De nos jours, la technologie numérique a révolutionné notre façon de communiquer, de travailler et même de signer des documents importants. Les signatures électroniques sont devenues courantes et sont utilisées dans divers domaines tels que les contrats, les accords commerciaux et même les contrats de travail. Mais savez-vous vraiment ce qu’est une signature électronique et comment elle fonctionne ? Dans cet article, nous explorerons en détail les différentes facettes des signatures électroniques, en mettant l’accent sur les signatures électroniques qualifiées (SEQ) et leur légalité.
Les signatures électroniques qualifiées (SEQ)
Les signatures électroniques qualifiées sont similaires aux signatures manuscrites, car elles sont uniques pour chaque personne et sont donc inviolables. Cela est dû à la manière dont les données du signataire sont liées à une clé numérique. La signature électronique simple est convertie en un code numérique crypté, appelé valeur de hachage, qui est ensuite crypté à l’aide d’une clé privée à laquelle seul le détenteur a accès. La valeur de hachage cryptée peut être déchiffrée à l’aide d’une clé publique, ce qui permet de vérifier que la clé privée appropriée a été utilisée pour le cryptage. Ce processus de vérification de l’authenticité de la clé privée est effectué par une autorité de certification.
Obtenir une signature électronique qualifiée
Dans la pratique, les utilisateurs doivent s’inscrire auprès d’un fournisseur de signatures électroniques qualifiées pour obtenir une signature électronique. Après avoir confirmé leur identité, les utilisateurs reçoivent généralement un jeton, souvent sous la forme d’une carte avec un lecteur de carte, qui leur permet de créer leur propre signature SEQ. Cependant, certains fournisseurs utilisent également des méthodes de signature sans jeton, telles que IDnow eSign, où l’identification est effectuée via une procédure de vidéo-identification, permettant à l’utilisateur de signer le contrat immédiatement après.
La validité d’une signature numérique
En général, une signature numérique est considérée comme juridiquement valide lorsque toutes les parties concernées conviennent de son utilisation et y consentent. Cela signifie que même une signature manuscrite numérisée peut être valide si toutes les parties sont d’accord. Cependant, dans certains cas, une forme écrite est obligatoire, telle que l’achat d’une propriété ou la création d’une entreprise. Dans ces cas, seule une signature électronique qualifiée est considérée comme un substitut numérique complet et donc juridiquement valide.
Les signatures électroniques dans les ressources humaines
Depuis le 1er août 2022, la directive européenne 2019/1152 a été mise en œuvre dans la législation allemande. Cependant, cette mise en œuvre a souvent été mal interprétée, donnant l’impression que “les contrats de travail ne peuvent plus du tout être signés électroniquement” en Allemagne. Cette confusion peut être due à une différenciation insuffisante entre le contrat de travail et la preuve des conditions de travail dans les médias. En réalité, les règles suivantes s’appliquent toujours :
Selon l’article 12, paragraphe 1, phrase 1 de la loi allemande sur le prêt de main-d’œuvre (AÜG), les contrats de travail à durée déterminée, tels que les contrats de mise à disposition de personnel, doivent être rédigés par écrit. Selon l’article 126 a du code civil allemand (BGB), l’utilisation d’une signature électronique qualifiée (SEQ) satisfait à cette exigence d’écriture. Une condition préalable à l’établissement d’une SEQ est la possession de certificats électroniques qualifiés. Ces certificats peuvent être obtenus non seulement auprès de fournisseurs de services de confiance allemands, mais aussi auprès d’autres fournisseurs accrédités de l’UE ou de l’EEE (conformément à l’article 25, paragraphe 3, du règlement de l’UE 910/2014 sur les identités électroniques et les services de confiance eIDAS).
Les contrats de travail à durée indéterminée ne sont pas soumis à des exigences de forme et peuvent être signés à l’aide de signatures électroniques simples, avancées ou qualifiées. Bien que les accords verbaux soient valables pour conclure un contrat de travail, ils sont considérés comme insuffisants en termes de preuve en cas de litige. Seules quelques opérations spécifiques en matière de ressources humaines sont exclues de la forme électronique selon la législation allemande, telles que les résiliations et les accords de résiliation de contrats de travail (article 623 du code civil allemand) ainsi que les certificats de travail (article 630 du code civil allemand, article 109 du code des professions).
En ce qui concerne “la preuve des conditions de travail”, l’utilisation de la forme électronique est exclue selon l’article 2, paragraphe 1, phrase 3 de la loi allemande sur la preuve des conditions de travail (NachwG). Le contrat de travail doit donc être présenté en format papier en Allemagne, c’est-à-dire qu’il doit pouvoir être présenté et signé à la main par l’employé. Le stockage purement électronique est interdit. En cas de non-respect de cette exigence, une amende de 2 000 euros est prévue. La raison de cette amende pourrait être que de nombreuses entreprises ne fournissent pas aux employés les informations requises sur les conditions de travail. Jusqu’à présent, les employés avaient le droit de recevoir un aperçu des conditions de travail sous forme papier.
En conclusion, les signatures électroniques sont devenues une méthode courante pour signer des documents numériquement. Les signatures électroniques qualifiées renforcent la sécurité et la validité de ces signatures en les rendant inviolables. Cependant, il est important de se conformer aux lois et réglementations spécifiques de chaque pays pour s’assurer que les signatures électroniques sont légalement acceptées. En étant informé des exigences légales et en utilisant les services de fournisseurs de confiance, vous pouvez profiter des avantages des signatures électroniques tout en protégeant vos droits légaux.
