En tant qu’entreprise, il est essentiel d’avoir un bon de commande qui respecte les normes. Ce document vous permet de confirmer une vente avec votre clientèle et joue donc un rôle crucial dans votre organisation commerciale. Il est donc indispensable de porter une attention particulière aux informations qui figureront sur votre bon de commande en Belgique. Comment doit-il être présenté ? Que doit-il contenir ? Quelle est sa différence avec une facture ? Pour vous aider à créer ce document de manière conforme, nous vous proposons plusieurs modèles à télécharger et à remplir, ainsi que des réponses à toutes vos questions sur les bons de commande.
Téléchargez notre exemple de bon de commande prêt à l’emploi au format Word
Téléchargez dès maintenant un bon de commande vierge au format Word que vous pourrez personnaliser et envoyer à un client pour confirmer une transaction. Vous pouvez l’envoyer par e-mail ou l’imprimer si vous préférez l’envoi par la poste.
Téléchargez notre exemple de bon de commande prêt à l’emploi au format Excel
Si vous le préférez, vous pouvez également télécharger ce bon de commande au format Excel. Un bon de commande créé sous Excel présente l’avantage d’effectuer certains calculs automatiquement. Par exemple, celui-ci calcule le prix HT à partir de la quantité d’articles et du prix unitaire, le montant TTC à partir du montant HT et du taux de TVA, ainsi que les totaux.
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Un bon de commande est un document établi au moment d’une vente entre un vendeur ou un fournisseur et un acheteur ou un client. C’est l’un des documents commerciaux les plus couramment utilisés par les entreprises. Il indique au vendeur et à l’acheteur les éléments et les modalités d’une opération de vente. Pour être conforme à la législation, certaines mentions obligatoires doivent figurer sur les bons de commande. Un bon de commande doit toujours contenir :
- Le nom ou la dénomination, la forme juridique, le statut, l’adresse et le téléphone de l’entreprise qui vend le bien ;
- La date de création et le numéro d’ordre du bon de commande ;
- Le nom et l’adresse de l’acheteur ;
- Une description des conditions de vente du produit ou du service (vous pouvez les mentionner directement au dos du document pour les rendre opposables à l’acheteur) ;
- Les caractéristiques du bien, notamment sa nature, sa qualité et sa quantité ;
- Le prix unitaire hors taxes et le prix total ;
- La date de livraison ou le délai de fourniture du service ;
- La signature de l’organisme prestataire.
Certaines mentions supplémentaires peuvent être exigées pour certains bons de commande :
- Les services après-vente, les conditions de renouvellement du contrat, les mentions relatives aux frais de portabilité des numéros (pour les commandes de communications électroniques) ;
- La faculté de renonciation et les conditions y afférentes (pour les ventes hors entreprise) ;
- La durée de validité de l’offre, les informations relatives au droit de rétractation (pour les ventes à distance) ;
- Les informations relatives aux délais de livraison sous conditions (pour les prestations qui ne sont pas immédiates).
Il est vivement conseillé d’intégrer directement les CGV (Conditions Générales de Vente) sur les bons. Vous devez également les faire signer par votre clientèle après qu’elle en ait pris connaissance. Pour rédiger un bon de commande conforme à la législation belge, vous pouvez vous inspirer d’un modèle comme ceux disponibles en haut de cette page.
Le 1er novembre 2019, un arrêté royal relatif au contrat de vente de véhicules automobiles est entré en vigueur, et il impose de nouvelles règles spécifiques à la vente de voitures, neuves et d’occasion. Cet arrêté définit les mentions minimales qui doivent figurer sur le bon de commande et dans les conditions générales pour la vente de voitures. Selon cet arrêté, la livraison doit être effectuée soit dans le délai convenu, soit dans les 30 jours qui suivent la conclusion du contrat. Une annexe de l’arrêté exige une description complète de l’état actuel de la voiture d’occasion, de ses pièces détachées et autres. L’absence des mentions obligatoires sur ce document commercial le rend invalide.
