Vous avez émis des factures impayées et vous voulez les récupérer sans compromettre votre relation client ? La relance de factures impayées est une étape cruciale pour préserver une relation de confiance tout en réduisant les délais de paiement. Dans cet article, nous vous présenterons les étapes essentielles et vous fournirons des modèles de lettres de relance pour vous guider.
Ne négligez pas la relance de facture impayée
Savez-vous qu’une PME sur deux du secteur BtoB est confrontée à des retards de paiement ? Il est impératif de régler cette problématique pour assurer la pérennité de votre entreprise. Mais rassurez-vous, les retards de paiement ne sont pas une fatalité. En évaluant la situation avec discernement, vous pourrez adapter votre politique en matière d’impayés. Pour ce faire, il est essentiel de suivre les étapes clés de la relance de factures impayées.
Étape 1 : Documentez-vous pour préparer un dossier solide
La première étape consiste à bien connaître votre client. Qui est-il ? Son entreprise est-elle solvable ? Pour répondre à ces questions, il est important de réaliser une vérification de l’entreprise cliente, également appelée KYC (Know Your Customer). Cette démarche vous permettra d’obtenir des informations vitales pour renforcer vos arguments lors de la relance.
Étape 2 : Activez un plan de relance efficace
La relance de factures impayées peut être simplifiée grâce à l’automatisation. Cela vous fera gagner du temps et évitera la chasse aux factures impayées souvent fastidieuse. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion intuitif pour mettre en place un plan de relance amiable par mail, des lettres de relance par courrier simple, ou encore une lettre de relance avant mise en demeure. L’objectif est de segmenter et personnaliser vos actions en fonction des délais légaux pour réclamer une facture impayée.
Étape 3 : Choisissez les bons outils pour paramétrer votre plan de relance
Des outils performants vous aideront à personnaliser vos relances automatiques pour chaque client. Avec une solution logicielle telle que Sellsy, vous pouvez créer des plans de relance en quelques clics. Vous pourrez ainsi définir des méthodes adaptées à chaque typologie de clients tout en respectant les délais légaux. Vous pourrez piloter toutes vos actions en ligne, en préservant votre relation client.
Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons un exemple de plan de relance de factures impayées utilisant Sellsy ainsi que différents modèles de lettres de relance.
Modèles de lettres de relance de facture impayée
Lettre de pré-relance :
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n°DOC-20210819-XXXXX datée du XXXX, pour un montant restant dû de XXX € TTC et arrivant à échéance le XX/XX/20XX, ne nous est pas parvenu.
Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement avant sa date d’échéance, et vous adressons, à toutes fins utiles, cette facture en pièce jointe.
Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette relance, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.
Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
1ère lettre de relance :
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, le paiement de la facture n°DOC-20210819-XXXXX datée du XX/XX/20XX, pour un montant restant dû de XXX € TTC et arrivée à échéance le XX/XX/20XX, ne nous est pas parvenu.
Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, cette facture en pièce jointe.
Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette relance, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière.
Vous remerciant de faire le nécessaire, et restant à votre entière disposition pour toute éventuelle question, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
2ème lettre de relance :
Madame, Monsieur,
Après relance de notre part, le paiement de la facture n°DOC-20210819-XXXXX datée du XX/XX/20XX, pour un montant restant dû de XXX € TTC et arrivée à échéance le XX/XX/20XX, ne nous est toujours pas parvenu.
Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement dans les meilleurs délais, et vous adressons, à toutes fins utiles, cette facture en pièce jointe.
Nous tenons à vous préciser que cette relance est la dernière avant mise en demeure et recouvrement.
Vous remerciant de faire le nécessaire rapidement, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
En suivant ces étapes et en utilisant les modèles de lettres de relance fournis, vous êtes sur la bonne voie pour récupérer vos factures impayées tout en préservant votre relation client. N’oubliez pas d’adapter ces modèles en fonction de votre situation spécifique. Bonne relance !
