Signature manuscrite, signature électronique et signature numérique
Avant de commencer, il est important de définir et de distinguer les termes. La signature manuscrite, la signature électronique et la signature numérique sont des concepts connexes dont l’utilisation et la signification se recoupent, mais elles ne sont pas synonymes.
Qu’est-ce qu’une signature manuscrite ?
Une signature traditionnelle réalisée avec de l’encre est apposée à l’aide d’outils analogiques tels qu’un stylo ou un crayon sur un support physique tel qu’une feuille de papier. Depuis des décennies, les individus et les entreprises se sont appuyés sur des signatures manuscrites pour les contrats et les documents, et c’est généralement la première chose qui vient à l’esprit lorsqu’on parle de signature.
Signature électronique
Une signature électronique reproduit l’objectif et la signification d’une signature manuscrite, mais par des moyens numériques. En utilisant une plateforme de signature électronique, un logiciel peut créer et appliquer une signature électronique à un document numérique. Il existe trois types de signatures électroniques généralement reconnus, chacun ayant ses propres normes.
La signature électronique simple : elle a la forme de base d’une signature et ne présente pas d’exigences spécifiques ni de normes de sécurité. Par exemple, une image au format .jpg d’une signature manuscrite collée dans un document Word est un exemple de signature électronique. C’est la forme de signature la moins robuste et la moins acceptable en termes d’applicabilité et de validité juridique.
La signature électronique avancée (AES) : elle comprend des normes d’authentification et de sécurité qui permettent de vérifier l’identité du signataire et l’authenticité de la signature. Il s’agit du type de signature électronique le plus couramment utilisé.
La signature électronique qualifiée (QES) : le troisième type de signature comprend les normes de sécurité d’une AES, avec une étape supplémentaire. La signature doit inclure un certificat numérique d’un fournisseur de services de confiance qualifié pour vérifier la signature.
Enfin, une signature numérique n’est pas une signature à proprement parler, contrairement aux termes examinés ci-dessus. Au contraire, la signature numérique est une technologie de cryptage/décryptage qui garantit la sécurité de l’AES et du QES.
Inconvénients des signatures manuscrites
Depuis plus de vingt ans, l’adoption de la signature électronique augmente à mesure que les organisations font face aux défis et inconvénients liés à l’utilisation de signatures physiques.
Délai d’exécution : les processus numériques sont plus rapides que les processus physiques. Les processus opérationnels physiques typiques impliquent l’envoi de documents papier, l’organisation de réunions en personne pour examiner les contrats, la photocopie, l’archivage et la révision des documents. Toutes ces étapes rallongent le temps nécessaire pour finaliser vos documents.
Coût : en plus du temps, il y a des coûts associés. L’achat, l’impression de chaque page et le stockage du papier entraînent des dépenses qui peuvent être éliminées grâce à un processus numérique.
Destinataires : le logiciel de signature électronique permet à une organisation d’envoyer le même document à plusieurs destinataires pour signature. Les signataires peuvent signer simultanément ou à leur convenance. Comparez cela à la logistique nécessaire pour organiser plusieurs réunions avec différents signataires lors de processus complexes.
Conservation et récupération des documents : il est essentiel de pouvoir récupérer un contrat pour résoudre des litiges. Conserver une copie papier expose votre organisation à un risque accru d’erreurs humaines ou de dommages aux archives.
Responsabilité sociale : les signatures électroniques sont un choix plus respectueux de l’environnement que le maintien de processus dépendant du papier. La signature électronique permet de réduire considérablement la quantité de papier utilisée dans vos processus commerciaux et de favoriser un modèle d’entreprise plus durable.
Principales raisons de donner la priorité aux solutions de signatures électroniques
Signer n’importe où, n’importe quand : OneSpan Sign permet aux signataires de signer quand et où ils le souhaitent. Que ce soit en ligne ou hors ligne, à la maison ou au bureau, vous pouvez effectuer des transactions à distance et demander des signatures.
Technologie adaptée aux appareils portables : OneSpan Sign a été conçu en pensant aux appareils mobiles et prend en charge tous les types d’appareils portables, y compris les iPads Mac iOS, les iPhones, les tablettes et les smartphones Android.
Modèles réutilisables de signature électronique : profitez des modèles de documents réutilisables et de l’automatisation pour rationaliser votre processus de signature. Même la création d’un nouveau document est simple et intuitive grâce à notre outil de création de documents par glisser-déposer.
