La sécurité des données personnelles est une préoccupation majeure dans notre société numérique. Il est essentiel de sensibiliser les utilisateurs, tant internes qu’externes à l’organisme, aux risques liés à la vie privée des personnes. Il est tout aussi important de les informer des mesures prises pour traiter ces risques et des conséquences en cas de manquement.
Les précautions élémentaires
Pour garantir la sécurité des données, plusieurs précautions doivent être prises :
Sensibilisation régulière
Il est primordial d’organiser des séances de sensibilisation afin de rappeler aux utilisateurs les risques liés à la protection des données personnelles. De plus, il est nécessaire d’envoyer régulièrement des mises à jour des procédures pertinentes à chaque personne en fonction de leur rôle. Enfin, des rappels par messagerie électronique peuvent être effectués pour maintenir l’attention des utilisateurs.
Documentation des procédures
Toutes les actions liées aux données personnelles doivent être documentées de manière claire et accessible à tous les utilisateurs concernés. Que ce soit une opération d’administration ou l’utilisation d’une application, il est indispensable d’expliquer chaque étape de manière compréhensible pour chaque catégorie d’utilisateurs.
Rédaction d’une charte informatique
Une charte informatique doit être rédigée pour rappeler les règles de protection des données et les sanctions encourues en cas de non-respect de celles-ci. Cette charte doit également inclure les modalités d’intervention des équipes chargées de la gestion des ressources informatiques, les règles de sécurité à respecter et les moyens d’authentification utilisés par l’organisme.
Utilisation des moyens informatiques et de télécommunications
La charte doit également préciser les modalités d’utilisation des moyens informatiques et de télécommunications mis à disposition des utilisateurs. Cela concerne le poste de travail, les équipements nomades, les espaces de stockage individuels, les réseaux locaux, l’accès à Internet, la messagerie électronique et la téléphonie.
Administration du système d’information
La charte doit enfin aborder les conditions d’administration du système d’information, en précisant l’existence de systèmes automatiques de filtrage, de traçabilité et de gestion du poste de travail.
Pour aller plus loin
Pour renforcer la sécurité des données personnelles, plusieurs mesures complémentaires peuvent être prises :
- Mettre en place une politique de classification de l’information, avec différents niveaux de confidentialité et un marquage spécifique sur les documents, supports et e-mails contenant des données sensibles.
- Ajouter une mention visible et explicite sur chaque page des documents contenant des données confidentielles.
- Organiser des séances de formation et de sensibilisation à la sécurité de l’information, avec des rappels périodiques par messagerie électronique. Des simulations d’attaques peuvent également être réalisées pour sensibiliser les utilisateurs aux risques (ex. : campagnes de phishing).
- Prévoir la signature d’un engagement de confidentialité ou intégrer une clause spécifique dans les contrats de travail concernant les données personnelles.
En suivant ces précautions et en sensibilisant les utilisateurs, nous contribuons à renforcer la sécurité des données personnelles et à protéger la vie privée de chacun.
