Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tous les organismes de formation, y compris les Centres de Formation d’Apprentis (CFA). Cette certification, votée dans le cadre de la Loi Avenir Professionnel, garantit la qualité des formations dispensées. Dans cet article, nous vous proposons un guide complet sur le référentiel Qualiopi, en accord avec le Référentiel National Qualité (RNCQ) 2023.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ? Et qu’est-ce que le RNQ ?
La certification Qualiopi est un référentiel national qualité qui atteste de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires de formation. Elle est délivrée par un organisme certificateur après un audit rigoureux. L’auditeur vérifie si la structure respecte les exigences du référentiel Qualiopi.
Pourquoi obtenir la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes de formation qui souhaitent proposer des solutions de financement public ou des fonds mutualisés. Si vous voulez que vos clients puissent utiliser le CPF (Compte Personnel de Formation), bénéficier de financements par un opérateur (OPCO), ou répondre à des appels d’offres des régions ou de Pôle Emploi, vous devez passer la certification Qualiopi.
Qui doit avoir la certification Qualiopi ?
Tous les organismes de formation qui souhaitent mettre en place des financements publics pour leurs clients doivent obtenir la certification Qualiopi. Cela concerne les activités de formation continue, de formation par apprentissage, de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) et de bilans de compétences.
Comment obtenir le Certificat Qualiopi ?
Pour obtenir la certification Qualiopi, l’organisme de formation doit mettre en place les 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel Qualiopi. Il peut suivre les indications du guide de lecture ou se faire accompagner par un expert de la certification Qualiopi.
En parallèle, l’organisme de formation doit contacter un organisme certificateur certifié par le COFRAC afin de planifier un audit initial de certification. Cet audit est réalisé en présentiel par un auditeur qui vérifie si la structure respecte les critères du référentiel Qualiopi.
L’objectif est de valider les indicateurs et d’éviter les non-conformités. Les preuves nécessaires peuvent être des documents, des procédures ou tout autre élément attestant de la bonne mise en place du référentiel.
Quels sont les 7 critères et les 32 indicateurs Qualiopi ?
Le référentiel Qualiopi se compose de 7 critères et 32 indicateurs qualité. Ces indicateurs permettent d’évaluer la conformité de l’organisme de formation avec les exigences du référentiel. Ils couvrent différents aspects de la formation, tels que l’information du public, l’adaptation des prestations aux bénéficiaires et le développement des compétences.
Le processus d’audit
L’audit Qualiopi est réalisé en présentiel par un auditeur qui vérifie si la structure respecte les critères du référentiel Qualiopi. L’objectif est de valider les indicateurs et d’éviter les non-conformités. Les preuves nécessaires peuvent être des documents, des procédures ou tout autre élément attestant de la bonne mise en place du référentiel.
Les nouveaux entrants
Les nouveaux entrants dans le domaine de la certification Qualiopi sont les prestataires qui viennent de démarrer leur activité. Selon le guide de lecture, un nouvel entrant est un prestataire qui est dans sa première année d’activité. Le volume de formation n’est pas pris en compte. Par exemple, un organisme qui a soumis sa demande de Numéro de déclaration d’activité à la DREETS, mais qui n’a pas encore établi de Bilan Pédagogique et Financier, pourrait être considéré comme un nouvel entrant.
Qualiopi et les CFA
Les Centres de Formation d’Apprentis (CFA) ont des spécificités particulières lorsqu’il s’agit de la certification Qualiopi, notamment s’ils sont de nouveaux entrants. Voici quelques points clés à considérer :
- Les CFA ont quatre indicateurs qui leur sont propres dans le cadre de la certification Qualiopi. Ces indicateurs concernent l’exercice de la citoyenneté, les droits et devoirs de l’apprenti, le personnel dédié, et l’insertion professionnelle.
- Pour les nouveaux entrants, certaines modalités d’audit sont spécifiquement adaptées à leur situation. L’audit initial se concentre uniquement sur la formalisation des processus, tandis que l’audit de surveillance contrôle leur mise en application effective.
- La certification Qualiopi est obligatoire pour les CFA existants à la date de publication de la loi du 5 septembre 2018. Cette exigence devra être remplie au 1er janvier 2022.
