Si le planning est connu de tous comme étant la mise en place d’un calendrier professionnel qui va de la date du début du projet à la date prévue pour sa fin, le rétroplanning reste encore flou pour de nombreuses personnes. Pourtant, celui-ci est un outil particulièrement efficace. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur le rétroplanning et comment l’utiliser pour mener à bien vos projets.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Si la date de fin du projet que vous êtes en train de préparer est déjà fixée et que vous n’avez plus aucune possibilité de négociation, c’est un rétroplanning que vous devez mettre en place. Il s’agit d’une technique de gestion de projet qui consiste à partir de la date de fin de projet pour ensuite remonter progressivement vers son début. De la même manière qu’un compte à rebours, les étapes et tâches à réaliser sont alors positionnées afin que leur réalisation ne connaisse aucun retard et pour que le délai fixé dans le cahier des charges soit respecté. Vous devez impérativement respecter la durée de chaque tâche à accomplir ou raccourcir les suivantes, sinon vous risquez de connaître un retard quant à la livraison finale. Comme pour la réalisation d’un planning, vous pouvez également recourir au diagramme de Gantt qui est une variante du rétroplanning. Le diagramme de Gantt est une technique qui permet de représenter graphiquement l’avancement du projet et de visualiser dans le temps les diverses tâches qui le composent.
Pourquoi opter pour un rétroplanning ?
Si vous voulez que votre projet aboutisse dans les temps et dans les meilleures conditions, le rétroplanning est une option à ne pas négliger. Il ne s’agit pas de travailler à l’envers, mais de se focaliser sur le délai imposé afin d’optimiser l’organisation et de bien répartir les tâches. Si vous faites bien les choses, le rétroplanning vous permettra de profiter d’un certain nombre d’avantages. Voici 7 avantages de l’utilisation d’un rétroplanning :
Un meilleur respect du délai de livraison
Si vous prenez en compte la date prévue pour la fin de votre projet, vous serez plus efficace dans sa réalisation, car vos actions seront bien planifiées. Certes, vous serez sous pression et le stress risque d’être également au rendez-vous, mais vous atteindrez votre objectif sans problème, car vous serez mieux organisé.
S’assurer que les délais sont raisonnables
Lorsque vous menez un projet, vous devez fixer un délai pour être efficace. Tout projet doit être réalisé dans une période bien définie pour des soucis de rentabilité. Grâce au rétroplanning, vous saurez immédiatement si le délai imposé est correct ou non et vous vous en apercevrez lors de l’organisation des étapes et tâches.
Gérer les différentes étapes du projet dans les meilleures conditions
Grâce au rétroplanning, vous aurez une vision plus précise de toutes les étapes qui composent votre projet et vous pouvez fixer librement le délai pour chaque étape. Si le délai de traitement global vous semble large et raisonnable, vous pouvez ainsi rallonger le délai d’une ou de plusieurs étapes afin de fournir un travail plus qualitatif. En revanche, si le délai estimé pour le traitement du projet est plus serré que prévu, vous pouvez ajuster la durée de toutes les étapes pour pouvoir respecter le deadline.
Mieux définir les ressources
Grâce au rétroplanning, vous réussirez à planifier de manière précise le projet que vous prenez en charge. Ainsi, vous aurez une meilleure idée des moyens financiers ou encore des moyens humains à mettre en place. Vous ne risquez ainsi pas d’avoir un dépassement de budget important, car vous pouvez tout prévoir à l’avance.
Déterminer la date idéale pour débuter le projet
Grâce au rétroplanning, vous pourrez identifier la meilleure date pour débuter votre projet sans risquer de retarder la livraison. En effet, vous serez fixé sur le deadline et vous pourrez même anticiper les imprévus en choisissant la date propice pour entamer le projet.
Dresser un rétroplanning : comment procéder ?
Pour dresser un rétroplanning dans le cadre d’un projet que vous vous préparez à mener, vous devez être méthodique. La conception d’un rétroplanning n’est pas quelque chose de difficile à condition de faire preuve de rigueur et de logique. La mise en place d’un rétroplanning se fait en plusieurs étapes :
- Détermination du contenu du projet à planifier.
- Identification des tâches principales et des sous-objectifs.
- Attribution d’un délai pour chaque tâche principale.
- Organisation des tâches par ordre chronologique.
Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt ?
Le diagramme de Gantt est un outil complémentaire au rétroplanning. Il permet de visualiser graphiquement l’avancement du projet et de suivre les différentes tâches. Grâce à ce diagramme, vous disposez d’une représentation graphique de la mise en œuvre de votre projet et de son état d’avancement. Il est facile à décrypter et illustre parfaitement la méthode de planification que vous avez adoptée afin de respecter la livraison du projet.
Conclusion
Le rétroplanning est un outil puissant pour gérer vos projets de manière efficace et respecter les délais. En suivant les étapes de création d’un rétroplanning et en utilisant des outils tels que le diagramme de Gantt, vous serez en mesure d’optimiser votre organisation, de mieux définir les ressources nécessaires et de garantir le succès de vos projets. Alors, n’hésitez pas à utiliser le rétroplanning pour atteindre vos objectifs dans les meilleures conditions.