Flux de travail numériques : les signatures électroniques sont la pierre angulaire des processus numériques. Maintenez la continuité des activités avec vos équipes et établissez des services entièrement à distance grâce aux signatures électroniques.
Signature sécurisée : OneSpan Sign offre un niveau élevé d’assurance quant à l’identité grâce à des options de vérification d’identité et d’authentification biométrique. De plus, la technologie de signature numérique et les sceaux d’inviolabilité protègent le document entre les signataires.
Conformité : OneSpan Sign est conforme aux normes ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC 2 Type II, HIPAA, FedRAMP et à d’autres exigences strictes.
Comment ça marche : ajouter une signature à vos documents électroniques
Ce tutoriel montre comment utiliser la solution de signature OneSpan Sign (anciennement eSignLive) pour signer des documents de manière numérique, que vous soyez une entreprise, une PME, une multinationale, un freelance ou une institution. La vidéo et les instructions écrites supposent que le signataire a déjà reçu l’invitation à signer par le biais de son service de messagerie électronique.
Ouvrez l’e-mail d’invitation qui se trouve dans votre boîte de réception. Cliquez sur le bouton pour être redirigé vers le document dans OneSpan Sign et accéder à toutes les fonctionnalités.
Il vous sera peut-être demandé de remplir un formulaire de divulgation et de consentement à la signature électronique, le cas échéant. Il y a une case à cocher indiquant que vous avez lu le document. Une fois terminé, cliquez sur le bouton “Accepter” pour passer au document électronique suivant.
Un aperçu de chaque document à signer s’affiche dans le menu de gauche de l’interface utilisateur. Dans l’exemple vidéo ci-dessus, il y a deux documents à signer pour cette transaction.
Il est maintenant temps de signer électroniquement le document. Cliquez sur le champ “Signature” pour insérer votre signature. Vous devrez peut-être remplir d’autres champs de formulaire. Parcourez le document et fournissez toutes les informations nécessaires.
Répétez l’étape 4 pour tous les documents. Ensuite, cliquez sur “Confirmer” dans le menu.
Félicitations ! Vous avez réussi à appliquer une signature électronique à votre document en utilisant OneSpan Sign !
Parcourez d’autres tutoriels vidéo sur la création de signatures électroniques pour tous vos documents numériques et accords importants dans les ressources de support OneSpan.
- Comment signer électroniquement un document à partir d’un e-mail
- Expérience de la signature électronique avec OneSpan Sign
- Application mobile OneSpan Sign : Comment envoyer et signer électroniquement des documents
Questions fréquemment posées sur les signatures électroniques
Les signatures électroniques sont-elles légales ?
Oui. Les signatures électroniques et les outils de signature électronique peuvent être utilisés pour signer des documents, des transactions électroniques ou d’autres contrats sous forme électronique. Des lois sur les signatures électroniques ont été adoptées dans plus de 60 pays pour réglementer et établir leur utilisation. Voici quelques exemples notables de lois sur la signature électronique :
- Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) : États-Unis
- Loi sur les transactions électroniques universelles (UETA) : États-Unis
- eIDAS : Union européenne
Quand faut-il utiliser une signature manuscrite plutôt qu’une signature électronique ?
Dans presque tous les cas, une signature électronique peut être utilisée à la place d’une signature manuscrite. Cependant, il peut y avoir des exceptions. Pour plus de détails à ce sujet, référez-vous aux exigences légales et aux réglementations en vigueur dans votre pays.
Un exemple courant de documents juridiques pour lesquels une signature électronique n’est pas acceptable est lorsque la présence d’un notaire est requise. Cependant, de nombreux gouvernements ont mis en place des ordonnances d’urgence en 2020 pour permettre la notarisation en ligne à distance (RON). RON permet aux notaires et aux signataires de remplir et d’authentifier des contrats sans se rencontrer en personne. Ces réglementations peuvent cependant avoir expiré. Consultez les lois locales pour obtenir plus d’informations.
OneSpan Sign peut-il appliquer ma signature comme une signature manuscrite ?
OneSpan Sign aide les organisations à numériser leurs processus et à obtenir le consentement de leurs signataires grâce à des signatures électroniques sécurisées et fiables. Cependant, OneSpan Sign propose également une fonctionnalité permettant aux signataires de téléverser une image au format .jpg ou .png de leur signature pour l’utiliser dans les documents. De plus, les signataires peuvent choisir de dessiner leur signature avec leur doigt ou un stylet sur un pavé tactile ou un écran tactile en temps réel.
