Qu’est-ce qu’un téléphone VoIP et comment ça marche ?

Les communications professionnelles évoluent constamment. Autrefois, il s’agissait simplement d’appels vocaux. Aujourd’hui, les entreprises utilisent un éventail d’outils tels que les appels, la messagerie, les e-mails, les applications mobiles, les chats et les visioconférences pour communiquer à tout moment, tant en interne qu’en externe.

Cette évolution des communications a un impact sur le comportement des employés et des clients, ainsi que sur le matériel et les logiciels nécessaires pour les rendre possibles. C’est là qu’intervient la VoIP (Voice over Internet Protocol). Les téléphones VoIP permettent aux entreprises de remplacer leurs téléphones traditionnels obsolètes par un ensemble complet de communications qui se déroulent sur Internet.

Vous avez sans doute déjà utilisé plusieurs applications VoIP aujourd’hui, telles que Skype, Google Hangouts, Zoom, WhatsApp et Facebook Messenger. La VoIP est en train de révolutionner le monde des communications. Avec une installation simple, des coûts réduits et des fonctionnalités améliorées, c’est la technologie de l’avenir.

Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu’est la VoIP, comment elle fonctionne et pourquoi vous devriez envisager de l’utiliser.

Téléphone VoIP (Voice over IP) : définition

La VoIP, acronyme de Voice over Internet Protocol (également appelée téléphonie sur IP), est une technologie qui vous permet de passer et de recevoir des appels vocaux via Internet.

Traditionnellement, les appelants utilisaient le réseau téléphonique commuté public (RTCP), également connu sous le nom de lignes fixes. En revanche, la VoIP envoie des communications vocales sous forme de paquets de données sur un réseau à commutation de paquets, comme Internet ou les réseaux locaux (LAN).

Pour passer des appels VoIP, il vous suffit d’un appareil, d’une connexion Internet, d’un microphone et de la technologie VoIP. Vous n’avez pas besoin de téléphone traditionnel, de ligne analogique ou de circuit de transmission. Simple, n’est-ce pas ?

La VoIP peut être utilisée avec des téléphones portables, des téléphones de bureau (également appelés “téléphones fixes”), des appareils mobiles et même des ordinateurs équipés de casques-micros (que l’on appelle “téléphones logiciels”), ce qui vous permet de communiquer avec du matériel neuf ou existant.

Que vous soyez en train de créer un centre d’appels ou d’étendre votre entreprise à de nouveaux bureaux, la VoIP vous permet de vous connecter facilement avec votre équipe et vos clients, tout en réduisant les coûts et en améliorant les fonctionnalités.

Téléphones VoIP vs téléphones traditionnels

Les téléphones VoIP et les téléphones traditionnels présentent quelques différences, bien que leur objectif soit relativement similaire. Voici les principales distinctions :

• Tarifs : les appels VoIP basés sur le cloud sont moins chers que les appels téléphoniques traditionnels. De plus, la plupart des clients et des entreprises disposent déjà d’une connexion Internet. Ainsi, même si la VoIP entraîne des frais d’utilisation supplémentaires, vous n’aurez pas à acheter de services supplémentaires.
• Fonctionnalités : les fournisseurs de VoIP proposent de nombreuses fonctionnalités avancées que l’on ne trouve pas sur les téléphones traditionnels, comme les standards automatiques, la mise en attente des appels, le transfert des appels, les données en temps réel, les intégrations d’entreprise, etc.
• Flexibilité de l’appareil : les téléphones traditionnels sont souvent limités à un emplacement physique spécifique, tandis que les téléphones VoIP peuvent être utilisés sur votre ordinateur de bureau, votre téléphone de bureau ou votre appareil mobile lorsque vous êtes en déplacement.
• Services d’urgence : les numéros de téléphone VoIP dépendent de l’emplacement, ce qui signifie que les opérateurs ne savent pas toujours où envoyer les services d’urgence, à moins que vous ne fournissiez les détails lors de votre appel. Les téléphones traditionnels sont donc plus fiables pour les appels d’urgence.
• Qualité et fiabilité des appels : les appels VoIP reposent sur une connexion Internet puissante, qui est maintenant largement disponible. Ainsi, la qualité des appels VoIP est comparable à celle des téléphones traditionnels.
• Évolutivité : il est plus simple d’ajouter des lignes et des licences supplémentaires aux systèmes téléphoniques VoIP. Vous pouvez également activer les appareils personnels de vos employés. En revanche, l’ajout d’utilisateurs à un système de téléphonie traditionnel nécessite l’achat de téléphones et de lignes téléphoniques filaires supplémentaires.

Comment fonctionnent les téléphones VoIP ?

En termes simples, les téléphones VoIP fonctionnent en envoyant et en recevant des appels via Internet plutôt que par des lignes téléphoniques traditionnelles et des câbles. Voici un aperçu du fonctionnement de la VoIP :

1. Votre appareil compatible VoIP se connecte à Internet avec une adresse IP attribuée.
2. Lorsque vous composez un numéro de téléphone, votre service VoIP établit une connexion et échange des paquets de données sur un réseau à commutation de paquets grâce à des protocoles tels que le SIP (Session Initiation Protocol – protocole d’ouverture de session).
3. Votre téléphone VoIP convertit les paquets de données en sons que vous pouvez entendre.

Devriez-vous utiliser un système téléphonique VoIP ?