- L’indicateur d’insertion professionnelle vise à démontrer l’existence d’actions favorisant l’insertion professionnelle ou la poursuite d’études.
- Le prestataire doit disposer d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.
Quel est le coût d’une certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi comporte deux types de coûts : les coûts de certification et les coûts de mise en place. Les coûts de certification comprennent les journées de déplacement du certificateur, qui coûtent entre 600 et 1500 euros par jour d’audit. Le nombre de jours d’audit dépend du chiffre d’affaires et des activités de formation de l’organisme. Les coûts de mise en place varient en fonction du budget de l’organisme. Il est possible de faire appel à un cabinet spécialisé, mais il est également possible de le faire en interne. Dans tous les cas, il faut prévoir du temps humain pour mettre en place de manière pérenne le référentiel Qualiopi.
Traitement des non-conformités
Une non-conformité est un écart par rapport aux mesures de référence. Les non-conformités sont classées en non-conformités mineures et non-conformités majeures. Les non-conformités mineures impliquent une prise en compte partielle des critères et des indicateurs, sans remettre en cause la qualité des prestations fournies. Les non-conformités majeures signifient que les indicateurs ne sont pas ou partiellement pris en compte, remettant en cause la qualité des services rendus.
En cas de non-conformités majeures non résolues dans les 3 mois, ou de non-conformités mineures déjà identifiées, la certification peut être suspendue ou retirée en fonction de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence des non-conformités identifiées. Des actions correctives doivent être mises en place dans les délais spécifiés.
Cas des organismes multi-sites
Les organismes multi-sites sont ceux qui exploitent plusieurs sites dont tout ou partie des opérations relèvent du périmètre de l’organisation certifiée. Une organisation multi-sites peut être une entité juridique unique ou plusieurs entités contractuellement affiliées à une fonction centrale.
Pour être qualifié de site multiple, l’organisme demandeur doit avoir un système qualité unique, identifier sa fonction centrale comme faisant partie de l’entité, avoir l’autorité organisationnelle pour définir et établir un système de qualité unique, et inclure tous les sites dans le programme de surveillance de l’organisation.
Les sites multi-sites sont audités selon des modalités spécifiques. L’échantillonnage est défini en fonction du type d’action et est représentatif de plusieurs sites différents. La fonction centrale doit s’assurer que les données de chaque site sont collectées, analysées et que des actions correctives sont prises si nécessaire.
Transfert de certification
Un transfert de certification consiste à reprendre une certification existante et valide par un autre organisme de certification accrédité ou en cours d’accréditation. Pour effectuer un transfert de certification, l’organisme demandeur envoie sa demande au nouvel organisme de certification. Celui-ci vérifie si les activités à certifier entrent dans son périmètre d’accréditation. L’ancien organisme de certification transmet alors toutes les informations nécessaires au nouvel organisme pour assurer la continuité de la certification.
Extension de certification – Ajouter un nouveau périmètre
Si un organisme souhaite réaliser un nouveau type d’action qui n’est pas encore inclus dans son périmètre de certification, il peut demander une extension de certification. Cela nécessite un audit approfondi des types d’actions concernés. Si l’audit est concluant, le certificat de l’organisme est mis à jour en conséquence.
Les changements apportés au référentiel national Qualité 2023
Le référentiel national Qualité 2023 apporte plusieurs modifications, notamment en ce qui concerne les contrôles sur l’utilisation de la sous-traitance par les organismes de formation. Les organismes devront désormais s’assurer que leurs sous-traitants respectent les critères de Qualiopi. De plus, le concept de “portage Qualiopi” pourrait être supprimé, ce qui signifie que chaque organisme devra obtenir sa propre certification. Le référentiel pourrait également évoluer vers une huitième version, intégrant de nouveaux critères pour garantir la qualité des formations.
En conclusion, la certification Qualiopi est indispensable pour les organismes de formation qui souhaitent proposer des solutions de financement public. Elle garantit la qualité des formations dispensées et répond aux exigences du marché de la formation. Mettez en place les critères et indicateurs du référentiel Qualiopi et préparez-vous à passer l’audit de certification.
