Avez-vous déjà entendu parler des outils collaboratifs ? Ils ont révolutionné la façon dont nous travaillons et nous permettent de gagner en efficacité. Mais qu’est-ce qu’un outil collaboratif exactement ?
Faciliter le partage d’informations
À l’origine, les outils collaboratifs étaient utilisés pour faciliter le partage et la transmission d’informations. Ils regroupaient une messagerie mail, un annuaire d’entreprise et un système de partage de documents. Lotus Note d’IBM fut le premier logiciel à réunir ces fonctionnalités à la fin des années 80. C’est ainsi que l’expression “Travail collaboratif assisté par ordinateur (TCAO)” est apparue.
Aujourd’hui, les fonctionnalités collaboratives sont devenues indispensables. Elles sont intégrées à de nombreux logiciels, qu’ils soient quotidiens ou spécifiques à certains domaines tels que la gestion commerciale ou la gestion de projet.
Accessible à tous
Initialement réservé aux grandes entreprises, l’informatique collaborative s’est démocratisée. Les petites et moyennes entreprises peuvent désormais intégrer facilement des outils logiciels et des pratiques de travail collaboratives pour gagner en efficacité.
De plus, la collaboration est au cœur du processus de transformation numérique. Elle modifie les modes de travail dans de nombreux secteurs. Par exemple, le BIM transforme actuellement l’industrie du bâtiment.
Les outils collaboratifs indispensables pour les petites entreprises
Communiquer et échanger de l’information
Grâce aux outils collaboratifs, la circulation de l’information au sein de l’entreprise et avec les clients est facilitée. Ils permettent de partager les agendas, de transmettre rapidement des documents lourds, de communiquer via des messageries instantanées, de trouver facilement une date pour une réunion, etc.
Pour une communication optimale, il est préférable d’opter pour une solution globale qui évite l’utilisation de nombreux outils non compatibles entre eux. Vous pouvez découvrir des outils collaboratifs dédiés à l’échange d’information dans nos articles :
- Comment accéder à vos données à distance
- Gérer simplement vos rendez-vous grâce au partage d’agenda
- Comment utiliser la visioconférence
Suivre et organiser des projets
Les outils collaboratifs numériques permettent de gagner en efficacité et en souplesse dans le suivi et la réalisation des projets. Ils centralisent les informations liées au projet dans une interface unique, réduisant ainsi le nombre de mails et offrant à chacun une vue précise de son intervention.
Découvrez deux types d’outils collaboratifs pour gérer vos projets :
Une première catégorie propose une organisation sous forme de “tâches” similaires à une liste de choses à faire. Ces outils simplifient la représentation des tâches et sous-tâches du projet, et identifient les personnes impliquées ainsi que les délais.
Une seconde catégorie offre une organisation sous forme de “post-it” ou de cartes virtuelles qui représentent les différentes tâches liées au projet. Un tableau avec plusieurs colonnes permet de classer les cartes et de visualiser l’avancement du projet en un coup d’œil.
Produire des documents et animer des réflexions
Des solutions simples permettent de produire des documents de façon collaborative. Elles facilitent le travail simultané sur un même document texte ou une présentation type PowerPoint, et sont idéales pour la réflexion en groupe lors des réunions.
Les solutions de Google (Google Docs, Google Slides…) et Microsoft Office 365 sont devenues populaires pour l’édition collaborative. Framasoft propose également une alternative libre et gratuite avec l’application en ligne Framapad.
Pour l’animation de réunion, Framemo permet de simuler un tableau blanc où chaque participant peut écrire. Klaxoon est une autre solution en ligne offrant davantage de fonctionnalités d’animation.
Interface de Framemo, consultez notre article dédié pour plus de détails.
Des suites collaboratives complètes pour la bureautique et la gestion de projet
Les suites complètes de grands éditeurs, telles que Office 365, Google Workspace et Zoho, intègrent de plus en plus de fonctionnalités collaboratives. Cependant, pour être efficace, une suite collaborative doit être intégrée dans l’organisation par des spécialistes et les utilisateurs doivent être formés aux nouvelles pratiques et aux outils.
Les outils mentionnés dans cet article ne constituent pas une liste exhaustive. Lorsque vous ferez votre choix, n’oubliez pas de rechercher des alternatives pour sélectionner le logiciel qui vous convient le mieux.