Les systèmes téléphoniques VoIP offrent de nombreux avantages par rapport aux systèmes téléphoniques fixes traditionnels, mais ils ne conviennent pas à tout le monde. Voici quelques avantages et inconvénients à prendre en compte avant d’adopter un système de communication d’entreprise :

Avantages des téléphones VoIP

• Routage des appels : vous pouvez facilement rediriger vos appels vers un téléphone VoIP, peu importe où vous êtes connecté physiquement. Vous pouvez ainsi recevoir des appels partout dans le monde, dès lors que vous disposez d’une connexion Internet fiable.
• Numéros portables : les numéros VoIP étant virtuels, vous pouvez les emporter partout avec vous. En d’autres termes, votre numéro reste le même, où que vous soyez dans le monde.
• Réduction des coûts : la VoIP ne nécessite pas d’investissement dans des systèmes de commutation privés (PBX) et des lignes téléphoniques fixes traditionnelles, ce qui vous permet de réaliser des économies considérables sur votre facture téléphonique. Contrairement aux services téléphoniques ordinaires (POTS) qui coûtent à votre entreprise tous les mois, la VoIP vous permet de payer à l’utilisation, ce qui facilite l’adaptation à la demande.
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• Qualité supérieure : grâce aux progrès d’Internet, il est facile de trouver une connexion de haute qualité. Cette technologie vous permet de passer des appels clairs, sans latence ni coupure notable. Cependant, si votre connexion est de mauvaise qualité, la VoIP peut devenir un inconvénient (nous y reviendrons).
• Fonctionnalités multi-canales : grâce au SIP Trunking, vous pouvez configurer des fonctionnalités SMS et MMS pour vos numéros de téléphone, vous permettant ainsi d’envoyer des messages texte, des images et des vidéos et d’avoir une conversation plus fluide.
• Sécurité et confidentialité : la technologie VoIP intègre des chiffrements et des fonctions de gestion des identités pour éliminer les menaces liées à la sécurité et à la confidentialité.

Bien que la VoIP présente de nombreux avantages, il y a aussi quelques inconvénients à prendre en compte.

Inconvénients des téléphones VoIP

• Qualité dépendante de la connexion Internet : la fiabilité de la VoIP dépend entièrement de la qualité de votre connexion Internet. Bien que la VoIP ne nécessite pas une bande passante élevée, vous aurez besoin d’une faible latence sur votre réseau pour des conversations sans décalage.
• Restrictions en matière de services d’urgence : le système d’urgence (112) est conçu pour les téléphones traditionnels. Lorsque vous appelez le 112, les premiers intervenants sont informés de l’emplacement de votre ligne fixe. Cependant, avec la portabilité des appels VoIP, l’appel au 112 ne transmettra que l’adresse que vous avez fournie lors de la configuration, et non votre position actuelle. Bien sûr, vous pouvez fournir les détails de votre position lors de votre appel au 112, mais cela n’est pas toujours possible en cas d’urgence.
• Dépendance à l’alimentation électrique : si votre batterie est déchargée et que vous n’avez pas de solution de secours, vos téléphones VoIP ne fonctionneront pas. Les lignes fixes, en revanche, n’ont pas besoin de l’électricité locale pour passer des appels, car elles dépendent de l’énergie fournie par les compagnies d’électricité via la ligne fixe. Ces sociétés disposent généralement de générateurs de secours en cas de panne de courant majeure, ce qui vous permet de continuer à passer des appels.

Les éléments essentiels d’un fournisseur de VoIP

Tous les fournisseurs de VoIP ne proposent pas les mêmes fonctionnalités adaptées à votre entreprise. Certains se limitent à fournir des numéros de téléphone supplémentaires et des transferts d’appels, tandis que d’autres proposent des fonctionnalités telles que les SMS, les messageries de groupe, le partage de fichiers et la gestion des appels.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la recherche du bon fournisseur de VoIP :

• Prix : pouvez-vous payer les différents niveaux de service proposés par les fournisseurs de VoIP ? Certains facturent des fonctionnalités avancées, tandis que d’autres offrent des appels internationaux gratuits vers certaines destinations. Étudiez votre budget et choisissez la solution la plus abordable pour vous, en tenant compte de votre échelle actuelle et future.
• Évolutivité : anticipez la croissance prévue de votre équipe et de votre clientèle. Certains systèmes conviennent aux petites équipes, tandis que d’autres sont conçus pour les grandes entreprises comptant des centaines ou des milliers d’employés.
• Fonctionnalités : réfléchissez aux fonctionnalités dont vous aurez besoin pour aider votre équipe et offrir une expérience client de premier ordre. Cela peut inclure des systèmes de réponse vocale interactive (SVI), des standards automatiques à plusieurs niveaux, des fonctionnalités de mise en attente d’appels, des visioconférences, ainsi que des API, des SDK et des intégrations.
• Prise en charge des canaux : quels canaux prévoyez-vous d’utiliser au sein de votre entreprise ? Si vous recherchez simplement des fonctionnalités vocales, vous pouvez opter pour une solution moins onéreuse. Cependant, si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités telles que les SMS, la visioconférence, la messagerie de groupe, ainsi que WhatsApp, Facebook et le streaming en direct, vous aurez besoin d’un fournisseur de VoIP plus avancé.

Construire un système VoIP avec Twilio

Les consommateurs et les entreprises abandonnent les anciennes technologies de téléphonie fixe au profit des téléphones sans fil compatibles VoIP, et il est facile de comprendre pourquoi. Les entreprises qui adoptent cette technologie dès maintenant auront un avantage sur leurs concurrents dans les années à venir, ainsi qu’un accès à tous les avantages de la VoIP que nous avons évoqués.

Avec des options de tarification flexibles pour les fonctionnalités vocales à partir de 0,003 $/min pour les appels entrants et 0,0095 $/min pour les appels sortants, il n’y a aucune raison de retarder le changement. Vous souhaitez commencer à utiliser Twilio Organizations ? Découvrez toutes nos applications vocales sans code que vous pouvez créer en moins de 5 minutes. Découvrez également comment construire un système VoIP avec Twilio, 3CX et Python.