La signature électronique est un outil essentiel qui simplifie et accélère l’utilisation des contrats. Autrefois, une simple poignée de main suffisait pour conclure une affaire ou un accord. Aujourd’hui, la complexité croissante des transactions a donné lieu à l’utilisation de contrats écrits, qui permettent de formaliser les engagements des parties et d’anticiper d’éventuels imprévus tout au long de leur exécution.
Signer un contrat en ligne est un moyen de garantir que les deux parties ont véritablement convenu des modalités de l’accord, sans avoir besoin de papier, de déplacements ou d’envois de courrier coûteux et inefficaces.
Que ce soit pour signer un contrat de travail, d’assurance, d’abonnement, un accord d’intéressement en entreprise, un entretien annuel d’évaluation ou tout autre engagement, la signature électronique est maintenant de rigueur.
Le développement croissant des usages digitaux, les habitudes de travail hybrides, le niveau de maturité technologique et la confiance grandissante des organisations sont autant de facteurs qui permettent à la signature électronique de s’imposer dans les opérations de contractualisation.
Règlement eIDAS, Code Civil : quelle conformité ?
Le règlement européen eIDAS reconnaît la validité de la signature électronique dans l’Union Européenne et prévoit quatre niveaux de signatures électroniques : “simple”, “avancé” et “qualifié”.
Seul le niveau “qualifié” est obligatoire pour les États membres de l’Union Européenne. En France, ce niveau de signature est mentionné dans l’article 1367 du Code Civil. Toutefois, le droit commercial français ne réglemente pas l’utilisation de la signature électronique. Alors, quel niveau de signature numérique choisir ?
Quel niveau de signature pour signer un contrat en ligne ?
Chacun doit évaluer le niveau de risque de l’opération ou la fiabilité de l’autre partie afin de choisir le niveau de signature électronique adapté.
En cas de doutes sur l’autre partie, comme lors d’un accord avec un fournisseur ou un client peu connu, il peut être judicieux d’opter pour une signature électronique “avancée” ou “qualifiée”.
Une question d’équilibre
L’utilisation d’une signature électronique “qualifiée” (équivalent de la signature manuscrite) implique certaines contraintes en termes d’utilisation, de déploiement et de coût plus élevé.
Il est important de trouver le juste équilibre entre risque et praticité. Bien que les signatures de niveau simple et avancé n’aient pas la même valeur probatoire que la signature manuscrite, elles sont tout de même recevables comme preuves en justice. Aujourd’hui, la signature avancée semble être le choix le plus courant.
Signature avancée : Quels critères à prendre en compte ?
Pour être conforme à l’article 26 du règlement eIDAS, une signature électronique de niveau avancé doit remplir les conditions suivantes :
- Être liée de manière unique au signataire ;
- Permettre d’identifier le signataire ;
- Avoir été créée à l’aide de données que le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif avec un niveau de confiance élevé ;
- Être liée aux données associées de telle manière que toute modification ultérieure soit détectable.
Tenir compte des spécificités métiers pour la contractualisation
Pour développer la confiance entre l’entreprise et ses clients, partenaires ou fournisseurs, la solution de signature électronique doit prendre en compte les spécificités de chaque métier. Chaque type d’opération (souscrire, embaucher, contracter, s’abonner, adhérer, etc.) nécessite une adaptation de la solution de signature, avec des boutons d’action personnalisés et des notifications adaptées.
Signature électronique, une solution de confiance
La valeur ajoutée d’une plateforme de signature électronique réside dans sa capacité à faciliter la relation entre les parties. Elle doit également offrir une traçabilité du circuit de signature, avec la possibilité d’ajouter des validateurs dans un workflow de signature.
Il est important que certains services décisionnaires puissent vérifier les documents et disposer d’une traçabilité du processus de signature et des responsabilités engagées.
Archivage et preuve électronique
Toutes les preuves électroniques générées lors du processus de signature sont agrégées dans un document pouvant être présenté comme preuve en justice. Ce document contient diverses informations telles que l’identifiant de la transaction, le nom du signataire, son adresse e-mail, l’adresse IP du dispositif de signature pour sa géolocalisation, l’historique d’identification et d’authentification du signataire, ainsi que la traçabilité du processus de consentement, un horodatage indépendant et le statut d’avancement de la transaction.
Signature électronique et contrathèque
La signature électronique est encore plus efficace lorsqu’elle est intégrée à une contrathèque, un logiciel de gestion de contrats. Cette intégration peut se faire via des connecteurs standardisés ou des développements spécifiques. Elle permet de gérer le cycle de vie complet des contrats, de leur conception à leur signature et à leur archivage.
Au lieu de créer des contrats dans un logiciel, puis de les transférer vers une plateforme de signature électronique, il est préférable de tout faire automatiquement au même endroit. La combinaison d’un logiciel de gestion de contrats et d’une plateforme de signature électronique constitue la solution idéale pour faciliter et accélérer la gestion et la signature des contrats.
