La signature électronique est un concept clé dans le domaine de la dématérialisation. En effet, elle équivaut à une signature manuscrite sur un document dématérialisé, qu’il s’agisse d’un fichier texte, d’un tableau, d’un document PDF, d’une image JPEG ou d’un fichier XML.
Définition de la signature électronique
La signature électronique est un moyen de garantir à la fois l’identité du signataire et l’intégrité des documents signés. Elle repose sur l’utilisation d’un certificat électronique, généralement installé sur une clé USB ou une carte à puce. Dans le cas d’une carte à puce, un lecteur spécifique est nécessaire.
(Source : Guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques)
Signer électroniquement garantit l’identité du signataire et l’intégrité des documents signés
La signature électronique, basée sur un certificat, offre plusieurs garanties :
- Elle assure l’identité du signataire, car elle est difficilement falsifiable. Généralement, le certificat de signature est remis en main propre au porteur après vérification d’identité.
- Elle garantit l’intégrité des documents signés. Une fois la signature apposée, toute modification ultérieure est rendue visible.
Une signature manuscrite numérisée n’est pas un original mais une copie donc non recevable
Une signature manuscrite sur un document papier scanné ne confère pas au document un caractère original. En effet, il s’agit simplement d’une copie. En revanche, une signature électronique associée à un document électronique en garantit l’intégrité. Ainsi, si l’acheteur exige une signature électronique dans le règlement de la consultation, seule une signature électronique originale sera valide.
Le certificat de signature électronique (CSE) eIDAS ou RGS
Pour signer électroniquement, une entreprise doit disposer d’un certificat de signature électronique (CSE) délivré par une autorité de certification. Ce certificat, généralement stocké sur une clé USB, a une validité d’1 à 3 ans. Il doit être conforme au règlement eIDAS (règlement n° 910/2014). Les certificats conformes au référentiel général de sécurité (RGS) sont utilisables jusqu’à leur date d’expiration.
La signature doit émaner d’une personne habilitée à engager la société
Dans le cas d’un candidat individuel, la personne habilitée à engager l’entreprise (gérant, président, etc.) doit apposer sa signature. Dans le cas d’une co-traitance, deux options sont possibles :
- Le mandataire du groupement, dûment habilité, appose la signature des membres via un mandat transmis avec la candidature ou l’offre.
- Tous les membres du groupement signent individuellement les pièces concernées.
Les modalités de signature pour l’offre sont précisées dans le formulaire ATTRI1 d’acte d’engagement.
La signature d’un fichier compressé n’est pas valide
En règle générale, la signature d’un fichier compressé (ZIP, RAR, 7Z, etc.) n’est pas recevable. En effet, elle ne garantit pas la signature des documents contenus dans le fichier compressé. Par conséquent, chaque fichier doit être signé individuellement avant d’être inclus dans l’archive compressée.
La signature électronique des pièces n’est pas toujours obligatoire
Depuis la réforme des marchés publics de 2016, il n’est pas obligatoire de transmettre des documents signés. Seule la signature originale du contrat final par l’attributaire est requise. Cependant, il est essentiel de vérifier les dispositions spécifiques du règlement de la consultation, car l’acheteur peut exiger la signature des pièces dès le dépôt des candidatures ou des offres.
Le code de la commande publique ne contient plus d’exigences de signature pour les formulaires de candidature tels que les formulaires DC1, DC2, DC4, et le DUME (document unique de marché européen). L’obligation de signature se limite souvent au formulaire d’acte d’engagement ATTRI1 lors de la phase d’attribution du marché. Cette signature peut être électronique ou manuscrite, selon les exigences de l’acheteur.
L’absence de signature électronique rend l’offre irrégulière
Si l’acheteur exige la signature électronique de certains documents et qu’elle est absente, l’offre sera considérée comme irrégulière. En effet, cela constitue une non-conformité aux dispositions obligatoires du règlement de la consultation. Les candidats déposant une offre dématérialisée doivent donc s’assurer de la complétude de leur offre. Toute offre électronique sans signature électronique sur l’acte d’engagement doit être éliminée, sans même être examinée (CE, 7 novembre 2014, n° 383587, ministre des finances et des comptes publics c/ Société BearingPoint France).
L’article R2152-1 et l’article R2152-2 du code de la commande publique permettent, sous certaines conditions, la régularisation des offres irrégulières, à condition qu’elles ne soient pas anormalement basses et qu’elles ne modifient pas de caractéristiques substantielles.
Sources :
- Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique – NOR: ECOM1830224A. Annexe 12 du code de la commande publique.
- Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs – NOR: ECOM1831551A. Annexe 7 du code de la commande publique.
- Guides « très pratiques » de la dématérialisation des marchés publics pour les entreprises et acheteurs (Toutes versions).
- Dématérialisation des marchés publics : Au 1er octobre 2018 les offres papier seront irrégulières – 15 juillet 2018.
- Plan de transformation numérique de la commande publique (PTNCP) : Une feuille de route pour 5 ans. Le plan de transformation numérique de la commande publique 2017-2022 est une feuille de route de la dématérialisation des marchés publics pour les cinq prochaines années. Il s’agit d’un plan d’action publié par la DAJ de Bercy décliné en 19 actions intégrées dans 5 axes. – 18 janvier 2018.
- Guide de la dématérialisation des marchés publics – Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)
