour éviter les obstacles et optimiser l’utilisation des ressources, le rétroplanning est un outil efficace qui permet d’identifier rapidement les interdépendances des tâches.
Comprendre le rétroplanning
Savez-vous ce qu’est un rétroplanning ou rétro-planning ? Apparu ces dernières années, cette méthode, également appelée planning inversé, suscite un grand intérêt. Mais qu’est-ce que le rétroplanning exactement ? Eh bien, c’est exactement comme son nom l’indique : c’est un calendrier qui démarre à partir de la date de fin du projet. Ensuite, on travaille à rebours depuis cette date limite spécifique pour élaborer un plan d’action et des étapes intermédiaires.
Bien que cette méthode puisse sembler contre-intuitive au premier abord, on réalise rapidement qu’elle offre une vision plus claire de ce qui doit être accompli. Elle permet d’avoir une idée précise de la quantité de travail nécessaire pour chaque phase du projet, tout en identifiant rapidement les étapes inutiles.
Le rétroplanning met en évidence ce que les scientifiques appellent la “rétrospection du futur”. En se concentrant sur l’objectif final, nous utilisons notre imagination pour penser aux différentes étapes et aux tâches intermédiaires comme si elles s’étaient déjà produites. Cela nous permet de visualiser plus facilement les mesures à prendre et les pièges à éviter.
Très utilisé dans le domaine de l’événementiel, comme pour la planification d’un salon par exemple, le rétroplanning est également un excellent outil pour la gestion de projet.
Les avantages du rétroplanning en gestion de projet
La mise en place d’un rétroplanning offre de nombreux avantages en gestion de projet. Grâce à cette méthode, il est possible de se préparer mentalement à la réussite et de définir des jalons. De plus, cet outil permet également d’identifier les domaines dans lesquels il faut faire preuve d’énergie et de créativité pour atteindre les résultats souhaités.
Voici quelques avantages du rétroplanning :
1. Visualiser le projet dans sa globalité
Pensez au rétroplanning comme une présentation : si le présentateur vous informe dès le départ de l’objectif final, vous aurez plus de facilité à comprendre et à réfléchir de manière critique aux étapes intermédiaires qu’il vous expose ensuite. En commençant par la date de fin du projet, vous savez immédiatement quand commencer et quelles sont les ressources nécessaires à l’avancement du projet.
2. Vérifier les délais imposés
En gestion de projet, il est courant de fixer des délais pour chaque phase du projet. Cependant, il arrive que ces délais soient trop serrés, et le rétroplanning permet de s’en rendre compte dès la phase de planification.
3. Planifier correctement vos ressources
En planifiant votre projet de manière claire et précise, vous aurez une meilleure idée des jalons et des étapes intermédiaires, ainsi que des ressources humaines et financières nécessaires pour sa réussite. Grâce à une planification préalable, le risque de dépasser le budget alloué est considérablement réduit et le cahier des charges est plus facile à respecter.
4. Déterminer la date de début du projet
Vous connaissez la date limite du livrable, et vous avez maintenant défini toutes les étapes intermédiaires pour y parvenir. Vous êtes maintenant capable de déterminer la meilleure période pour démarrer le projet. Avant de fixer cette date, vous devrez définir la durée des étapes intermédiaires, en incluant une marge pour les imprévus. C’est une fois tous ces paramètres analysés que vous pourrez déterminer la date de début de votre projet.
Comment faire un rétroplanning ?
Maintenant que vous avez saisi tout l’intérêt de cet outil, voyons comment faire un rétroplanning.
Si l’organisation d’un rétroplanning diffère légèrement de celle d’un planning classique, les éléments de base restent les mêmes : la date de début et la date de fin du projet, les jalons et les différentes tâches. Le diagramme de Gantt qui en résulte sera également très similaire.
Étapes pour créer un rétroplanning :
1. Partir du livrable
Pour commencer à construire votre rétroplanning, pensez d’abord à votre objectif final, c’est-à-dire le livrable. Assurez-vous que l’objectif est réaliste. Une fois que cela est clair, décidez de la date à laquelle il doit être atteint.
2. Découper les tâches et sous-tâches du projet
En partant du livrable, définissez les étapes intermédiaires nécessaires pour atteindre votre objectif. Réfléchissez à toutes les tâches qui doivent être accomplies avant la date de livraison. Liste-les et détaillez-les autant que possible. Vous pouvez également définir des sous-tâches et des sous-objectifs pour une meilleure organisation.