Téléchargez notre exemple de bon de commande en anglais
Si vous exercez votre activité à l’international, il est possible que certains de vos clients vous demandent un bon de commande traduit en anglais. Vous pouvez en télécharger un ci-dessous, au format Word.
Comment annuler un bon de commande signé ?
Si l’acheteur passe une commande et se rend compte qu’elle a été mal effectuée, il peut demander une annulation du bon de commande. Pour y parvenir, il doit suivre certaines recommandations.
Si le bon de commande a été signé et qu’un acompte a été versé, il convient d’informer le vendeur le plus tôt possible. En effet, la commande avec acompte engage aussi bien l’acheteur que le vendeur. Il est donc légalement impossible de se soustraire à ce contrat signé sans une bonne raison. La meilleure solution consiste à prendre contact avec le prestataire ou le vendeur pour l’informer de l’erreur. Ensuite, il faudra prouver que vous avez une raison valable d’annuler la commande.
Avec un motif valable, l’acheteur peut espérer annuler son engagement. Par exemple, si la qualité du service ou du produit était un critère important lors de la conclusion du bon de commande, l’acheteur peut invoquer ce motif. Il doit être en mesure de prouver que le service ou le produit n’a pas répondu à ses attentes. L’acheteur peut également annuler un bon de commande signé avec acompte tant que le délai de rétractation du bon de commande est valide. Cela suppose que l’acheteur ait contracté un crédit pour acheter le service ou le produit, ce qui lui permet de bénéficier du délai légal de rétractation. La deuxième partie est alors obligée d’accepter la rétractation.
En dehors de ces deux situations, l’acheteur peut négocier avec son prestataire. Sur la base d’une bonne collaboration passée, l’acheteur peut persuader le vendeur de faire un geste commercial. Ensuite, il faudra choisir parmi les options proposées par le vendeur.
Si le bon de commande a été signé et accompagné d’un versement d’arrhes, l’acheteur a la possibilité de changer d’avis. En cas d’annulation de la commande, il récupère les arrhes qu’il a versées. Il est important de noter que, passé un délai de 3 mois à compter de la date du versement, les arrhes versées peuvent faire l’objet d’intérêts.
En ce qui concerne les bons de commande pour une voiture, la loi belge prévoit une réglementation spéciale qui permet de demander une annulation de la commande dans un délai de 14 jours à compter de la livraison. Cela suppose que l’achat soit effectué auprès d’un professionnel et que le bon de commande soit signé en dehors des locaux du vendeur (exposition, foire ou salon). Lorsque le bon de commande est signé dans les locaux du vendeur, la loi belge ne prévoit aucun délai de rétractation. De même, si le bon de commande est signé avec un vendeur particulier, l’acheteur ne peut demander une annulation que si le fournisseur a omis de remettre certains documents légaux. Par exemple, s’il a omis de fournir un Car-Pass valide, l’acheteur a le droit de demander une annulation du bon de commande.
Quelle est la valeur juridique d’un bon de commande ?
Lorsqu’un vendeur produit un bon de commande qui n’a pas encore été signé par l’acheteur, il s’agit d’une offre de contrat émise par le prestataire. Cette offre engage le prestataire sur les produits, les prix et les détails de livraison. L’acheteur n’est pas engagé tant qu’il n’a pas manifesté son accord et surtout signé le document.
Une fois que le bon de commande est signé par le client, sa valeur juridique est assimilée à celle d’un contrat. Acheteur et vendeur sont désormais liés et ont l’obligation de respecter leurs engagements. La signature est considérée comme l’étape primordiale pour sceller une opération de vente, car elle constitue la preuve de l’accord du vendeur et de l’acheteur. Elle sécurise la vente pour le vendeur et garantit que l’acheteur recevra bien le produit.
Dans quelles situations faut-il réaliser un bon de commande ?
