Les communications professionnelles sont en constante évolution. Autrefois, il s’agissait simplement d’appels vocaux, mais aujourd’hui, les entreprises utilisent un éventail d’outils tels que les appels, les emails, les chats, les visioconférences, et bien d’autres, pour communiquer en interne et avec leurs clients. Cette évolution change les comportements des employés et des clients, mais aussi les outils nécessaires pour rendre tout cela possible. C’est là qu’intervient la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol). Les téléphones VoIP permettent aux entreprises de remplacer leurs anciens téléphones fixes par des solutions de communication complètes qui se déroulent sur Internet.
La VoIP est une technologie en plein essor, et il est probable que vous ayez déjà utilisé plusieurs applications VoIP aujourd’hui, comme Skype, Google Hangouts, ou encore WhatsApp. Avec sa facilité d’utilisation, ses coûts réduits et ses fonctionnalités avancées, la VoIP est la technologie de communication du futur.
Dans cet article, nous allons explorer plus en détail ce qu’est la VoIP, comment elle fonctionne, et pourquoi vous devriez envisager de l’utiliser.
Qu’est-ce qu’un téléphone VoIP ?
Un téléphone VoIP désigne tout appareil compatible VoIP capable de transférer des données vocales via Internet. Cela peut être un ordinateur, un téléphone portable, une tablette, ou même un téléphone de bureau.
Téléphones VoIP vs. téléphones traditionnels
Les téléphones VoIP et les téléphones traditionnels présentent quelques différences, bien que leur but soit relativement similaire. Voici les principales différences :
- Tarifs : les appels VoIP basés sur le cloud sont moins chers que les appels téléphoniques traditionnels. De plus, la plupart des entreprises et des particuliers disposent déjà d’une connexion Internet, ce qui signifie que vous n’aurez pas besoin d’acheter de services supplémentaires.
- Fonctionnalités : les fournisseurs VoIP proposent de nombreuses fonctionnalités avancées qui ne sont pas disponibles sur les téléphones traditionnels, comme les standards automatiques, la mise en attente d’appels, la bascule d’appels, les données en temps réel, les intégrations d’entreprise, etc.
- Flexibilité : les téléphones traditionnels sont souvent limités à un emplacement physique spécifique, tandis que les téléphones VoIP peuvent être utilisés sur un ordinateur, un téléphone de bureau ou un appareil mobile lors de vos déplacements.
- Services d’urgence : les numéros de téléphone VoIP ne sont pas toujours associés à une localisation physique précise, ce qui peut compliquer l’envoi des services d’urgence à l’endroit approprié. Les téléphones traditionnels sont donc généralement plus fiables pour les appels d’urgence.
- Qualité et fiabilité des appels : les appels VoIP dépendent d’une connexion Internet fiable. Cependant, l’accès à une bande passante de qualité est devenu presque universel, ce qui met les téléphones VoIP au même niveau de fiabilité et de qualité que les téléphones traditionnels.
- Évolutivité : il est facile de faire évoluer les systèmes téléphoniques VoIP en ajoutant des lignes et des licences supplémentaires, ainsi que des appareils personnels pour les employés. Cependant, l’évolution des téléphones traditionnels peut être plus complexe, nécessitant l’achat de nouveaux téléphones et de lignes pour ajouter des utilisateurs.
Comment fonctionnent les téléphones VoIP ?
En termes simples, les téléphones VoIP fonctionnent en envoyant et en recevant des appels via Internet plutôt que par l’intermédiaire de téléphones traditionnels et de câbles. Voici comment cela fonctionne un peu plus en détail :
- Votre appareil compatible VoIP se connecte à Internet avec une adresse IP assignée.
- Lorsque vous composez un numéro de téléphone, votre service VoIP établit une connexion et commence à échanger des paquets de données sur un réseau à commutation de paquets via des protocoles comme le SIP (Session Initiation Protocol – protocole d’ouverture de session).
- Votre téléphone VoIP convertit ces paquets de données en sons que vous pouvez entendre.
Devriez-vous utiliser un système téléphonique VoIP ?
Les systèmes téléphoniques VoIP offrent de nombreux avantages par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels, mais ils ne conviennent pas à tout le monde. Voici quelques avantages et inconvénients à considérer avant d’investir dans un système de communication VoIP pour votre entreprise :
Avantages des téléphones VoIP
- Routage des appels : acheminez facilement vos appels vers un téléphone VoIP, peu importe où vous êtes connecté. Cela vous permet de prendre des appels partout dans le monde, du moment que vous disposez d’une connexion Internet fiable.
- Numéros portables : les numéros VoIP sont virtuels, ce qui signifie que vous pouvez les emporter partout où vous allez. Vous gardez le même numéro, quel que soit votre emplacement dans le monde.
- Réduction des coûts : la VoIP élimine le besoin d’investir dans des systèmes PBX et des lignes téléphoniques traditionnelles, ce qui vous permet de réaliser des économies considérables sur votre facture de téléphone mensuelle. Les services téléphoniques classiques coûtent de l’argent à votre entreprise tous les mois pour chaque ligne, tandis que la VoIP vous permet de payer à l’utilisation, ce qui vous permet de vous adapter facilement à la demande.
