Comment gérer facilement la redoutable tâche de créer un planning de congés ? Pour éviter les confusions et les erreurs, il est essentiel de s’appuyer sur un outil de gestion des congés performant et efficace. Découvrez tous nos conseils pour partir en vacances avec la satisfaction du devoir accompli !
Qu’est-ce qu’un planning de congés ?
Un planning de congés vous permet de regrouper dans un seul document toutes les périodes de congés de vos employés. C’est l’idéal pour avoir une vision d’ensemble des disponibilités de votre personnel et vous assurer de maintenir un niveau d’activité adéquat.
Il peut prendre la forme d’un tableau Excel, mais soyez vigilant : son utilisation peut rapidement engendrer des erreurs de saisie entre les différentes cellules à remplir, créer des confusions d’une cellule à l’autre, ou encore se tromper de colonne par inadvertance. Pourquoi ne pas opter pour un outil RH capable de générer automatiquement un calendrier facile à lire, qui compile toutes les demandes de congés de vos salariés ?
Si vous décidez d’accepter les congés sans les reporter dans un planning, vous vous exposez à plusieurs risques. Tout d’abord, vous risquez de multiplier les discussions et les emails à ce sujet, rendant difficile la gestion de ces absences sans un calendrier dédié. De plus, si vous êtes nombreux, vous n’aurez pas une visibilité claire sur toutes les absences programmées de vos employés, ce qui peut entraîner des imprévus.
👍 A retenir : Si vous n’anticipez pas globalement les périodes de congés de vos salariés, vous risquez de vous retrouver en sous-effectif, ce qui aura un impact négatif sur la qualité du service et la satisfaction de vos clients.
Quels sont les objectifs d’un planning de congés ?
Grâce à votre planning de congés, vous pouvez suivre tous les congés pris par vos salariés et les diffuser pour que tous en soient informés. Connaître les périodes de congés de chacun est une information utile à partager entre vos employés. Choisissez un outil RH qui permet une diffusion facile et une compréhension claire de ce planning.
Saviez-vous que vous avez certaines obligations en tant qu’employeur dans l’organisation des congés de vos salariés ? L’ancienneté, la situation familiale et les autres employeurs pour lesquels ils travaillent doivent être pris en compte lors de l’attribution des congés. Cependant, accepter les demandes de congés des salariés ayant des enfants pendant la période scolaire n’est pas une obligation. Cependant, il est recommandé de le faire par bienveillance envers leurs contraintes familiales.
🧐 À savoir :
Comment créer un planning de congé efficace ?
Si vous prévoyez de réaliser vos plannings de congé à partir d’un modèle Excel, assurez-vous d’avoir sous les yeux :
- La liste des noms de chaque employé et le nombre de jours de congés dont chacun dispose.
- Les priorités ou les règles que vous avez définies, comme le nombre maximal de congés pris en une fois ou les délais à respecter entre la demande et la période de congé.
- Un tableau récapitulatif des demandes de congés de vos employés, en précisant les périodes demandées et les soldes de jours de congés restants après l’acceptation.
- Vous pouvez également ajouter des annotations pour spécifier le type de congé et clarifier le contexte de certaines demandes afin de faciliter leur traitement.
- Pour une meilleure lisibilité, utilisez des codes couleurs pour distinguer les différents types de congés (maternité/paternité, sans solde, maladie, etc.).
Il faut garder à l’esprit que la saisie et le traitement de toutes ces données dans un fichier Excel peuvent être chronophages et peu visibles. Il est préférable de se tourner vers un outil RH dédié à la gestion des congés pour simplifier cette tâche.
Comment gérer un planning de congé ?
Le planning de congé est l’outil dédié des services des ressources humaines. Il est important de le confier à une personne capable de centraliser toutes les données dans un calendrier pour assurer une gestion efficace.
En cas de modification, il est essentiel de mettre à jour le planning afin de conserver sa pertinence. Vous devez pouvoir vous appuyer sur ce planning pour décider d’accepter une période de congé et mieux anticiper son impact sur l’organisation.
Pour améliorer la gestion de votre planning de congés, suivez ces trois principes clés :
- Appliquez des règles équitables en tenant compte des spécificités de chaque employé. Prenez le temps de discuter avec eux pour comprendre leurs contraintes et satisfaire leurs demandes en fonction des priorités établies ensemble.
- Rappeler à vos salariés leurs dates de congés en début d’année, par exemple. Cela permet de s’assurer que tous connaissent leur solde de congés disponible et évite les demandes tardives dues à un manque de vigilance ou de compréhension.
- Anticipez les absences en adaptant l’intensité de votre activité. Évitez de demander à d’autres salariés de compenser les absences de leurs collègues. Cela peut nuire à l’ambiance de travail. Rien de pire que de “payer” ses congés en subissant la frustration de collègues contrariés.
Pourquoi utiliser un logiciel RH pour gérer votre planning de congé ?
Connaissez-vous les fonctionnalités de Combo pour créer votre planning de congés en quelques clics ? Vous pouvez diviser par deux le temps nécessaire par rapport à un planning réalisé sous Excel. Très simple à utiliser, l’application s’appuie sur les demandes émises directement par vos employés. Plus besoin de compiler toutes les demandes, elles sont déjà affichées dans un tableau clair et concis.
Les logiciels RH offrent aux salariés la possibilité de réaliser leurs demandes de congés de manière autonome en les intégrant elles-mêmes dans le calendrier. Cette automatisation permet de gagner environ 30% de temps, que vous pouvez consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, cela garantit une gestion plus fiable des demandes de congés, qui sont enregistrées et transmises instantanément via un ordinateur, une tablette ou un mobile. Vous pouvez même communiquer avec vos salariés grâce à une interface de messagerie dédiée disponible avec Combo. Une fois les congés acceptés, ces informations sont automatiquement intégrées dans la paie de vos employés.
Comment diffuser votre planning de congé ?
Communiquez facilement le planning de congés à tous vos collaborateurs en l’envoyant par email ou en leur donnant accès via l’interface partagée de votre application Combo. C’est une fonctionnalité pratique qui n’est pas disponible sur Excel ! Si vous avez besoin d’une version papier, affichez-le dans un espace partagé pour qu’il soit accessible à tous vos salariés. Cette information est essentielle pour éviter tout retard ou absence injustifiée résultant d’un manque de communication ou de compréhension entre vous et vos employés.
Bon à savoir :
Et pour les fêtes de fin d’année ?
Si votre entreprise est fermée pendant les fêtes, vous avez le droit d’imposer à vos salariés de prendre des congés. Cependant, ceux qui n’ont pas assez de congés payés doivent prendre des congés anticipés, sans que vous puissiez l’exiger. S’ils refusent, ils doivent prendre des congés sans solde. Dans ce cas, proposez-leur de se tourner vers Pôle Emploi pour obtenir une aide financière, sous certaines conditions. Si la fermeture dépasse le cadre légal, vous devez verser à vos employés une indemnité journalière de congés pour les jours dépassant le seuil autorisé.
