L’utilisation des signatures manuscrites, électroniques et numériques est courante, mais il est essentiel de distinguer ces termes et de comprendre leurs spécificités. Dans cet article, nous examinerons chacun de ces types de signatures et discuterons de leurs avantages et inconvénients respectifs.
Qu’est-ce qu’une signature manuscrite ?
Une signature manuscrite traditionnelle est appliquée à l’aide d’un stylo ou d’un crayon sur un support physique tel qu’une feuille de papier. Au fil des décennies, les signatures manuscrites ont été utilisées par les individus et les entreprises pour les contrats et les documents. Lorsque nous pensons à une signature, c’est généralement ce type de signature qui nous vient à l’esprit.
Signature électronique
Une signature électronique reproduit l’objectif et la signification d’une signature manuscrite, mais de manière numérique. En utilisant une plateforme de signature électronique, un logiciel peut créer et appliquer une signature électronique à un document numérique. Il existe trois types de signatures électroniques généralement reconnus :
La signature électronique simple : il s’agit de la forme la plus basique d’une signature électronique, qui ne nécessite pas de normes de sécurité spécifiques. Par exemple, une image au format .jpg d’une signature manuscrite collée dans un document Word peut être considérée comme une signature électronique simple. C’est la forme de signature la moins fiable et la moins utilisée.
La signature électronique avancée (AES) : ce type de signature électronique comprend des normes d’authentification et de sécurité qui permettent de vérifier l’identité du signataire et l’authenticité de la signature. C’est le type de signature électronique le plus couramment utilisé.
La signature électronique qualifiée (QES) : ce troisième type de signature comprend les normes de sécurité d’une AES, avec une étape supplémentaire. La signature doit inclure un certificat numérique d’un fournisseur de services de confiance qualifié pour vérifier la signature.
En revanche, une signature numérique n’est pas une signature à proprement parler, mais une technologie de cryptage et de décryptage qui garantit la sécurité des AES et des QES.
Inconvénients des signatures manuscrites
Au fil des années, l’adoption des signatures électroniques a augmenté, principalement en raison des défis et inconvénients liés à l’utilisation des signatures manuscrites.
Délai d’exécution : les processus numériques sont plus rapides que les processus physiques. Les étapes nécessaires pour utiliser une signature manuscrite, telles que l’envoi de documents papier, l’organisation de réunions en personne et la conservation des archives, prennent beaucoup de temps.
Coût : l’utilisation de signatures manuscrites implique des coûts, tels que l’achat de papier, les frais d’impression et de stockage. En revanche, la signature électronique élimine ces coûts supplémentaires.
Destinataires : grâce à un logiciel de signature électronique, une organisation peut envoyer un même document à plusieurs destinataires. Les signataires peuvent signer simultanément ou à leur convenance, ce qui facilite le processus de signature.
Conservation et récupération des documents : la conservation d’une copie papier expose l’organisation à un risque accru d’erreur humaine ou de perte des archives. Les signatures électroniques permettent de conserver et de récupérer facilement les documents numériques.
Responsabilité sociale : l’utilisation de signatures électroniques est plus écologique que le maintien de processus dépendant du papier. Elle permet de réduire considérablement la quantité de papier utilisée dans les processus commerciaux.
Principales raisons de privilégier les solutions de signatures électroniques
Les signatures électroniques offrent de nombreux avantages par rapport aux signatures manuscrites. Voici quelques raisons de donner la priorité aux solutions de signatures électroniques :
Signer n’importe où, n’importe quand : les solutions telles que OneSpan Sign permettent aux signataires de signer à tout moment et en tout lieu. Que ce soit en ligne ou hors ligne, à la maison ou au bureau, vous pouvez effectuer des transactions à distance et demander des signatures.
Technologie adaptée aux appareils portables : OneSpan Sign a été conçu pour être compatible avec tous les types d’appareils portables, tels que les iPads, les iPhones, les tablettes et les smartphones Android.
Modèles réutilisables de signature électronique : utilisez des modèles de documents réutilisables et l’automatisation pour simplifier votre processus de signature. Même la création d’un nouveau document est simple et intuitive grâce à l’outil de création de documents par glisser-déposer.
Flux de travail numériques : les signatures électroniques sont essentielles pour les processus numériques. Elles permettent de maintenir la continuité des activités avec vos équipes et d’établir des services entièrement à distance.
Signature sécurisée : OneSpan Sign offre un niveau élevé d’assurance d’identité grâce à des options de vérification et d’authentification biométriques. De plus, la technologie de signature numérique et les sceaux d’inviolabilité protègent le document entre les signataires.
Conformité : OneSpan Sign est conforme à des normes strictes telles que ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Type II, HIPAA, FedRAMP, et bien d’autres.
Comment ça marche : ajouter une signature à vos documents électroniques
Pour comprendre comment ajouter une signature électronique à vos documents, voici un tutoriel utilisant la solution OneSpan Sign :
Ouvrez l’invitation par courrier électronique que vous avez reçue. Cliquez sur le bouton pour être redirigé vers le document dans OneSpan Sign et accéder à toutes les fonctionnalités.
Il se peut que vous soyez invité à remplir un formulaire de divulgation et de consentement à la signature électronique. Cochez la case indiquant que vous avez lu le document, puis cliquez sur “Accepter” pour passer au document suivant.
Un aperçu de chaque document à signer apparaîtra dans le menu de gauche de l’interface utilisateur. Suivez les instructions pour signer électroniquement chaque document. Vous devrez peut-être ajouter votre signature et remplir d’autres champs de formulaire.
Une fois que vous avez signé tous les documents, cliquez sur “Confirmer” dans le menu.
Félicitations ! Vous avez ajouté avec succès une signature électronique à votre document en utilisant OneSpan Sign !
Questions fréquemment posées sur les signatures électroniques
- Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Oui, les signatures électroniques et les outils de signature électronique sont légalement acceptables dans de nombreux pays. Des lois sur les signatures électroniques ont été adoptées pour réglementer leur utilisation dans plus de 60 pays, notamment aux États-Unis, dans l’Union européenne, et bien d’autres.
- Quand faut-il utiliser une signature manuscrite plutôt qu’une signature électronique ?
Dans la plupart des cas, une signature électronique peut être utilisée à la place d’une signature manuscrite. Cependant, certaines situations peuvent nécessiter une signature manuscrite, comme lorsqu’un notaire est requis. Il convient de consulter les exigences légales et réglementaires spécifiques à votre pays.
- OneSpan Sign peut-il appliquer ma signature comme une signature manuscrite ?
OneSpan Sign offre la possibilité de téléverser une image de votre signature (au format .jpg ou .png) pour l’utiliser dans les documents. Vous pouvez également dessiner votre signature en utilisant votre doigt ou un stylet sur un écran tactile.
En conclusion, les signatures électroniques offrent de nombreux avantages par rapport aux signatures manuscrites. Elles sont plus rapides, moins coûteuses, plus flexibles et plus respectueuses de l’environnement. Si vous souhaitez optimiser vos processus de signature, explorer les solutions de signature électronique comme OneSpan Sign peut être une excellente option à considérer.
