La demanderesse, une entreprise spécialisée dans la vente de véhicules d’occasion, a demandé à la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) une liste des numéros de plaques d’immatriculation (NPI) de tous les véhicules enregistrés dans la province ainsi que leurs numéros d’identification de véhicules (NIV) respectifs. La SAAQ a répondu en affirmant qu’elle ne pouvait pas fournir les documents demandés car ils n’existent pas et qu’elle n’est pas tenue de créer un document pour répondre à une demande d’accès. Selon elle, répondre à cette demande nécessiterait la création de nouvelles règles d’entreprise.
Des bases de données en silo
La preuve présentée révèle que la SAAQ devrait créer plusieurs programmes informatiques pour répondre à cette demande. Les bases de données de la SAAQ, créées en 1986, fonctionnent de manière indépendante, sauf si une règle d’entreprise a été mise en place. Ainsi, la SAAQ dispose de plusieurs bases de données, chacune consacrée aux permis de conduire, aux certificats d’immatriculation et à la perception des frais, des sanctions et des révoquations.
Exploiter ces bases de données nécessite une connaissance en programmation. Bien qu’il existe déjà une règle d’entreprise permettant de relier un NPI à un NIV, cette règle ne fonctionne qu’à l’unité. Par exemple, un agent de la SAAQ peut associer un NPI à un NIV lorsqu’un propriétaire de véhicule se présente au guichet. Mais cela ne signifie pas que la SAAQ dispose déjà de toutes les règles d’entreprise nécessaires pour traiter cette demande d’accès.
Un développement complexe
Le directeur de l’équipe en charge des permis de conduire et des immatriculations déclare que, bien que la SAAQ possède les données requises, elle ne dispose pas d’une règle d’entreprise permettant de relier la liste des NPI aux NIV respectifs, comme le demande la demanderesse. En résumé, il faudrait développer une programmation complexe pour répondre à cette demande, ce qui représente un défi pour son équipe. Extraire les données telles que demandées nécessite de respecter des règles d’entreprise, de refaire des liens et cela demande une contribution importante de l’équipe de spécialistes. Cette opération doit être réalisée en plusieurs étapes, incluant la création d’un programme, des essais préliminaires, le contrôle de la qualité des résultats et le transfert sécurisé des données finales.
Malgré le fait que la SAAQ détienne la liste des NIV et des NPI, la Commission doit respecter la règle établie par le législateur : la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels n’oblige pas un organisme public à créer un document en utilisant des programmes informatiques spécifiquement conçus pour répondre à une demande de renseignements, dans ce cas, la connexion entre ces deux listes.
Source: Carfax Canada c. Société de l’assurance automobile du Québec, 2022 QCCAI 1 (CanLII), 7 janvier 2021
