Sersol Berhad et ses filiales (collectivement appelées “le Groupe”) s’engagent à respecter les normes d’éthique les plus élevées dans leurs relations commerciales, en agissant avec intégrité et conformément à toutes les lois applicables, y compris la loi malaisienne sur la commission anti-corruption de 2009.
Ce texte ne vise pas à fournir des réponses définitives à toutes les questions concernant la corruption et les pots-de-vin, mais à donner une introduction de base sur la manière dont le Groupe combat la corruption et les pots-de-vin, conformément à son engagement en faveur d’un comportement légal, juste et éthique en toute circonstance.
Définitions
- Corruption : toute action qui serait considérée comme une infraction de don ou de réception de gratification en vertu de la loi malaisienne sur la commission anti-corruption.
- Pot-de-vin : défini par la loi malaisienne sur la commission anti-corruption comme tout acte de don ou de réception de gratification, comprenant notamment de l’argent, des cadeaux, l’octroi d’un emploi ou de services, des avantages financiers, des faveurs, etc.
- Conflit d’intérêts : lorsque les intérêts personnels d’une personne influencent, ont le potentiel d’influencer, ou sont perçus comme influençant leur prise de décision au sein du Groupe.
- Donation et parrainage : contributions caritatives et/ou paiements de parrainage destinés à soutenir la communauté.
- Directeurs : comprend tous les directeurs indépendants et non indépendants, les directeurs exécutifs et non exécutifs, ainsi que les directeurs suppléants.
- Poste exposé : un poste identifié comme vulnérable à la corruption par le biais d’une évaluation des risques. Cela peut inclure des rôles liés aux achats, aux finances, aux ventes ou à tout autre poste identifié comme vulnérable à la corruption et aux pots-de-vin.
Principes généraux de lutte contre la corruption et les pots-de-vin
Toutes les formes de corruption et de pots-de-vin sont interdites. Les employés ne doivent pas participer à des activités corrompues ou non éthiques, telles que l’extorsion, l’abus de pouvoir, le trafic d’influence, la fraude et le blanchiment d’argent.
La corruption et les pots-de-vin peuvent prendre la forme d’échanges d’argent, de biens, de services, de privilèges et/ou de traitements préférentiels. Les employés ne doivent pas, directement ou indirectement, offrir, donner, recevoir ou solliciter des avantages quelconques dans le but d’influencer les décisions ou les actions d’une personne au sein du Groupe, que ce soit pour le bénéfice du Groupe lui-même ou des parties prenantes impliquées dans la transaction.
Cette politique et procédure s’appliquent aux relations commerciales du Groupe avec des entités commerciales et gouvernementales, y compris les interactions avec leurs directeurs, employés, agents et représentants nommés.
Les employés ne subiront aucune rétrogradation, pénalité ou autre conséquence néfaste pour avoir refusé de verser ou de recevoir des pots-de-vin ou pour avoir refusé de se livrer à des comportements illicites, même si ce refus peut entraîner une perte d’activité commerciale ou un retard dans les opérations.
Le Groupe attribue les contrats sur la base du mérite et des appels d’offres. Les lettres de soutien sous toutes leurs formes ne sont pas reconnues comme faisant partie du processus de prise de décision commerciale.
La fonction d’audit interne du Groupe procèdera régulièrement à des évaluations des risques liés à la corruption et aux pots-de-vin.
Conflit d’intérêts
Les employés doivent éviter ou gérer de manière adéquate les situations de conflit d’intérêts et ne doivent pas utiliser leur position pour tirer profit ou nuire au Groupe.
Relations avec les partenaires commerciaux
Le Groupe attend de tous ses partenaires commerciaux qu’ils s’abstiennent de toute forme de corruption et de pots-de-vin. En cas de soupçon de corruption ou de pots-de-vin dans toute collaboration avec un partenaire commercial, le Groupe cherchera un autre partenaire commercial.
Le Groupe s’efforcera d’inclure dans les contrats des clauses permettant de résilier tout contrat en cas de soupçon raisonnable de corruption.