3. Définir les responsables de chaque tâche
Pour faciliter la communication tout au long du processus, attribuez à chaque tâche un responsable. Une personne peut être responsable de plusieurs tâches et sous-tâches.
4. Déterminer les ressources nécessaires
En travaillant sur chaque étape du projet, vous pourrez ajuster le rétroplanning et estimer le budget et le nombre de personnes nécessaires à chaque étape. Soyez réaliste et tenez compte des spécificités de chaque collaborateur.
5. Définir le chemin critique du projet
En utilisant toutes les informations collectées, identifiez les tâches critiques du projet en utilisant la méthode du chemin critique. Dans le cas d’un projet complexe, plusieurs chemins critiques peuvent être identifiés, tandis que dans un projet simple, il n’y en aura qu’un seul.
6. Ranger les tâches à l’aide d’un diagramme de PERT
Une fois que vous avez listé toutes les tâches et défini le temps nécessaire pour chacune d’elles, classez-les par ordre chronologique à l’aide d’un diagramme de PERT. Cela vous permettra de visualiser les interdépendances et les connexions entre les différentes étapes. Une fois que le diagramme de PERT est établi, vous pouvez procéder à la création du rétroplanning à l’aide du diagramme de Gantt.
7. Organiser les différentes étapes du rétroplanning
Utilisez un outil de gestion de projet comme Asana pour organiser les différentes étapes du rétroplanning. Intégrez les tâches définies précédemment dans le diagramme de Gantt, en indiquant les responsables et en utilisant des codes couleurs pour les différencier. N’oubliez pas de fixer une date de début et une date de fin pour chaque tâche. Vous pouvez également inclure une étape de contrôle à la fin de chaque tâche pour vous assurer qu’elle a été réalisée correctement.
8. Créer un modèle de rétroplanning
Pour mettre en place votre rétroplanning, vous pouvez utiliser un logiciel classique comme Excel. Toutefois, un outil de gestion de projet comme Asana vous offrira plus d’options de personnalisation. Avec Asana, vous pourrez indiquer la date butoir, la date de début du projet, les différentes étapes et la durée des tâches, ce qui vous permettra d’avoir une vision globale du projet et de réaliser les ajustements nécessaires en cours de route. De plus, vous pourrez partager facilement ces informations avec toutes les parties prenantes.
Les tâches ne rentrent pas toutes dans le rétroplanning, que faire ?
Si vous vous rendez compte que toutes les tâches nécessaires ne peuvent pas être intégrées à votre rétroplanning, ne paniquez pas. C’est une situation courante pour la plupart des chefs de projet.
Alors, que faire dans ce cas ?
- Vérifiez vos estimations une par une pour voir si certaines d’entre elles sont surestimées.
- Si le problème persiste, vous devrez revoir les objectifs du projet avec votre client afin de réduire la charge de travail. Si cela n’est pas possible, essayez de repousser la date limite pour permettre la réalisation de toutes les tâches nécessaires.
- Vous pouvez également demander un budget supplémentaire pour augmenter les ressources humaines allouées au projet. Cependant, assurez-vous que cela est réellement nécessaire, car certaines durées restent incompressibles.
- Enfin, vous pouvez revoir votre processus d’exécution des tâches en interne afin de réduire leur durée, sans compromettre la qualité.
Si malgré toutes ces tentatives, vous ne parvenez pas à intégrer toutes les tâches dans votre rétroplanning, il sera peut-être nécessaire de reconnaître que le projet ne pourra pas être réalisé dans l’état actuel des choses. Il vaut mieux abandonner un projet que de le réaliser de manière bâclée.
Dans tous les cas, il ne faut jamais revoir vos estimations à la baisse simplement pour tout faire rentrer dans votre rétroplanning. Cela pourrait satisfaire le client à court terme, mais cela aura des conséquences sur la qualité du projet à long terme.
Planifiez vos projets en équipe
En conclusion, le rétroplanning est un outil de planification très utile, surtout pour les projets dont la date butoir ne peut pas être modifiée. En définissant les jalons nécessaires, il permet d’évaluer immédiatement la faisabilité du projet.
N’oubliez pas qu’une méthode de planification, aussi bonne soit-elle, ne peut jamais vous prémunir contre les imprévus. Pensez à intégrer des étapes de contrôle pour ajuster vos délais et vos ressources. Consultez les membres de votre équipe lors de la création du rétroplanning : ils sont les mieux placés pour vous dire dans quel délai ils pourront livrer le projet. Organisez par exemple une séance de brainstorming pour définir ensemble les différentes étapes du projet.