- Twilio Voice Insights : cette fonctionnalité vous permet d’analyser les performances de vos appels pour résoudre rapidement les problèmes des clients et offrir une meilleure expérience de communication.
- Qualité supérieure : grâce à l’amélioration de l’accès à Internet, il est facile de trouver une connexion de haute qualité. Cela permet de passer des appels clairs, sans latence ni coupures. Cependant, si votre connexion Internet est de mauvaise qualité, la VoIP peut poser problème.
- Fonctionnalités multicanal : grâce au SIP Trunking, vous pouvez configurer des fonctionnalités SMS et MMS à partir de vos numéros de téléphone, ce qui vous permet d’envoyer des textes, des images et des vidéos pour des conversations fluides.
- Sécurité et confidentialité : la technologie VoIP peut éliminer les menaces en termes de sécurité et de confidentialité grâce à des chiffrements et des fonctions de gestion des identités.
Bien que la VoIP présente de nombreux avantages, elle comporte également quelques inconvénients qu’il est important de prendre en compte.
Inconvénients des téléphones VoIP
- Qualité dépendante de la connexion Internet : la fiabilité de la VoIP dépend entièrement de la qualité de votre connexion Internet. Bien que la VoIP ne nécessite pas beaucoup de bande passante, une faible latence est nécessaire pour des conversations fluides.
- Restrictions pour les services d’urgence : le système du 112 est conçu pour les téléphones traditionnels. Lorsque vous appelez le 112, les premiers intervenants sont informés de l’emplacement de votre ligne fixe. Cependant, avec la portabilité des appels VoIP, les appels au 112 ne transmettent qu’une adresse que vous avez fournie lors de la configuration et non votre position actuelle. Il est possible de fournir les détails de votre position pendant l’appel au 112, mais cela n’est pas toujours possible en cas d’urgence.
- Dépendance à l’alimentation : si votre batterie est déchargée et que vous n’avez pas de solution de secours, vos téléphones VoIP ne fonctionneront pas. Les lignes téléphoniques fixes, en revanche, n’ont pas besoin d’électricité locale pour passer des appels : elles dépendent de l’énergie fournie par les compagnies d’électricité via la ligne téléphonique. Ces sociétés disposent généralement de générateurs de secours en cas de panne de courant majeure, ce qui vous permet de continuer à passer des appels.
Quels sont les éléments essentiels d’un fournisseur VoIP ?
Tous les fournisseurs VoIP ne proposent pas les mêmes fonctionnalités adaptées à votre entreprise. Certains proposent simplement des numéros de téléphone supplémentaires et des fonctions de transfert d’appels, tandis que d’autres offrent des fonctionnalités de SMS, de messagerie de groupe, de partage de fichiers et de gestion des appels.
Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous recherchez le bon fournisseur VoIP :
- Prix : pouvez-vous vous permettre les différents niveaux de prix proposés par les fournisseurs VoIP ? Certains facturent des fonctionnalités plus avancées, tandis que d’autres proposent des appels internationaux gratuits vers certaines destinations. Évaluez votre budget et déterminez la solution la plus abordable pour votre entreprise.
- Évolutivité : prévoyez la croissance de votre équipe et de votre base de clients. Certains systèmes conviennent aux petites équipes, tandis que d’autres sont adaptés aux grandes entreprises avec des centaines voire des milliers d’employés.
- Fonctionnalités : réfléchissez aux fonctionnalités dont vous aurez besoin pour aider votre équipe et offrir une expérience client de premier ordre. Il peut s’agir de systèmes SVI (Serveur Vocal Interactif), de standards automatiques à plusieurs niveaux, de mise en attente d’appels, de visioconférence, et surtout, d’API, de SDK et d’intégrations.
- Prise en charge des canaux : quels canaux prévoyez-vous d’utiliser au sein de votre entreprise ? Si vous recherchez uniquement des fonctionnalités vocales, vous pouvez opter pour des options moins coûteuses. Cependant, si vous souhaitez ajouter des fonctionnalités SMS, de visioconférence, de messagerie de groupe, ainsi que WhatsApp, Facebook et le streaming en direct, vous aurez besoin d’un fournisseur VoIP plus avancé.
Construire un système VoIP avec Twilio
Les consommateurs et les entreprises abandonnent les anciennes technologies de téléphonie fixe au profit des téléphones sans fil compatibles VoIP, et cela a tout son sens. Les entreprises qui adoptent dès maintenant cette technologie auront un avantage sur leurs concurrents dans les années à venir, tout en bénéficiant de tous les avantages de la VoIP que nous avons évoqués.
Avec des options de tarification flexibles pour les fonctionnalités vocales à partir de 0,003 $/min pour les appels entrants et 0,0095 $/min pour les appels sortants, il n’y a aucune raison de retarder le changement. Vous souhaitez commencer à utiliser Organizations? Découvrez toutes nos applications vocales sans code que vous pouvez construire en moins de 5 minutes. Découvrez également comment construire un système VoIP avec Twilio, 3CX et Python.
