Besoin de signer un texte ? Word offre trois solutions très efficaces pour personnaliser ou authentifier un document de manière simple, en utilisant une signature manuscrite ou numérique.
Que ce soit pour un courrier administratif, professionnel ou personnel, il est fréquent de devoir fournir un document signé – ou de devoir le signer. Bien sûr, il est toujours possible d’imprimer un document créé avec un logiciel de traitement de texte, puis de le signer à la main pour l’envoyer par la poste. Cependant, lorsqu’il faut le renvoyer par e-mail, il est nécessaire de le numériser, ce qui peut être fastidieux et souvent inutile. En effet, un logiciel comme Word intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour signer un document. Il est même possible d’intégrer une signature manuscrite dans un document numérique, ce qui évite le recours au papier !
Notez que les deux premières fonctionnalités décrites dans cette astuce (Ajouter une Ligne de signature et Insérer une signature numérique) ne fonctionnent qu’avec Word pour Windows. En revanche, l’insertion d’une signature manuscrite peut être effectuée aussi bien sur PC que sur Mac, avec les versions récentes de la suite Microsoft Office. Enfin, avec les fonctionnalités limitées de la version gratuite de Word en ligne, vous pouvez simplement insérer un fichier image de votre signature manuscrite.
Comment ajouter une ligne de signature dans un document Word ?
Si vous prévoyez d’imprimer votre document, cette solution est simple et rapide. En effet, la fonction Ligne de signature permet d’ajouter à votre document un espace pour signer un document imprimé. Cependant, cette méthode n’est actuellement disponible que dans Word pour Windows. Si vous travaillez sur Mac ou dans Word en ligne, ou si vous préférez ajouter rapidement une signature manuscrite sans mesure de sécurité dans Word pour Windows, consultez notre section sur l’insertion d’une signature manuscrite.
Lancez Word pour Windows et ouvrez le document dans lequel vous souhaitez ajouter une signature.
Dans le ruban des fonctions, cliquez sur l’onglet Insertion.
Cliquez sur Signature dans la section Texte.
Une fenêtre intitulée Configuration de signature s’affiche. Remplissez les champs d’informations nécessaires tels que le nom du signataire, la fonction ou le titre, etc. Cliquez sur le bouton OK pour valider et fermer la fenêtre.
Une boîte de signature apparaît alors dans votre document. Vous pouvez la placer où vous le souhaitez. Lorsque la signature est sélectionnée, utilisez par exemple les boutons Aligner à gauche, à droite ou Centrer de l’onglet Accueil pour la positionner.
Il ne vous reste plus qu’à imprimer le document pour le signer à la main ou à le sauvegarder – au format docx – pour y ajouter une signature numérique.
Comment insérer une signature numérique dans un document Word ?
Pour ajouter une signature numérique à votre document Word pour Windows – l’option n’est pas disponible dans Word pour Mac -, vous devez d’abord avoir inséré une ligne de signature, comme expliqué précédemment. En principe, vous devez également installer un certificat de sécurité pour votre signature. Si vous n’en avez pas, Word vous demandera si vous souhaitez en obtenir un auprès d’un partenaire Microsoft. Cependant, vous pouvez créer votre propre certificat à l’aide d’un logiciel spécial, Selfcert, qui est inclus dans Microsoft Office.
Ouvrez le dossier dans lequel Microsoft Office est installé. Il se trouve généralement sur le disque C: (par exemple C:Program Files (x86)Microsoft OfficerootOffice16).
Double-cliquez sur le logiciel Selfcert.exe pour l’ouvrir.
Une fenêtre intitulée Créer une signature numérique s’ouvre. Donnez un nom à votre certificat, puis cliquez sur OK.
Revenez ensuite sur votre document Word et double-cliquez sur la ligne de signature.
La fenêtre Signature s’ouvre. Vous pouvez soit saisir votre nom (ou celui du signataire) dans le champ de saisie…
… soit cliquer sur Sélectionner une image si vous avez un fichier graphique contenant votre signature manuscrite (suivez nos conseils ci-dessous pour récupérer votre signature dans un fichier image).
Dans la fenêtre Insertion d’images, cliquez sur À partir d’un fichier pour parcourir les dossiers de votre disque dur, trouver l’image et cliquer sur Ouvrir.
Dans la fenêtre Signature, l’image de votre signature apparaît.
Que vous ayez saisi un nom ou ajouté une image de votre signature, cliquez enfin sur le bouton Signer.
Dans le document, votre signature certifiée est ajoutée à la ligne de signature. Attention, si vous modifiez le document après l’avoir signé, la signature numérique sera invalidée et vous devrez recommencer l’opération. Un message vous l’indiquera.
Si vous rouvrez un document signé avec une Ligne de signature certifiée, Word pour Windows et Word pour Mac vous permettent de le Modifier quand même. Cependant, vous devrez le signer de nouveau, ce qui ne sera possible que dans Word pour Windows, mais pas sur Mac. Et faites attention, une fois que vous avez appuyé sur le bouton Modifier quand même, Word réenregistre automatiquement votre document, sans la signature. Donc, faites une copie avant de l’ouvrir si vous souhaitez conserver l’original signé et certifié sans modification.
