En tant que manager, la conduite de réunion est un art auquel vous ne pourrez échapper. En effet, le management d’équipe requiert des échanges plus ou moins réguliers avec vos collaborateurs. Pour une communication managériale efficace, il est essentiel de maîtriser les techniques d’animation et de connaître les différents outils à votre disposition.
Préparez une réunion de travail
Une préparation rigoureuse est essentielle à une réunion réussie. Fixez les objectifs, sélectionnez les participants et compilez les documents nécessaires. Vérifiez également le bon fonctionnement du matériel. Si vous êtes sujet au trac, apprenez à prendre confiance et apprivoisez votre appréhension pour animer la réunion sereinement.
Optez pour le bon format de réunion
Selon la thématique abordée et les objectifs visés, différents types de réunions sont possibles : d’information, de revue, d’échange, de résolution de problème ou de prise de décision. Choisissez le format qui correspond le mieux à vos besoins.
Choisissez un style d’animation
Instaurez une dynamique de groupe en optant pour une animation énergique et adaptée. Vous pouvez adopter différentes postures en tant qu’animateur : facilitateur, coordinateur ou directif.
Structurez la réunion de travail
Définissez clairement le sujet, les objectifs, la liste des participants, le lieu, la date et l’horaire de la réunion. Rédigez l’ordre du jour, fixez une durée et invitez les participants en précisant le format et les objectifs de la rencontre.
Utilisez des méthodes et outils efficaces
Pour une réunion productive, utilisez des méthodes telles que l’icebreaker, le Pechakucha, les 6 chapeaux de la réflexion, le diagramme d’Ishikawa, le stand-up ou le brainstorming.
Conduisez une réunion de travail
Pensez à l’efficacité dès le début de la réunion. Commencez à l’heure, saluez les participants, faites un tour de table, rappeler le contexte, l’ordre du jour, les objectifs et les règles de fonctionnement. N’oubliez pas de nommer un éventuel rapporteur.
Phase de production
Votre rôle en tant qu’animateur est de veiller à ce que la réunion se déroule convenablement. Amorcez les débats, cadrer les échanges, assurez une juste répartition des temps de parole, anticipez les conflits et veillez à ce que la réflexion avance dans le bon sens.
Conclusion
Concluez les débats par une synthèse de ce qui a été dit et un rappel des décisions prises. Cette étape est cruciale pour verrouiller le travail effectué et passer à l’action. Assurez-vous également de la formalisation du compte-rendu de réunion et sa diffusion auprès des participants et des parties prenantes.
Réussir la conduite de vos réunions professionnelles est à votre portée. En suivant ces conseils, vous serez en mesure de maximiser la productivité individuelle et collective lors de vos rencontres. Alors, préparez-vous et devenez le maître des réunions !
