La cartographie des dépenses est un outil essentiel pour les entreprises souhaitant optimiser leurs achats généraux. En collectant et en classifiant les données pertinentes, vous serez en mesure de visualiser et d’analyser vos dépenses de manière efficace. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes clés pour réaliser une cartographie des achats généraux et exploiter ces informations pour prendre des décisions stratégiques.
Les données à collecter pour classifier les achats généraux
La première étape consiste à collecter les données nécessaires pour répondre aux questions suivantes :
- Qui achète quoi ?
- À qui ?
- À quel prix ?
- Quelle est la récurrence de l’achat ?
- Pourquoi ?
Il est essentiel de travailler avec les équipes de comptabilité fournisseur pour obtenir les connaissances nécessaires. D’ailleurs, n’oubliez pas d’organiser intelligemment l’information en utilisant des fichiers modifiables tels qu’Excel ou Word.
Les acteurs et les outils à votre disposition
Pour collecter les données nécessaires, vous devez identifier les acteurs et les outils appropriés. Les achats généraux concernent souvent plusieurs départements au sein de votre entreprise, tels que les informaticiens, la maintenance et les ressources humaines. La comptabilité fournisseur peut également être une source fiable d’informations.
Utilisez les outils adéquats pour rassembler ces données et les rendre exploitables. Assurez-vous que la source d’information soit exhaustive, fiable et facile à utiliser pour les personnes concernées.
Construire un référentiel achats
La construction d’un référentiel achats est essentielle pour classer les comptes fournisseurs. Vous devez déterminer l’activité principale offerte par chaque fournisseur au sein de votre organisation. Cette distinction vous permettra de mieux gérer vos dépenses.
Le référentiel achats se compose de familles d’achats ou de catégories, de sous-catégories et de segments. Chaque niveau apporte une précision supplémentaire pour classifier les achats de manière homogène et pertinente.
Présenter une cartographie achats
Une fois votre base de données constituée, vous disposez d’une mine d’or d’informations pour analyser les dépenses de votre entreprise. Vous pouvez visualiser les dépenses par famille d’achats afin de prendre des décisions éclairées.
L’étape suivante consiste à transformer ces données en information puis en connaissance pour élaborer un plan d’action efficace. Cette démarche vous permettra de réduire les coûts et de maximiser les résultats.
Conclusion
La cartographie des dépenses des achats généraux est un outil puissant pour les entreprises soucieuses d’optimiser leurs coûts et leurs relations fournisseurs. En collectant et en classifiant les données pertinentes, vous pourrez prendre des décisions stratégiques basées sur une connaissance approfondie de vos dépenses.
La cartographie achats vous permettra d’auditer l’ensemble des dépenses de votre entreprise, de prioriser vos actions achats et de contribuer efficacement à la croissance de votre organisation. Faites-en une priorité et vous récolterez les fruits d’une gestion achats efficiente à court et moyen terme.
