Vous souhaitez optimiser la gestion de votre entreprise ? Un suivi d’activité efficace peut être la clé de votre succès ! Mais qu’est-ce qu’un suivi d’activité exactement et comment le mettre en place ? Découvrez toutes les réponses dans cet article.
Qu’est-ce qu’un suivi d’activité ?
Le suivi d’activité en entreprise consiste à enregistrer dans un tableau les heures de travail effectuées par les collaborateurs, ainsi que les détails des tâches accomplies pendant ces heures. Autrement dit, il s’agit de noter toutes les activités réalisées par les employés afin de suivre leur productivité.
Vous pouvez décider d’utiliser différents indicateurs pour avoir une vision globale de votre entreprise. Ces indicateurs peuvent inclure le nombre d’heures travaillées, les tâches effectuées, les clients pour lesquels un projet a été livré, etc. Le suivi d’activité peut être réalisé individuellement, par équipe, ou les deux.
Il est important de noter qu’un suivi individuel permet d’avoir des entretiens annuels d’évaluation plus factuels et objectifs, en échangeant avec vos collaborateurs sur leurs axes d’amélioration. Il s’agit donc d’un outil RH à ne pas négliger.
Maintenant que vous comprenez l’importance d’un suivi d’activité, voyons comment le mettre en place dans votre entreprise.
Comment mettre en place un suivi d’activité ?
Pour être efficace, compris et accepté par tous, votre suivi d’activité doit répondre à quelques critères :
- Simplicité : il doit être facile à utiliser par tous les collaborateurs.
- Exhaustivité : il doit recueillir toutes les informations nécessaires pour une amélioration continue.
- Mise à jour régulière : il doit être actualisé régulièrement pour refléter la réalité des activités.
Dans la plupart des entreprises, le suivi d’activité se fait via des formulaires internes ou des tableurs Excel. Ces données sont ensuite validées par les supérieurs hiérarchiques avant d’être exploitées.
Les informations collectées peuvent être ventilées et qualifiées de la manière suivante :
- Données humaines : temps passé sur le projet, temps de travail total, jours de repos pris, etc.
- Données quantitatives : quantités produites, temps homme par activité, etc.
- Données financières : coût par salarié, coût par activité, etc.
L’analyse de ces données permettra à l’entreprise de mettre en évidence les axes d’amélioration, de facturer les clients et d’établir les fiches de salaire des collaborateurs (en y incluant d’éventuelles heures supplémentaires). De nos jours, il est également possible d’automatiser ce suivi d’activité avec des logiciels de gestion des temps et activités (GTA).
Il existe de nombreux logiciels SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) proposant des solutions de GTA. Ces solutions peuvent être utilisées en complément du logiciel SIRH existant, sous forme de module ou d’option. Les fonctionnalités offertes incluent notamment :
- Paramétrage personnalisé en fonction du fonctionnement de votre entreprise.
- Feuilles de temps détaillées (plages horaires, compteurs de jours par tâches, projets, clients, etc.).
- Notifications de validation pour les managers.
- Tableaux de bord et visualisation des données de temps et de budget avec filtres (salariés, projets, clients, etc.).
- Création de rapports personnalisés.
- Exportation des données.
Les avantages du suivi d’activité
Mettre en place un suivi d’activité présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Voici quelques-uns des principaux :
Réduire la charge administrative
Les collaborateurs peuvent saisir eux-mêmes leur temps de travail dans une application simple et facile d’utilisation. Ils peuvent facilement connaître le cumul de leurs heures supplémentaires et le solde des heures à récupérer, sans avoir à solliciter constamment le service RH. De plus, ces informations sont directement accessibles aux managers pour la validation des feuilles de temps. Elles peuvent également être exportées pour la facturation des clients et l’établissement des fiches de paie, éliminant ainsi les oublis et les doubles saisies.
Maîtriser les coûts et le temps
Chaque manager peut avoir une vision en temps réel des tâches effectuées et des coûts imputés à chaque activité. Cela leur permet d’identifier les problèmes, de mieux piloter leurs projets et de réaffecter leurs ressources de manière plus efficace.
Suivre les performances
L’analyse des données est un outil essentiel pour les services financiers. Elle leur permet de calculer les coûts de revient, les marges et de mesurer la rentabilité. En disposant de ces informations en temps réel, votre entreprise pourra définir ou ajuster ses objectifs et tarifs.
Fiabilité des données et transparence
Les logiciels de suivi d’activité sont paramétrés pour respecter le Code du travail et les conventions collectives. Vous pouvez les adapter à votre structure et à votre mode de fonctionnement pour garantir la fiabilité des données et la transparence des informations recueillies.
En conclusion, mettre en place un suivi d’activité en entreprise vous permet d’améliorer la performance de vos équipes, de gérer plus efficacement vos projets et de maîtriser les coûts. Grâce aux logiciels dédiés, vous bénéficiez de nombreux avantages en termes de gestion des ressources humaines, de tenue de la comptabilité et des finances. Alors n’attendez plus, lancez-vous et récoltez les fruits de votre suivi d’activité !