Une vente devient valable dès que les deux parties sont d’accord sur le produit, son prix et les conditions de la transaction. Cependant, il est vivement conseillé de réaliser un bon de commande pour officialiser cette vente. Cela est particulièrement utile lorsque votre entreprise vend des matières premières, des produits ou des marchandises. Ce document facilite le suivi des transactions réalisées par l’entreprise et est donc essentiel pour une bonne gestion des grandes commandes, quel que soit le domaine d’activité. Par exemple, un fleuriste peut rédiger un bon de commande dès qu’il doit réaliser une prestation plus importante, comme pour un mariage. Il en va de même pour le secteur de l’alimentation et de toute autre industrie.
Dans les grandes entreprises, la gestion de ce document est généralement confiée aux départements des ventes (secrétaire, assistance commerciale, etc.). La taille de votre entreprise peut avoir un impact sur le choix de la personne chargée d’établir ce document. Si vous ne souhaitez pas le rédiger en interne, vous pouvez télécharger un modèle en ligne au format Word ou Excel, comme ceux que nous proposons en haut de cette page.
Quelle est la différence entre un bon de commande, une facture et un devis ?
Le bon de commande, la facture et le devis sont trois documents utilisés dans le cadre d’une transaction en Belgique. Ils remplissent cependant des fonctions différentes.
- Le bon de commande permet de valider les modalités d’une transaction entre les deux parties (vendeur et acheteur). Une fois que l’acheteur signe ce document, les deux parties s’engagent à respecter leurs engagements tels qu’ils sont décrits sur le bon.
- Le devis n’engage pas les parties. Il permet simplement au vendeur de donner à l’acheteur des précisions sur les produits concernés, les prix pratiqués et les conditions de vente. Un client peut par exemple obtenir des devis auprès de plusieurs entreprises pour finalement effectuer son achat auprès de celle qu’il a jugée la plus convaincante. Le devis est plus couramment utilisé pour les prestations de service et peut faire office de bon de commande si le client le signe avec la mention “Bon pour accord”.
- La facture est délivrée uniquement à la fin du contrat, après la livraison du produit à l’acheteur. Elle sert de preuve du paiement de la commande. Le bon de commande et la facture n’ont donc pas la même valeur juridique, mais ils sont complémentaires. Après réception de la facture, le client peut la comparer au bon de commande pour s’assurer que la livraison correspond parfaitement à ses attentes. Les données doivent être identiques : en cas de différence, le client est en droit de demander des explications au fournisseur. La facture est également le seul des trois documents à être obligatoire pour toute vente.
En d’autres termes, ces documents représentent trois étapes d’une vente : le devis prépare la vente, le bon de commande confirme la vente elle-même, et la facture résume la transaction et confirme le paiement.
Est-il possible de demander un acompte sur un bon de commande ?
Bien que cela ne soit pas obligatoire en Belgique, il est possible et même courant de demander un acompte sur un bon de commande. Cette pratique est recommandée pour diverses raisons. Pour le vendeur, l’acompte représente une garantie de la volonté de l’acheteur de conclure la vente et permet de couvrir d’éventuels frais liés à la préparation de la commande, afin d’éviter des problèmes de trésorerie. Pour l’acheteur, verser un acompte renforce la confiance du vendeur et garantit que celui-ci respectera ses engagements, tout en étalant une partie des coûts.
Le montant de l’acompte est déterminé par le vendeur. Il est recommandé de ne pas dépasser 10 % du montant total de la vente, mais certains vendeurs réclament des acomptes de 20 % voire 30 %, notamment pour les transactions entre entreprises. Pour éviter tout litige, il est important de spécifier clairement l’acompte sur le bon de commande. Le vendeur doit également déterminer le moyen et le moment de paiement de l’acompte. Il peut être versé au début des travaux ou juste après la signature du bon de commande. Il peut également être versé en plusieurs tranches. Une fois l’acompte versé, le client conserve la possibilité de changer d’avis en cas de force majeure ou dans certaines conditions, comme cela a été mentionné précédemment.
