Les marchés publics sont d’une importance stratégique tant pour les entreprises que pour les autorités administratives. Ainsi, afin d’améliorer leur efficacité et leur sécurité, le gouvernement a rendu obligatoire la dématérialisation de la commande publique pour tous les marchés supérieurs à 25 000 € HT depuis fin 2018.
Cela apporte de nombreux avantages tels que la simplification des procédures et la réduction des coûts. Cependant, cela nécessite l’utilisation d’une solution adaptée pour la signature des documents numérisés.
Qu’est-ce qu’une signature électronique pour les marchés publics ?
La signature électronique pour un marché public consiste à utiliser un procédé permettant de signer électroniquement les documents échangés lors de la consultation. Elle nécessite l’utilisation d’un logiciel dédié qui répond aux exigences réglementaires.
La valeur légale de la signature électronique est équivalente à celle de la signature manuscrite, comme le prévoit l’article 1366 du Code civil. Cependant, son utilisation n’est pas obligatoire dans le cadre d’un marché public, sauf si l’acheteur public l’impose.
Dématérialisation des marchés publics : que dit la loi ?
La réglementation exige que tous les marchés publics dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € HT soient dématérialisés. Cela concerne les documents de consultation, les pièces relatives aux offres et candidatures, les échanges avec les acheteurs publics, ainsi que les notifications envoyées suite aux prises de décision.
La dématérialisation des marchés publics se fait sur la plateforme PLACE dédiée aux marchés publics. En deçà de 25 000 € HT, la dématérialisation n’est pas imposée, mais elle peut être choisie pour des raisons de simplicité et de fluidité.
Le recours à la signature électronique pour les marchés publics
L’utilisation de la signature électronique est également prévue lorsque cela est nécessaire pour un document transmis en ligne. Les candidatures et les offres ne sont pas obligées d’être signées, sauf si l’acheteur l’exige. En revanche, la validation de l’attribution du marché public doit être signée de manière manuscrite pour les documents imprimés et électronique pour les documents transmis par voie dématérialisée.
Signature électronique dans le cadre de la commande publique : comment ça marche ?
Lorsqu’une signature électronique est nécessaire dans le cadre d’un marché public, les dispositions prévues par l’arrêté du 22 mars 2019 doivent être suivies. Cela inclut l’obtention d’un certificat de signature électronique auprès d’un prestataire de services de confiance.
Deux types de signatures électroniques sont autorisés : la signature électronique avancée avec certificat qualifié et la signature électronique qualifiée. Ces signatures garantissent l’authenticité et l’intégrité des documents échangés.
Quels sont les avantages de la signature électronique pour les marchés publics ?
L’utilisation d’une solution de signature électronique lors d’un marché public offre de nombreux avantages aux entreprises :
- Plus de simplicité et de fluidité dans les échanges relatifs aux documents de consultation.
- Un processus de signature accéléré, sans nécessité de présence physique.
- La possibilité de suivre en temps réel la progression du dossier.
- Un maximum de sécurité, garantissant l’identité du signataire et l’intégrité des documents échangés.
- Un meilleur archivage des documents signés.
Les bonnes pratiques pour utiliser efficacement la signature électronique dans les marchés publics
Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour tirer le meilleur parti de la signature électronique lors d’un marché public :
- Disposer de la technologie nécessaire, en choisissant une application de signature électronique conforme aux exigences réglementaires.
- Obtenir un certificat électronique de signature auprès d’un prestataire de services de confiance.
- Prendre connaissance des exigences relatives à la signature électronique établies par l’acheteur public.
- Signer les documents électroniquement et les transmettre via le profil acheteur.
L’utilisation d’une assistance aux marchés publics peut garantir le respect de la procédure et l’utilisation de la bonne solution pour la signature électronique.
Questions fréquentes sur la signature électronique dans les marchés publics
Comment faire une signature électronique pour les marchés publics ?
Il est nécessaire d’utiliser un logiciel de signature électronique conforme aux exigences réglementaires et d’obtenir un certificat électronique.Comment signer un marché public ?
L’accès aux documents se fait via le profil acheteur sur la plateforme PLACE. Les documents doivent être signés électroniquement et renvoyés par ce biais.Peut-on imposer une signature électronique ?
Il n’est pas possible d’imposer l’utilisation de la signature électronique lors d’une signature entre deux parties privées. Cependant, un acheteur public peut l’exiger lors d’un marché public.
