Envoyer un compte-rendu de réunion à votre réseau en adressant à chaque personne individuellement ou faire une campagne promotionnelle en personnalisant le message est généralement plus efficace. Cependant, il est primordial de gagner du temps. Dans cet article, nous allons découvrir les fonctionnalités de Microsoft Outlook 2003 qui permettent d’envoyer facilement des e-mails personnalisés à un groupe de destinataires.
Passons maintenant à la pratique
Le dossier “Contacts” de Microsoft Outlook 2003 est votre carnet d’adresses de messagerie et votre lieu de stockage d’informations concernant les personnes, membres du réseau ou prospects avec lesquelles vous souhaitez communiquer. Vous pouvez y enregistrer les adresses e-mail, les adresses postales, les différents numéros de téléphone et tout autre type d’informations relatives au contact.
Dans notre exemple, cette mine d’informations sert de source permettant la réalisation d’un publipostage pour un “mailing”, évitant ainsi la création d’une base de données supplémentaire.
Note : L’utilisation de Word est indispensable pour que l’opération de fusion et publipostage soit correctement effectuée. Ainsi, les noms et les adresses provenant des Contacts Outlook seront fusionnés directement dans le document principal contenant le texte commun à chaque version du document fusionné, puis chaque e-mail sera ensuite envoyé directement à son destinataire final.
La procédure étape par étape
Création du fichier de contacts
Il est nécessaire de créer votre fichier de contacts s’il n’existe pas encore. Si vous possédez déjà un fichier trop vaste, il peut être judicieux de créer un sous-dossier et d’y regrouper uniquement les contacts dont vous avez besoin pour cette opération. Cela concerne notamment les membres de votre réseau, club ou groupement. Pour ce faire, sélectionnez “Contacts” dans la liste des dossiers Outlook, puis cliquez sur “Fichier”, puis “Nouveau” et enfin “Dossier”. Une boîte de dialogue apparaîtra pour vous permettre de nommer votre nouveau dossier de contacts.
Une fois votre liste de contacts complétée, choisissez “Fusion et publipostage” dans le menu “Outils”.
Les critères de fusion
La fenêtre qui s’ouvre vous permet de déterminer précisément tous les critères de la fusion. Ici, nous choisissons de sélectionner tous les contacts de notre liste et les champs affichés à l’écran (prénom, nom, société, adresse…). Nous optons également pour la création d’un nouveau document (une lettre type) qui sera envoyé par messagerie électronique. N’oubliez pas de préciser l’objet du message qui sera automatiquement inséré au moment de l’envoi de chaque e-mail. Cliquez sur “OK” pour passer à l’étape suivante.
Sélectionner les contacts
Microsoft Word s’ouvre automatiquement pour vous permettre de créer la lettre type qui sera envoyée par e-mail. Au démarrage du logiciel, cliquez directement dans le menu “Outils”, puis choisissez “Lettres et publipostage” et enfin “Fusion et publipostage”.
Un volet apparaît alors (encadré en rouge), qui vous permet de préciser la source des données pour le publipostage. Ici, vous devez indiquer que la sélection se fera à partir des contacts Outlook, puis choisir le dossier de contacts souhaité. Une fenêtre s’ouvre, affichant la liste choisie des destinataires du publipostage. Vous pouvez effectuer des opérations de tri, de suppression, d’ajout… Cliquez sur “OK”.
Création du message
Ensuite, choisissez l’icône “Insérer les champs de fusion” pour insérer les différents champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre courrier. Composez également le message à adresser à vos correspondants.
Vérification et envoi
Une fois votre courrier rédigé, vous pouvez vérifier le bon fonctionnement de la fusion grâce à l’icône correspondante. Les champs sont alors remplacés par les données correspondantes à l’écran. Vous pouvez vérifier l’ensemble de votre liste grâce aux flèches de la barre d’outils.
Enfin, vous pouvez procéder à l’envoi de votre courrier en cliquant sur l’icône “Fusionner avec un message électronique”. Une fenêtre s’ouvre, vous permettant de personnaliser les options d’envoi (choix du champ “adresse électronique”, modification de l’objet des messages, format des messages, expédition vers tous les destinataires ou seulement certains d’entre eux).
Réception de l’e-mail
Vos correspondants reçoivent alors un e-mail personnalisé (présentant l’expéditeur et le destinataire), de la même manière que si vous les aviez rédigés puis envoyés un à un à partir de votre logiciel de messagerie Outlook.
Article extrait de Microsoft Entrepreneur et adapté pour Place des réseaux
