Un traitement de données est une opération ou un ensemble d’opérations effectuées, avec ou sans l’aide de procédés automatisés, sur des données à caractère personnel. Cela signifie que l’obtention, l’utilisation et la conservation de données personnelles correspondent à des opérations de traitement réalisées dans un but précis, lié à la finalité du traitement. Ce traitement peut être effectué sur support papier ou numérique.
Les services qui collectent et/ou traitent le plus de données personnelles
Selon un sondage réalisé sur notre page LinkedIn, nous avons demandé aux participants quels services au sein des organisations collectent et/ou traitent le plus de données personnelles. Les réponses possibles étaient :
- Ressources humaines, administratif et financier
- Commercial, marketing et communication
- Les deux réponses sont correctes
Sur 123 votants, 63% ont répondu que les deux réponses étaient correctes, ce qui correspond à la bonne réponse. 24% ont estimé que les services RH, administratif et financier traitent plus de données à caractère personnel.
Les résultats indiquent que les services RH, administratifs et financiers ont tendance à traiter davantage de données personnelles que les services commerciaux, marketing et communication. Cependant, il est important de prendre en compte à la fois les données personnelles internes (des employés) et les données externes (des clients ou prospects) au sein de l’entreprise. Il ne faut donc pas négliger l’importance du respect du RGPD, notamment lors de la prospection de nouveaux clients.
Comment identifier un traitement de données ?
Dans la pratique, la plupart des services de l’entreprise peuvent être amenés à traiter des données à caractère personnel. Il est essentiel de savoir identifier ce qu’est un traitement de données, car c’est la première étape de tout projet de conformité. Identifier et recenser tous les traitements réalisés vous permettra de construire votre registre des traitements et de vous assurer que vous respectez les règles du RGPD pour chaque traitement identifié.
Voici quelques principes clés à rappeler :
- Limitez la collecte aux données nécessaires à l’objectif poursuivi (attention aux données sensibles).
- Informez le personnel de la collecte et de la finalité des traitements effectués (ainsi que toutes les informations requises selon l’article 13 et 14 du RGPD).
- N’accordez l’accès à ces données qu’aux personnes autorisées à les traiter.
- Fixez une durée de conservation de ces données proportionnelle à leur utilité.
- Permettez aux personnes concernées d’exercer leurs droits.
Le logiciel Mission RGPD et les traitements de données
Mission RGPD vous accompagne dans l’identification des traitements de données et vous propose une sélection de modèles de traitement pour vous guider dans votre rôle de responsable de traitement. Notre équipe a identifié les traitements les plus couramment réalisés par les organisations. Le logiciel Mission RGPD vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur ce qui fait la spécificité de votre activité.
Ne perdez plus de temps, c’est si simple !