En cas de comportement suspect, d’allégations et/ou d’enquêtes liées à la corruption et aux pots-de-vin dans le cadre d’une collaboration avec le Groupe et un partenaire commercial, le Groupe effectuera des vérifications diligentes sur les parties concernées, y compris des recherches dans des bases de données pertinentes, des vérifications d’antécédents et des entretiens afin d’identifier les relations et de documenter les raisons de choisir un partenaire commercial plutôt qu’un autre.
Cadeaux, divertissements, hospitalité, voyages, dons et sponsorings
Le Groupe a adopté une politique de “Non Cadeau”, ce qui signifie que les employés sont interdits de recevoir ou de fournir directement ou indirectement des cadeaux, à quelques exceptions étroites près.
Les employés doivent respecter cette politique et éviter les conflits d’intérêts ou l’apparence d’un conflit d’intérêts dans les relations commerciales en cours ou potentielles entre le Groupe et des tiers, car un cadeau peut être considéré comme un pot-de-vin qui pourrait ternir la réputation du Groupe ou violer la loi.
Il est de la responsabilité des employés d’informer les tiers impliqués dans les relations commerciales du Groupe de sa politique de “Non Cadeau” et de demander leur compréhension et leur respect de cette politique.
Dans les cas exceptionnels où des tiers insistent pour offrir des cadeaux aux employés du Groupe malgré cette politique, les cadeaux doivent être refusés ou retournés immédiatement, à moins que le refus du cadeau ne risque de sérieusement offenser et de rompre les relations du Groupe avec le partenaire commercial. Toutefois, en aucun cas, un cadeau en espèces ne peut être accepté.
Non-conformité
Le Groupe prendra des mesures immédiates contre toute personne qui ne respecte pas cette politique et procédure. Cela peut inclure, sans s’y limiter, la résiliation de l’emploi ou des accords commerciaux, le lancement d’une action en justice et/ou la notification aux autorités compétentes.
Toute partie reconnue coupable par les autorités en vertu de la loi malaisienne sur la commission anti-corruption peut être condamnée à une amende d’au moins dix fois le montant ou la valeur de la gratification considérée comme l’objet de l’infraction, ou à une amende d’au moins 1 million de ringgit malaisien, ou à une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 20 ans, ou les deux à la fois.
Conservation des enregistrements
Le Groupe conserve et maintient des données, des enregistrements et des documents conformément aux exigences légales et réglementaires. Des contrôles internes appropriés sont mis en place pour garantir la conservation, l’archivage, la récupération, la conservation et le stockage adéquats des enregistrements.
Canal de dénonciation
Le Groupe a mis en place une politique de signalement des actes répréhensibles, détaillant les politiques et procédures du Groupe en matière de divulgation de toute pratique malveillante ou acte répréhensible survenu au sein du Groupe.
Les employés qui constatent des violations réelles ou suspectées de cette politique et de cette procédure sont tenus de signaler leurs préoccupations. Les parties concernées doivent veiller à ce que les incidents de corruption et de pots-de-vin suspectés soient signalés rapidement selon les procédures établies dans la politique de signalement des actes répréhensibles, qui est disponible sur le site web du Groupe.
Les rapports faits de bonne foi, que ce soit de manière anonyme ou non, seront traités de manière rapide et sans crainte de représailles, quel que soit le résultat de toute enquête.
Sensibilisation et formation
Le Groupe s’engage à organiser des programmes de sensibilisation et à fournir une formation annuelle à tous les employés afin de maintenir leur conscience de la politique et de la procédure, ainsi que de promouvoir en permanence l’intégrité et l’éthique.
De plus, le Groupe fournira une formation sur la politique et la procédure à tous les nouveaux employés.
Suivi, examen périodique et divulgation
Cette politique et procédure doivent être examinées chaque année et peuvent être modifiées par le conseil d’administration selon les besoins.
Cette politique et procédure doivent être publiées sur le site web de la société.