Comment insérer une signature manuscrite dans un document Word ?
La fonction de la Ligne de signature détaillée précédemment n’est disponible que dans Word pour Windows. Si vous la trouvez trop contraignante ou si vous utilisez Word pour Mac, voici une autre méthode : enregistrez votre signature manuscrite ou votre paraphe dans un fichier image, puis insérez-le comme n’importe quel fichier graphique dans vos documents Word (Windows, Mac ou en ligne). Vous pouvez même lui associer du texte (votre nom et votre fonction, par exemple) et enregistrer ce “bloc de signature” pour l’utiliser plus facilement dans Word pour Windows et Mac à l’avenir.
Dessinez votre signature au centre d’une feuille de papier blanc, de préférence avec un stylo noir.
Si vous avez un scanner ou une imprimante multifonction, numérisez-la en l’enregistrant au format Jpeg ou PNG, par exemple.
Si vous n’avez pas de scanner, utilisez votre smartphone. Vous pouvez soit prendre une photo de la signature, bien que le résultat ne soit pas optimal, soit utiliser une application de dessin pour iOS ou Android : signez avec votre doigt sur l’écran tactile, puis enregistrez l’image au format Jpeg ou PNG. Par exemple, envoyez-vous l’image par e-mail en l’ajoutant en pièce jointe.
Une fois l’image récupérée sur votre ordinateur Mac ou PC, placez-vous à l’endroit souhaité dans le document Word.
Dans Windows, dans l’onglet Insertion, dans la section Illustrations, cliquez sur Images > Cet appareil…
Sur Mac, dans l’onglet Insertion, cliquez sur Images > Image à partir d’un fichier…
Redimensionnez l’image en ne faisant glisser que les poignées aux quatre coins pour conserver les proportions (sinon l’image sera déformée). Dans l’exemple ci-dessous, nous attrapons la poignée du coin inférieur droit.
Si des parties indésirables encombrent l’image, double-cliquez dessus pour la sélectionner, puis activez l’onglet Format de l’image. Cliquez ensuite sur Rogner (dans la section Taille, dans Windows).
Faites glisser une ou plusieurs des huit poignées pour recadrer l’image sur la partie utile. Cliquez à nouveau sur l’icône Rogner pour valider la modification.
Sur Mac et PC, dans cet onglet Format de l’image, vous disposez également de différentes fonctions pour améliorer l’image : Corrections, Couleur, etc.
Enfin, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’image, puis choisissez Enregistrer en tant qu’image pour la conserver dans un fichier graphique séparé. Votre signature est prête à être réutilisée dans n’importe quelle application.
Si vous souhaitez ajouter des informations telles que votre nom et votre fonction à votre signature dans Word, enregistrez-les avec le fichier image en tant qu’Insertion automatique.
Dans Word pour Mac ou Windows, tapez le texte souhaité sous l’image, sur une ou plusieurs lignes, puis sélectionnez le tout : l’image et le texte ci-dessous. La procédure diffère ensuite sur Mac et PC…
Dans Word pour Windows, tout d’abord : dans l’onglet Insertion, dans la section Texte, cliquez sur QuickPart.
Sélectionnez la dernière option : Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart.
Donnez un nom à ce “bloc de construction” dans le champ Nom. Vous pouvez soit laisser ce bloc dans la Galerie par défaut QuickPart, soit, comme le suggère Microsoft, le ranger dans la Galerie Insertion automatique. Cliquez sur le bouton OK.
Dans l’onglet Insertion, lorsque vous cliquez à nouveau sur QuickPart, le bloc de signature est disponible soit directement, soit dans le sous-menu Insertion automatique.
Notez que la gestion et la suppression des blocs se font dans QuickPart > Organisateur de blocs de construction. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur un nom de colonne (Nom, Galerie…) pour trier la liste par ordre alphabétique.
Dans Word pour Mac, maintenant : dans le menu Insérer, sélectionnez Insertion automatique > Nouveau.
Donnez un nom à votre bloc de signature, puis appuyez sur OK.
Plus tard, pour insérer ce bloc de signature, placez-vous à l’endroit souhaité dans le document.
Dans le menu Insérer, cliquez sur Insertion automatique > Insertion automatique, puis sur le nom du bloc de signature, et enfin sur le bouton Insérer.
Vous pouvez également supprimer ce bloc de signature si nécessaire dans cette fenêtre.
Un dernier conseil pour conclure. Prenez le temps de numériser plusieurs signatures manuscrites – avec quelques variantes de formes – et de les enregistrer dans différents formats (Jpeg, PNG, TIFF, PDF…) dans un dossier spécial sur votre ordinateur. Vous aurez ainsi une collection de paraphe que vous pourrez facilement utiliser dans différents logiciels pour apposer votre signature.
