La crise du Covid-19 pousse les entreprises à prendre des décisions difficiles. Comment le service Achats peut-il contribuer à réduire les coûts et éviter à l’entreprise de faire des choix encore plus difficiles ? Comment optimiser la réduction des coûts sur les achats leviers ?
Utiliser la matrice de Kraljic
Pour répondre à ces questions, nous avons choisi d’utiliser la matrice de Kraljic. Nous avons déjà exploré les deux premiers quadrants dans des articles précédents :
- Les fournisseurs non critiques : il s’agit d’achats en gros volumes à faible coût. Pour réduire les coûts, il est recommandé d’automatiser les processus et de rationaliser les opérations.
- Les fournisseurs critiques : il s’agit d’achats à faible valeur ajoutée mais avec un risque élevé. Pour réduire les coûts, il est conseillé de reprendre le pouvoir de négociation, de trouver des alternatives ou de renforcer la chaîne d’approvisionnement.
Ces deux quadrants représentent la partie inférieure de notre matrice et sont les plus difficiles à gérer en termes de réduction des coûts.
Les achats leviers : exploiter les relations avec les fournisseurs
Les fournisseurs de ce quadrant ont des caractéristiques particulières qui les distinguent des autres fournisseurs :
- Ils représentent une part plus importante des coûts des produits/services de l’organisation.
- Ils évoluent sur des marchés où l’offre est abondante, ce qui réduit les risques au niveau de la chaîne d’approvisionnement.
- Leurs stratégies de vente mettent en avant des facteurs de différenciation connus, mais qui ne sont pas toujours pertinents.
Pour réduire les coûts, le service Achats vise généralement le “point idéal” : un risque faible pour une récompense élevée. Cela peut être obtenu en lançant des appels d’offres ou en demandant des prix à différents fournisseurs.
Mais dans un environnement où la réduction des coûts est constante, comment savoir si notre succès est optimal ?
Optimiser les relations avec les fournisseurs “leviers”
Pour passer d’un niveau tactique à un niveau stratégique, le service Achats doit se poser les bonnes questions :
Définition des besoins
Lorsque le service Achats fonctionne de manière tactique, il reçoit des spécifications techniques et est chargé de lancer un appel d’offres en se basant sur ces paramètres. Mais sont-ils appropriés ?
En adoptant une approche stratégique, les Achats doivent approfondir ces spécifications et se demander si elles sont réellement nécessaires. Par exemple, des spécifications détaillées pour des documents imprimés peuvent être justifiées pour une petite brochure promotionnelle, mais excessives pour un manuel d’instructions de cent pages.
Il est important de prendre en compte les coûts cachés et de réfléchir aux besoins réels de l’entreprise.
Garder le contrôle sur l’appel d’offres
Une relation solide avec un fournisseur permet d’exploiter son expertise au-delà de l’achat. Les Achats peuvent bénéficier de cette expertise de différentes manières, mais il est crucial de garder le contrôle du processus de sourcing.
Si le service Achats n’a pas d’experts en interne pour guider le processus d’appel d’offres, il est recommandé de commencer par une demande d’information informelle. Cela permet d’indiquer aux fournisseurs que l’entreprise ne sait pas encore quelle solution choisir, offrant ainsi une opportunité de remporter un contrat lors de l’appel d’offres officiel.
Garder un œil sur le “pourquoi”
Il est essentiel de se demander constamment pourquoi nous faisons certains achats, pourquoi nous avons certaines spécifications ou pourquoi nous adoptons une stratégie spécifique. En comprenant les raisons qui sous-tendent ces actions, le service Achats peut s’assurer que les économies réalisées sont optimales.
En suivant ces principes, vous serez en mesure de réduire efficacement les coûts sur les achats leviers. Dans notre prochain article, nous aborderons la gestion des fournisseurs stratégiques.
