Avec la montée en puissance des outils numériques, il est désormais possible d’envoyer sa candidature par simple courrier électronique. En quelques minutes seulement, le recruteur reçoit des centaines de candidatures à examiner. Le suivi de ces candidatures peut rapidement devenir ingérable s’il n’est pas organisé de manière efficace. Pour cela, rien de mieux que de créer un tableau de suivi des candidatures. Encore faut-il savoir comment le réaliser et quels éléments y intégrer pour garantir un suivi optimal.
Dans cet article, vous trouverez tous nos conseils ainsi qu’un modèle de tableau de suivi des candidatures sur Excel à télécharger.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi des candidatures ?
Un tableau de suivi des candidatures est un outil pratique à la fois pour les candidats dans leur recherche d’emploi et pour les recruteurs dans leur processus de recrutement. Il permet à chacun d’avoir une vision globale des actions entreprises et des informations collectées afin d’assurer un suivi efficace des candidatures.
Nous nous intéresserons plus particulièrement dans cet article à la gestion du suivi des candidatures du point de vue des recruteurs.
Bien plus qu’une simple étape de votre processus de recrutement, un suivi optimal de vos candidatures est un atout pour votre stratégie d’acquisition de talents. En effet, la gestion du suivi de vos candidatures est non seulement une phase incontournable de votre prise de décision, mais elle garantit également la qualité de votre marque employeur.
Un suivi efficace vous permet de répondre à tous les candidats, quelle que soit l’issue de leur candidature, et d’encourager ainsi d’autres candidats à postuler auprès de votre entreprise. Pour cela, votre tableau de suivi des candidatures doit être bien construit.
Modèle Excel gratuit de tableau de suivi des candidats
Vous pouvez télécharger ci-dessous un tableau comparatif des candidats qui vous facilitera le suivi des recrutements.
Comment faire un tableau de suivi des candidatures ?
Pour créer un tableau de suivi des candidatures, le recruteur peut utiliser un tableur Excel. Ce tableau doit être divisé en plusieurs parties :
- Le poste ;
- Le candidat ;
- L’entretien ;
- Les étapes du recrutement ;
- La décision.
Tout d’abord, les informations concernant le poste :
- L’intitulé du poste ;
- Le descriptif des tâches ;
- Les compétences et l’expérience requises ;
- Le statut de l’offre : active ou non.
Ensuite, le recruteur devra rassembler le maximum d’informations concernant le candidat :
- Le nom et le prénom ;
- L’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail ;
- La situation actuelle : en poste ou non, le nom de l’entreprise actuelle ;
- Les formations, les compétences, l’expérience professionnelle ;
- La date de la candidature.
Puis viennent les informations concernant l’entretien :
- Le nom du recruteur ;
- La date de l’entretien ;
- Le score de l’entretien ;
- Les commentaires.
Il est également important de dater les différentes étapes du recrutement, à savoir la date de :
- La réception de la candidature ;
- La sélection par téléphone ;
- L’entretien réalisé ;
- La proposition de l’offre ou du refus ;
- L’embauche.
Enfin, il faut indiquer la décision du recruteur :
- Le refus (avec le motif, si la notification a été bien faite auprès du candidat) ;
- Les remarques liées à la candidature.
En suivant ces étapes, vous vous assurez de retranscrire toutes les informations relatives au processus de recrutement et de conserver un historique complet de vos candidats. Ainsi, vous développez votre vivier de candidats et enrichissez votre CVthèque, ce qui vous fera gagner un temps considérable pour répondre à vos besoins futurs en matière de recrutement.
Quelle alternative au tableau Excel de suivi du recrutement ?
Si vous devez mener plusieurs recrutements en même temps au sein de votre entreprise, le suivi de vos candidatures via un tableur Excel peut devenir compliqué. Sachez qu’il existe d’autres alternatives, comme un SIRH (Système d’Information de Gestion des Ressources Humaines) ou un logiciel de recrutement.
Un SIRH est une interface qui regroupe plusieurs logiciels permettant à l’entreprise de gérer différentes fonctions RH, telles que la gestion des candidatures.
Ce système simplifie le suivi des candidatures en permettant aux recruteurs de mener des actions directement depuis l’outil (entretien, prise de rendez-vous, évaluation, mise à jour du statut, etc.).
L’utilisation d’un SIRH et de son module de gestion du recrutement vous permet de constituer votre propre base de données avec des fiches candidats détaillées et de stocker les CV dans une CVthèque. Vous gagnerez ainsi un temps précieux lors de vos recherches de candidats pour vos recrutements futurs.
Vous pouvez également utiliser directement un logiciel de recrutement, également appelé Applicant Tracking System (ATS). Il en existe plusieurs, chacun avec ses avantages et ses limites. Pour découvrir notre sélection des meilleurs logiciels de recrutement, cliquez ici.
Cet outil, tout comme le SIRH, facilite et optimise la gestion des candidatures. Vous pourrez suivre la progression du candidat tout au long du processus de recrutement. Toutes les données relatives aux candidats seront centralisées et vous pourrez effectuer une recherche de candidats directement dans votre CVthèque.
Ces deux outils vous permettront donc, dans tous les cas, de suivre efficacement vos candidatures, de gagner du temps lors de vos recrutements et de faciliter les suivants grâce à la centralisation des données. Votre choix entre un logiciel SIRH et un logiciel de recrutement (ATS) dépendra notamment de la taille de votre entreprise, de vos besoins et surtout de votre budget.
