Les entreprises qui ne peuvent pas s’offrir les services d’un cabinet d’expert-comptable se demandent souvent comment bien gérer leur trésorerie, dresser leur bilan comptable et présenter leur compte de résultats à la clôture de chaque exercice. Elles savent que le bilan est par définition une photographie du patrimoine sur laquelle figurent l’actif comme les immobilisations et les stocks, et le passif où viennent s’inscrire le capital et les emprunts. Essentiel pour tenir une bonne comptabilité, le bilan comptable doit être réalisé méthodiquement et avec rigueur pour être conforme à la loi et n’inclure aucune erreur. Les dettes, les créances, les immobilisations, les capitaux, les comptes et autres éléments de votre bilan sont des pièces de votre puzzle comptable difficile à assembler ? Optimisez le pilotage de votre entreprise et de votre comptabilité en accélérant le calcul de votre patrimoine pour faire un bon bilan comptable.
Commencer son bilan comptable par l’inventaire et les stocks
Nul besoin d’ouvrir un cabinet d’expert-comptable pour connaître la définition de ces deux termes. Toute entreprise ou presque, quel que soit son secteur d’activité, doit réaliser un inventaire avant la clôture de l’exercice. Cet inventaire passe par le calcul de stocks. Les stocks incluent les marchandises physiques présentes dans son magasin ou son entrepôt lorsque l’entreprise vend des produits, ou les prestations en cours si l’entrepreneur est un prestataire de services. Cet inventaire doit être réalisé, idéalement, le jour de la clôture de l’exercice.
Le cut-off, un des pièges de la comptabilité
Certaines charges s’étendent sur deux exercices ou doivent être comptabilisées lors de l’exercice, rendant plus difficile la transparence des bilans comptables. C’est notamment le cas des assurances et des loyers. Le montant de ces charges doit être “coupé” en procédant au calcul proportionnel correspondant à l’exercice à clôturer, et en reportant à l’exercice suivant la partie restante. Pendant l’étape du cut-off, doivent être également pris en compte les documents comptables des produits reçus qui n’ont pas encore été payés. Il peut s’agir :
- d’une facture client appelée “facture à établir”;
- d’une facture fournisseur ou facture non parvenue;
- d’une charge à payer;
- d’un produit à recevoir.
Immobilisations, provisions, impôts et taxes
Le calcul et l’amortissement des immobilisations, de principaux éléments de l’actif, ne doivent pas tenir compte des immobilisations vendues ou mises au rebut au cours de l’exercice. Les provisions des créances douteuses et autres provisions doivent aussi être calculées à ce moment. Avant de finaliser les écritures d’inventaire, penser à calculer certains prélèvements obligatoires comme l’impôt sur les sociétés et la contribution sur la valeur ajoutée.
Bilan comptable et révision des comptes
Viennent ensuite la vérification et la justification des soldes comptables. L’entrepreneur ou l’expert-comptable doit s’assurer que figurent dans son livre auxiliaire des mouvements non lettrés :
- les comptes fournisseurs;
- les comptes clients;
- les comptes de trésorerie;
- les comptes de produits;
- les comptes de charges.
La justification des travaux est aussi indispensable pour tenir une bonne comptabilité. Après la révision des comptes, il convient de rassembler toutes les pièces comptables et autres documents qui constituent le dossier de travail.
Finir son bilan comptable par l’édition des comptes annuels
En réalité, le bilan comptable ne comprend pas uniquement le bilan. Pour tenir une bonne comptabilité, il faut également mettre à jour les comptes 6 et 7 de l’entreprise, qui constituent le compte de résultat. Puis vient s’ajouter une note explicative qui détaille certains chiffres du bilan ou du compte de résultat. Cette note est appelée annexe légale. On distingue trois types de modèles de présentation du bilan et du compte de résultat, dont le choix varie en fonction de la taille et de la volonté de l’entreprise :
- la présentation simplifiée autorisée si le chiffre d’affaires, le total bilan et/ou le nombre de salariés ne dépassent pas le plafond établi par les autorités;
- la présentation de base pour les entreprises qui ne peuvent pas utiliser le modèle simplifié;
- la présentation développée, un modèle plus détaillé que les précédents, que toutes les entreprises ont la liberté d’adopter si elles le désirent.
Faire son bilan comptable avec un logiciel
La gestion de la trésorerie, l’élaboration d’un bilan et d’un compte de résultats, le rassemblement des documents et leur présentation sont des tâches obligatoires qui, comme toutes les tâches comptables, requièrent beaucoup de temps et une certaine expertise. Pour cette raison, les entrepreneurs envisagent souvent le recours à un expert-comptable, même pour tenir la comptabilité d’une TPE ou d’une PME. Depuis plusieurs années, il existe des outils en ligne qui assistent les entreprises dans la gestion de leur comptabilité.
Les logiciels de facturation et de comptabilité automatisent le traitement des documents incontournables dans l’activité d’une entreprise comme les devis, les bons de commande, les factures et les bons de livraison. Plus fiable et plus pratique que le traditionnel Excel, il intègre plusieurs fonctionnalités qui permettent aussi de réaliser son bilan comptable.
Les logiciels de comptabilité en mode Saas présentent un grand avantage pour les entrepreneurs qui se déplacent beaucoup. L’utilisateur peut accéder à ses documents à tout moment depuis n’importe où, les centraliser et les archiver en lieu sûr sur des serveurs distants, et autoriser leur accès à ses collaborateurs en configurant les droits d’accès. Ces logiciels comptables comprennent souvent une version d’essai, en général de 30 jours. Pendant la période d’essai, l’utilisateur peut prendre le temps de découvrir toutes les fonctionnalités de son outil en ligne, l’ergonomie de l’interface et le gain de temps pour la réalisation de son bilan comptable.
Si vous décidez de télécharger un logiciel de comptabilité, vous serez accompagné d’une équipe technique qui sera votre guide pendant la réalisation de vos tâches comptables. La plupart des logiciels comptables incluent des modules payants. Vous pouvez souscrire une version basique pour automatiser dans un premier temps vos opérations comptables quotidiennes, puis souscrire au bout de quelques semaines ou quelques mois des services additionnels qui vous aident à optimiser votre comptabilité et l’activité générale de votre entreprise. Il existe enfin une alternative au logiciel comptable et au bilan à faire soi-même : la délégation du bilan à un expert-comptable en ligne.
