Depuis la crise du coronavirus, les entreprises ont de plus en plus recours au travail à distance. Certains en rêvaient, d’autres rencontrent encore des difficultés à gérer cette situation. Quels que soient le contexte et l’environnement, lorsque le moment arrive, de nombreuses questions se posent. Comment s’organiser en télétravail ? Comment rester productif depuis son domicile ? Que ce soit en termes d’aménagement, de planification ou de pauses, découvrez mes 6 astuces pour être efficace en travaillant à la maison.
1. Créez un espace de travail dédié chez vous
Avant toute chose, afin de bien vous organiser en télétravail, il est essentiel de créer un espace de travail dédié chez vous.
En délimitant physiquement votre espace, il sera plus facile de distinguer votre vie privée de votre vie professionnelle. De plus, installer votre bureau dans un endroit spécifique de la maison vous permettra de mieux vous concentrer. Mieux vaut aménager un coin bureau séparé, idéalement au calme, où vous pourrez disposer librement de votre matériel. Si vous utilisez un ordinateur, pensez à le surélever pour que l’écran soit à hauteur des yeux ou légèrement plus bas, afin d’éviter les tensions musculaires et les torticolis. Si vous devez installer votre bureau dans le salon, limitez votre matériel au strict nécessaire et veillez à ce qu’il puisse tenir dans une boîte de rangement ou une desserte à roulettes.
Si possible, choisissez un endroit près d’une fenêtre, éteignez la télévision et mettez votre téléphone en mode “Ne pas déranger”. Vous pouvez même écouter de la musique réputée pour favoriser la concentration. J’ai d’ailleurs créé une playlist spéciale “Focus” sur ma chaîne Youtube. Si le bruit ambiant vous dérange, optez pour un casque ou des écouteurs antibruit.
2. Élaborez un emploi du temps pour optimiser votre efficacité
Au moment de commencer le télétravail, il est tentant de se montrer plus décontracté en termes d’horaires et de tenue vestimentaire. Cependant, pour être productif et performant dans votre travail, il est important d’être assidu et de respecter une routine.
Commencez par vous habiller, même si les exigences vestimentaires sont moins strictes. Gardez l’habitude de vous présenter de manière soignée pour travailler. Établissez ensuite un emploi du temps dans lequel vous optimiserez votre présence à domicile. Pourquoi ne pas profiter du temps normalement consacré aux trajets pour effectuer quelques tâches ménagères ? Cela libérera votre esprit des contraintes domestiques et vous permettra de vous consacrer pleinement à vos tâches professionnelles. Enfin, définissez des horaires précis, tout comme au bureau. Si vous n’effectuez pas d’heures supplémentaires habituellement, évitez également de les faire à la maison.
3. Faites des pauses et détendez-vous
Votre contrat de travail prévoit des pauses, alors n’oubliez pas de les respecter ! Même en étant chez vous, il est nécessaire de faire des pauses pour vous détendre et évacuer le stress. Attention au surmenage lorsque l’activité à distance s’organise soudainement et que vous n’y êtes pas préparé.
Faire du sport est un excellent moyen de se libérer du stress. Si vous n’êtes pas adepte de l’activité physique, prévoyez une marche quotidienne ou une longue promenade avec votre chien. Vous pouvez également compléter ces activités par des étirements réguliers. Quoi qu’il en soit, prendre des pauses est essentiel pour votre bien-être physique et mental. Éloignez-vous des écrans et profitez de ces moments pour faire une activité qui vous plaît.
Accordez-vous une vraie pause à midi, d’au moins 30 minutes. Pour gagner du temps, pensez à planifier vos repas pour la semaine. Au cours de la journée, prenez le temps de boire un café ou un thé, mais pas devant votre ordinateur. Profitez-en pour appeler un proche ou une amie. Bref, changez-vous les idées !
4. Restez en contact avec vos collègues
Le principal risque du télétravail est l’isolement. Pour éviter cela, trouvez des moyens de rester en contact avec vos collègues.
Cela est nécessaire pour plusieurs raisons : faire le point régulièrement sur les objectifs de l’entreprise et maintenir un lien social. L’esprit d’équipe est crucial pour entretenir la motivation, en particulier si vous aviez l’habitude de travailler sur des projets en équipe.
Communiquez par e-mail pour effectuer un suivi régulier de votre activité, mais pensez aussi à créer des groupes avec une messagerie instantanée. Cela favorisera les interactions avec vos collègues, car les discussions auront lieu en temps réel. Les appels audio ou vidéo sont également très efficaces pour maintenir un lien humain. En effet, l’expression orale diffère de l’écrit, ce qui rend les échanges plus authentiques et spontanés.
5. Organisez vos tâches pour optimiser votre temps de travail
Afin de bien gérer votre journée de télétravail, il est important d’organiser et de hiérarchiser vos tâches. Cela vous permettra d’optimiser votre temps de travail et donc d’être plus productif.
Vous pouvez bien sûr utiliser la méthode traditionnelle avec des notes sur papier, mais cela peut être peu pratique si vous disposez d’un espace de travail restreint. Pour plus d’efficacité et d’ergonomie, privilégiez les applications mobiles.
Celles-ci vous permettront de dire adieu aux post-it et aux feuilles volantes. Par exemple, avec Trello, vous pouvez créer des tableaux de listes et des répertoires de tâches sur lesquels vous pouvez travailler avec d’autres personnes. Pour organiser vos informations et suivre vos tâches et projets de manière complète, des outils comme Evernote et Clickup sont également très pratiques.
Enfin, Google est votre ami. Que ce soit pour du texte, des feuilles de calcul ou des présentations, les logiciels et outils de la suite Google sont conçus pour être partagés et annotés. Ils peuvent même être utilisés hors connexion, ce qui est très pratique !
6. Séparez votre vie privée de votre vie professionnelle pour une bonne organisation en télétravail
Afin de bien vous organiser en télétravail et rester efficace depuis chez vous, il est essentiel de fixer des limites entre votre travail et votre vie privée.
Si votre famille, en particulier vos enfants, est susceptible de vous solliciter, prenez le temps de leur expliquer la situation. Informez également votre entourage que vous êtes à la maison, mais que vous n’êtes pas disponible en permanence. Votre conjoint, vos enfants et vos amis doivent comprendre que le terme “télétravail” comprend le mot “travail” ! En famille, affichez votre planning. Utilisez un minuteur pour indiquer le temps restant avant que vous ne soyez disponible. Cela permettra aux enfants de mieux comprendre vos moments de travail. Il est essentiel qu’ils sachent qu’il ne faut pas vous déranger lorsque vous êtes en télétravail et qu’ils respectent votre espace.
Conclusion
Vous venez de découvrir mes 6 astuces pour vous organiser en télétravail. Maintenant, à vous de jouer ! Quelle astuce allez-vous mettre en pratique dès aujourd’hui ? Prenez le temps de créer un espace de travail confortable, élaborez un emploi du temps précis, accordez-vous des pauses régulières, restez en contact avec vos collègues, organisez vos tâches et séparez votre vie privée de votre vie professionnelle. Avec ces conseils, vous serez bien équipé pour être efficace et productif en travaillant de chez vous !
