Lorsque vous voulez acheter quelque chose pour votre entreprise, vous devez passer par un processus appelé “demande d’achat”. Mais qu’est-ce que c’est exactement et comment cela fonctionne-t-il ? Dans cet article, nous allons vous expliquer tout ce que vous devez savoir sur les demandes d’achat et comment les gérer efficacement.
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
Une demande d’achat est une demande formelle faite par un employé pour l’achat d’un bien ou d’un service. Ce processus commence par la soumission d’un formulaire de demande, qui comprend généralement les informations suivantes :
- La description du bien ou du service que vous souhaitez acheter.
- Le département, le service et le poste budgétaire concernés par la demande.
- L’adresse de votre entreprise.
- La quantité de la commande.
- Les informations sur le fournisseur.
Vous pouvez également joindre d’autres documents à votre demande, tels qu’un devis, un accord avec le fournisseur ou toute autre note pertinente. Une fois que votre demande est soumise, elle est envoyée aux services compétents chargés de l’approuver ou de la refuser. Un système de requête facilite ce processus d’acheminement.
Comment gérer une demande d’achat ?
La gestion d’une demande d’achat varie d’une entreprise à l’autre, mais voici les étapes générales à suivre :
Soumission de la demande : Une fois que vous avez rempli le formulaire de demande, vous le soumettez aux départements des achats et/ou financiers de votre entreprise.
Examen et approbation : Les services compétents examineront les détails de votre demande, tels que le contenu de la demande, les critères d’approbation et les exigences de l’entreprise. Si votre demande est jugée conforme, elle sera approuvée.
Traitement de la demande approuvée : Une fois approuvée, votre demande devient un bon de commande qui déclenche le processus d’approvisionnement. Votre entreprise émettra un bon de commande et lancera les activités nécessaires pour l’approvisionnement.
Notification en cas de refus : Si votre demande est refusée, vous en serez informé. Les raisons du refus peuvent être un prix trop élevé, une quantité inadéquate ou une soumission tardive. Selon les politiques de votre entreprise, vous pourriez avoir la possibilité de demander un recours.
Types de demandes d’achat
Il existe deux types de demandes d’achat :
Demandes d’achat internes : Il s’agit de demandes concernant l’achat d’articles ou de services auprès d’un autre magasin de votre entreprise. Par exemple, si vous avez besoin de matériel de bureau provenant d’un autre service interne.
Demandes d’achat externes : Ce sont des demandes concernant l’achat d’articles ou de services auprès d’un fournisseur externe. Par exemple, si vous souhaitez acheter des fournitures de bureau auprès d’un fournisseur externe.
En comprenant ces différents types de demandes, vous pouvez mieux structurer votre processus de demande d’achat et faciliter les approbations nécessaires.
La gestion des demandes d’achat est essentielle pour assurer une utilisation efficace des ressources de votre entreprise. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que vos demandes d’achat sont traitées de manière appropriée et que vous obtenez les biens et services dont vous avez besoin pour votre activité.
