Si vous voulez concrétiser votre projet, vous devez d’abord organiser vos idées et élaborer un plan. La cartographie des processus, également appelée “process mapping” en anglais, est une technique précieuse pour les entreprises. C’est un outil essentiel dans la mise en place et l’amélioration des flux de travail et de l’organisation d’une entreprise.
1- Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus consiste à représenter visuellement le flux de travail d’une entreprise. Elle permet d’identifier les problèmes et les domaines à améliorer dans les processus et l’organisation de l’entreprise. C’est une approche intéressante lors de brainstormings en équipe, lors de la planification de projets ou de la prise de décisions.
Le diagramme de processus :
C’est la représentation la plus basique d’un processus. Il indique simplement les activités mises en séquence les unes après les autres.
La cartographie des processus :
C’est une étape plus élaborée qui intègre les acteurs, les résultats, les événements et les normes de l’entreprise.
Le modèle de processus :
C’est le résultat final qui inclut plus de détails, comme le cheminement de l’information.
2- Pourquoi utiliser une carte de processus ?
La cartographie des processus présente de nombreux avantages pour vous et votre équipe :
- Identifier les éléments qui font perdre en efficacité.
- Accroître la compréhension au sein de l’entreprise.
- Simplifier les idées complexes.
- Communiquer clairement grâce à un format visuel convivial.
- Anticiper les événements imprévus.
- Prendre des décisions plus rapidement.
- Déléguer des responsabilités.
- Respecter les normes ISO 9000 et ISO 9001.
La cartographie des processus est donc l’outil indispensable pour améliorer vos processus métier et prendre des décisions éclairées.
3- Les différents types de cartes de processus
Il existe différents types de cartes de processus adaptés à des projets spécifiques :
L’organigramme :
La forme la plus simple pour réaliser une cartographie des processus. Il permet de planifier des projets, d’améliorer la communication entre les membres de l’équipe et de modéliser des processus.
La carte de chaîne de valeur ajoutée :
Fournit une vue d’ensemble d’un processus en se concentrant sur les étapes clés. Utile pour discuter des processus avec des supérieurs ou des tiers.
La carte des processus détaillée :
Fournit tous les détails de chaque étape, y compris les sous-processus. Idéale pour identifier les zones d’inefficacité grâce à son niveau de détail élevé.
La carte à couloirs :
Définit les activités de processus dans des “couloirs” pour désigner les responsables de chaque tâche. Utile pour former les employés et identifier les inefficacités.
La carte de flux de valeur :
Visualise le processus d’apport d’un produit ou d’un service client. Utile pour réduire les gaspillages et cibler les projets futurs.
Le diagramme SIPOC :
Identifie les éléments clés du processus. Peut être utilisé comme étape préalable à la création d’une carte de processus détaillée.
4- Les différents symboles utilisés pour la cartographie des processus
La cartographie des processus utilise des symboles pour représenter les éléments clés d’un processus :
- Les “Terminators” : indiquent le début et la fin du processus.
- Les étapes de processus : représentent les activités ou les tâches.
- Les flux : indiquent le flux directionnel entre les étapes.
- Les décisions : indiquent un point de décision avec des options “oui” ou “non”.
- Les retards : indiquent un retard dans le processus.
- Les documents : représentent les informations à lire.
- Les données : représentent les entrées ou les sorties.
- La saisie manuelle : indique une étape où les données doivent être saisies manuellement.
- Le sous-processus : indique un sous-processus prédéfini.
5- Comment réaliser une cartographie des processus
Voici quelques étapes simples pour réaliser une cartographie des processus efficace :
Étape 1 : Sélectionnez le processus
Identifiez la raison pour laquelle vous souhaitez créer une carte des processus. Définissez le début et la fin du processus, ainsi que les informations spécifiques nécessaires.
Étape 2 : Identifier la portée des étapes du processus
Recueillez des données sur l’ensemble du processus et documentez-les correctement. Identifiez les paramètres impliqués et les entrées/sorties du processus.
Étape 3 : planifier et programmer les ressources
Identifiez les systèmes et les rôles impliqués dans le processus. Planifiez les personnes, les tâches et le temps nécessaire.
Étape 4 : Sélectionnez la technique de cartographie
Choisissez la technique de cartographie la mieux adaptée à votre projet.
Étape 5 : Mener des entretiens
Menez des entretiens en suivant l’ordre des rôles établi dans la carte du processus. Identifiez les tâches, les décisions et les liens avec d’autres processus.
Étape 6 : La réalisation de la carte de processus
Décrivez toutes les activités entre l’entrée et la sortie. Faites une liste des étapes du processus avec leurs rôles respectifs et attribuez les symboles appropriés.
Étape 7 : Analyser, évaluer et approuver
Examinez les étapes du processus pour identifier les problèmes et les domaines d’amélioration. Évaluez la performance du processus et complétez le plan d’amélioration.
6- Les pièges à éviter lors de la réalisation de votre carte de processus
Voici quelques erreurs courantes à éviter :
- Réaliser une carte trop complexe ou trop simple en fonction du public visé.
- Utiliser un langage commun compris par tous les membres de l’équipe.
- Utiliser des outils de modélisation de processus adaptés à vos besoins.
7- Les outils pour la cartographie des processus
Plusieurs outils et logiciels sont disponibles pour faciliter la cartographie des processus :
- Creately
- Canva
- Google Drawings
- Cacco
- Gitmind
- MindMeister
- Diagram.net
Ces outils permettent de créer des cartes de processus et favorisent la collaboration entre les parties prenantes. Ils facilitent également l’automatisation des processus pour une meilleure efficacité.
En utilisant ces techniques et outils, vous pourrez créer des cartes de processus claires et compréhensibles pour améliorer vos flux de travail et mieux communiquer au sein de votre entreprise.
