Choisir un outil de Signature électronique
Les logiciels de Signature électronique sont issus du processus de dématérialisation des données, notamment pour les échanges de documents. La Signature numérique se distingue d’une signature manuscrite car elle n’est pas visuelle, mais correspond à une suite de chiffres qui produit une information binaire. Elle permet de garantir l’identité du signataire, l’irrépudiation par le signataire du document signé et l’intégrité du document signé, c’est-à-dire l’absence de modification. Ces outils facilitent les transactions et certains processus en permettant à un ou plusieurs destinataires de signer et parapher un document dématérialisé. La Signature digitale est utilisée notamment dans les secteurs de la vente et du marketing, des ressources humaines et du recrutement, ainsi que dans le domaine juridique.
Comment fonctionne une signature électronique ?
Un système de Signature électronique implique l’utilisation de mesures de sécurité informatiques issues de la cryptographie. Des certificats numériques existent et les entreprises utilisent l’horodatage pour valider l’authenticité des signatures électroniques. La signature numérique a une valeur légale, elle représente un réel gain de temps et permet de signer rapidement des documents. Ce procédé de signature est notamment utilisé pour les fichiers au format PDF, qui peuvent être manipulés sur Adobe Acrobat Reader, ainsi que les fichiers Word, JPG ou encore XML.
Ainsi, il est possible d’envoyer par courrier électronique des factures, des bons de commande et d’autres contrats à faire signer. Avant l’envoi d’un document, le logiciel de l’entreprise émettrice effectue un hachage cryptographique du fichier, c’est-à-dire qu’il génère une empreinte composée de chiffres et de lettres qui permet d’authentifier le document. Une signature électronique nécessite un certificat électronique qui joue le rôle d’une carte d’identité numérique. Ce certificat numérique, délivré par une autorité de certification de confiance, contient un certain nombre d’informations personnelles. Il sert à associer un document dématérialisé à deux clés, une clé privée et une clé publique. La clé privée sert à signer électroniquement un document, tandis que la clé publique sert à vérifier et déchiffrer cette signature numérique.
Les meilleurs outils de signature électronique
Pour signer des documents numériques, les meilleurs outils de Signature électronique sont DocuSign, Adobe Sign, Yousign ou encore Eversign.
Parmi les fonctionnalités les plus couramment proposées par une solution de Signature électronique :
- Création de signatures électroniques : vous avez la possibilité d’apposer différents types de signatures sur un document en les dessinant, en les saisissant ou en les téléchargeant. Vous pouvez également le faire depuis différents supports, tels qu’un ordinateur ou un téléphone portable.
- Stockage des documents : ce type d’outil propose l’archivage électronique et la centralisation de tous vos documents sur une interface web. Ces documents peuvent être classés en fonction de leur statut (par exemple : signé, en attente, non signé).
- Suivi des transactions : vous pouvez suivre en temps réel l’avancée du processus de signature. Certains outils vous notifient lorsque qu’un utilisateur ouvre un document et le signe. Il est également possible d’envoyer des notifications pour informer la personne concernée qu’un document est prêt à être signé, ou encore de programmer des rappels lorsque qu’un fichier est en cours de signature.
- Édition des documents : lorsque vous téléchargez un document, vous êtes autorisé à l’éditer en y ajoutant des champs spécifiques. Vous avez la possibilité de les personnaliser afin de créer des modèles facilitant la réalisation et l’envoi d’autres documents similaires.
- Envoi sécurisé de vos documents : vous disposez de services sécurisés lorsque vous envoyez un document qui nécessite une signature. Cela peut inclure une authentification par l’envoi d’un code secret sur le téléphone du signataire, l’ajout d’un mot de passe à l’ouverture du fichier, ou encore la demande de vérification par pièce d’identité ou par prise de photo.
- Intégration à d’autres outils professionnels : les outils de Signature électronique s’intègrent facilement à d’autres outils du quotidien, tels que Salesforce, Google Docs, Microsoft, Dropbox, ainsi que vos logiciels CRM ou ERP.
Les outils de signature électronique gratuits
Eversign, DocuSign, Signaturely ou encore Secured Signing sont des outils de Signature électronique qui proposent une formule gratuite. Cette formule donne droit à l’envoi de 3 à 5 documents par mois au maximum ou à la signature de documents seulement, en fonction de la solution choisie. D’autres outils tels que Adobe Sign, Signaturit ou Yousign offrent la possibilité d’une version d’essai gratuite. Ces différentes solutions proposent également des formules d’abonnement payantes pour répondre à des besoins importants et récurrents d’envoi de documents à signer.
