Auto-entrepreneurs, votre activité décolle et les demandes s’accumulent ? Bien que les obligations comptables soient allégées pour les auto-entrepreneurs, n’oubliez pas que vous devez tenir une comptabilité à jour et respecter les règles de facturation des prestations. Ainsi, établir un devis est essentiel pour votre micro-entreprise, mais aussi dans la relation avec votre client. Découvrons ensemble les étapes et les détails pour rédiger le devis parfait pour votre micro-entreprise.
Est-il obligatoire de faire un devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
Même s’il n’est pas obligatoire d’établir un devis pour votre client, il est tout de même conseillé d’en fournir un au préalable de toute prestation, surtout si c’est la première fois que vous travaillez avec ce client et qu’il n’a aucune connaissance de vos tarifs. Le devis reste un document obligatoire pour toute prestation supérieure à 1 500 € (ce montant peut être inférieur pour certaines activités professionnelles). De plus, si le client vous demande un devis, vous êtes tenu de le lui fournir, conformément à la loi Hamon du 17 mars 2014.
Cas spécifiques et obligations de fournir un devis en tant qu’auto-entrepreneur
Attention, certains auto-entrepreneurs sont tenus de fournir un devis pour certaines activités telles que le déménagement, les prestations funéraires, le secteur des travaux, dépannage et réparation, ainsi que les services à la personne si le montant de la prestation est égal ou supérieur à 100 €. De plus, pour les activités artisanales dans les travaux, la réparation ou le dépannage, un devis est obligatoire avant le début des travaux si le montant de la prestation est supérieur à 150 €. Pour les activités de services à la personne, un devis est obligatoire pour les prestations supérieures ou égales à 100 €. Peu importe le montant, si votre client le demande, vous devez lui fournir un devis.
Le rôle du devis pour les auto-entrepreneurs
Le devis : un document contractuel
Le devis est un moyen de faire connaître en détail le montant des prestations proposées à votre potentiel client. Il lui permet de comparer votre offre à celle d’autres auto-entrepreneurs ou entreprises pour prendre une décision. De plus, le devis fait office de contrat une fois signé par votre client.
Dois-je facturer mon devis en tant qu’auto-entrepreneur ?
En principe, le devis est gratuit puisqu’il est prévu par la législation. Cependant, selon les activités, si fournir un devis demande un déplacement ou une étude poussée, vous pouvez le facturer en prévenant votre client du prix du devis à l’avance.
La conservation du devis par l’auto-entrepreneur
En tant qu’auto-entrepreneur, vous devez conserver tout devis signé pendant au moins 5 ans. N’oubliez pas d’éditer votre devis en double exemplaire (un pour vous, un pour votre client) et de le joindre à la facture correspondante.
Auto-entrepreneurs : comment faire votre devis ?
Avant la rédaction du devis pour votre client
Avant de rédiger votre devis, détaillez vos prestations en prenant en compte le temps nécessaire, les ressources nécessaires et vos charges. Anticipez les attentes de votre client tout en veillant à travailler sereinement.
La forme du devis pour votre micro-entreprise
La création et la présentation de votre devis sont assez libres, mais il est essentiel d’être précis dans la description de vos prestations pour éviter les contestations ultérieures.
Les éléments indispensables à mentionner sur votre devis
Votre devis doit comporter les éléments suivants :
- Indiquer qu’il s’agit d’un devis et son numéro.
- Vos coordonnées et celles de votre client.
- La date d’émission du devis.
- La description détaillée des prestations.
- Les tarifs, les frais éventuels et les modalités de paiement.
- La durée de validité du devis.
- La mention “Bon pour accord” et la date de début de prestation.
Selon votre activité, il est important de faire figurer vos Conditions Générales de Vente (CGV) dans le devis.
Vos obligations en tant qu’auto-entrepreneur
Une fois le devis établi, il vous engage à réaliser les prestations mentionnées. Tant que votre client n’a pas signé le “Bon pour accord”, il n’est pas engagé et vous non plus. Si vous devez modifier le devis, vous devrez rédiger un avenant au contrat.
La signature du devis par votre client
Une fois que votre client a signé le devis, celui-ci fait office de contrat entre votre micro-entreprise et l’entreprise de votre client. Il ne pourra plus contester les tarifs proposés. N’oubliez pas que le devis ne remplace pas la facture. Une fois le devis accepté, vous pouvez transmettre la facture à votre client en y faisant figurer le numéro de devis.
Annuler un devis
En principe, il n’est pas possible pour votre client d’annuler le devis après signature. En cas de litige ou d’annulation de devis par votre client, il est recommandé de trouver une solution à l’amiable avant d’entamer une procédure.
Outils pour créer un devis en tant qu’auto-entrepreneur
Vous pouvez utiliser un tableur Excel ou un document Word pour réaliser votre devis. Toutefois, pour gagner du temps, notre logiciel de comptabilité offre un module d’édition de devis pour les auto-entrepreneurs. Simple d’utilisation, il vous permet de créer et d’éditer rapidement vos devis tout en les conservant dans votre espace personnel.
Demander un acompte à la signature du devis
Il peut être intéressant de demander un acompte de 30% à 50% du montant total de la prestation. Cela engagera votre client à vous verser une première somme et soulagera votre trésorerie. N’oubliez pas de joindre une facture au devis si vous demandez un acompte.
Prestation sur le long terme
Si votre prestation s’étend sur plusieurs mois, mentionnez la période globale avant de détailler vos prestations. Si la prestation nécessite plusieurs paiements, prévoyez un calendrier d’échelonnement des paiements dès le devis. Vous devrez envoyer une facture pour chaque paiement reçu.
En conclusion, rédiger un devis en tant qu’auto-entrepreneur est indispensable pour votre activité. Respectez les obligations légales, soyez précis et utilisez les outils adaptés pour gagner en efficacité. Bonne rédaction de devis !
