Depuis sa création en France en 1962, le titre-restaurant a beaucoup évolué pour s’adapter aux nouvelles formes de travail. Aujourd’hui, il concerne l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise, même ceux en télétravail. De plus, il s’est adapté aux nouveaux modes de consommation des Français, qui peuvent désormais l’utiliser dans de nombreux commerces. Sa forme a également changé. Il est maintenant dématérialisé grâce aux cartes à puce, offrant plus de flexibilité et un meilleur contrôle.
Cependant, bien que le titre-restaurant soit perçu comme un avantage social indéniable, sa gestion peut être complexe en raison de la législation qui l’encadre. Par exemple, une société a reçu un rappel à la loi en 2018 car l’un de ses collaborateurs utilisait ses titres-restaurant le dimanche. Une situation qui aurait pu être évitée grâce à une carte de paiement pouvant être facilement configurée par un DRH.
Se restaurer dans de bonnes conditions au travail: un avantage social de plus de 100 ans
Avant de parler des dernières innovations en matière de dématérialisation du titre-restaurant et de sa gestion, revenons sur un siècle d’histoire qui a transformé la restauration de millions de salariés. La pause repas a fait son apparition dans la seconde moitié du 19e siècle, d’abord pour des raisons d’hygiène et pour éviter que les ouvriers ne mangent sur leur lieu de travail. C’est ainsi que sont nées les premières cantines d’entreprise. Les principes de fonctionnement des temps d’arrêts de travail et des lieux de restauration ont été établis par le législateur, mais leur application varie selon les accords signés dans les différentes branches professionnelles.
L’idée des titres-restaurant vient d’Angleterre. Leur paternité est attribuée au docteur Winchendron, qui a eu l’idée de mettre en place des bons-repas à dépenser auprès de restaurateurs avec lesquels il avait passé un accord pour les salariés de sa clinique. En 1967, le gouvernement Georges Pompidou a reconnu l’utilité de ce système et en a fait un avantage social, avec des règles d’émission et d’utilisation ainsi qu’une exonération sociale et fiscale pour les salariés et les employeurs.
En 2018, plus de 4 millions de salariés bénéficiaient des titres-restaurant pour 140 000 entreprises et collectivités clientes, avec un réseau de 180 000 commerces.
Titres-restaurant: des règles souvent méconnues qui ont coûté cher à certaines entreprises
Le financement des titres-restaurant bénéficiant d’une exonération de cotisations sociales, leur utilisation est strictement encadrée. Les entreprises connaissent généralement les grands principes, mais elles ignorent parfois certains détails importants. Par exemple, saviez-vous que l’usage des titres est limité aux jours ouvrés, sauf exceptions, et qu’il est également limité géographiquement?
Voici un récapitulatif des principales règles à respecter pour l’attribution des titres-restaurant:
- L’employeur doit prendre en charge au moins la moitié du montant du titre-restaurant. Le montant apporté par l’entreprise peut varier entre 50% et 60% de la valeur des titres.
- L’exonération des cotisations sociales sur le montant du titre-restaurant est soumise à des conditions. Pour l’année 2020, la participation de l’entreprise est exonérée dans la limite de 5,55 euros. Au-delà de ce montant, la contribution est réintégrée dans le calcul des cotisations.
- Tous les collaborateurs doivent être traités de la même manière. Le titre-restaurant doit être attribué dans les mêmes conditions à toutes les personnes ayant un contrat avec l’entreprise, quel que soit son type (CDI, CDD, intérim, stage). Toutefois, l’employeur peut faire exception si les autres collaborateurs bénéficient d’une indemnité équivalente à sa participation financière dans le titre-restaurant.
- Un jour travaillé équivaut à un titre-restaurant. L’employeur ne peut accorder qu’un seul titre-restaurant par jour de travail effectué, à condition que le repas soit compris dans l’horaire de travail journalier. Les jours non travaillés, tels que les congés maladie, les congés payés, les RTT, et les congés formation, ne sont pas inclus dans le calcul du nombre de titres.
- Les dépenses sont limitées par jour. Le plafond d’utilisation du titre-restaurant est fixé à 19 euros par jour. Exceptionnellement, en raison de la crise du Covid-19, ce plafond a été doublé jusqu’au 31 décembre 2020 et s’élève donc maintenant à 38 euros.
Ces règles s’appliquent uniquement aux établissements tels que les restaurants traditionnels, les établissements de restauration rapide, les établissements de self-service, les restaurants dans les hôtels et les brasseries proposant une offre de restauration. Les supermarchés et les magasins alimentaires sont exclus de cette exception.
Les titres ne peuvent être utilisés que certains jours, en général tous les jours sauf les dimanches et les jours fériés. Cependant, le gouvernement a mis en place une nouvelle règle jusqu’au 31 décembre 2020, permettant à tous les détenteurs de titres-restaurant de les utiliser les dimanches et les jours fériés dans les établissements concernés par l’augmentation du plafond journalier mentionné précédemment.
Il existe une liste limitée de produits autorisés pouvant être réglés avec les titres-restaurant. Ils peuvent être utilisés pour régler la consommation d’un repas, de préparations alimentaires ou de fruits et légumes. Les restaurants, les boulangeries, les sandwicheries, les charcuteries, et les supermarchés agréés par la Commission Nationale du Titre-Restaurant acceptent ces titres.
De plus, les titres-restaurant sont valables seulement dans le département où se trouve le lieu de travail, ainsi que dans les départements limitrophes, sauf dérogation accordée par l’employeur. Ils doivent être utilisés pendant l’année civile dont ils sont issus, mais restent valables pendant deux mois supplémentaires à partir du 1er janvier de l’année suivante.
Les titres peuvent être échangés en cas d’expiration. Le salarié peut demander l’échange des titres non utilisés dans les quinze jours suivant la fin de leur période d’utilisation. De son côté, l’employeur peut également demander l’échange des titres non utilisés ou distribués au 31 décembre de leur millésime. Cependant, ces échanges doivent être effectués dans un délai d’un mois après la fin de la période d’utilisation.
Il est également important de noter que les titres-restaurants sont nominatifs. L’identité du bénéficiaire doit apparaître sur le titre, qu’il soit au format papier ou sous forme de carte dématérialisée. Il est illégal de les donner à une autre personne pour qu’elle s’en serve.
En cas de départ de l’entreprise, le salarié a le droit d’obtenir le remboursement des titres non utilisés. De plus, l’entreprise doit effectuer le règlement à la société émettrice au plus tard à la livraison des titres et pour la totalité de leur valeur.
Une bonne gestion des titres-restaurant passe aussi par le bon montant
Il n’y a pas d’obligation de montant fixe pour les titres-restaurant. Selon les données de la Commission Nationale du Titre-Restaurant, leur valeur moyenne est d’environ 8 euros. Pourtant, le montant choisi est important, car un montant trop bas peut donner une mauvaise image de l’entreprise, tandis qu’un montant trop élevé peut affecter la rémunération des salariés. Il est donc essentiel de trouver un équilibre en gardant à l’esprit les limites de l’exonération de cotisations sociales.
La valeur du titre-restaurant donnant droit à l’exonération maximale varie entre 9,25 euros (pour une participation patronale de 60%) et 11,10 euros (pour une participation de 50%) pour l’année 2020. Il est donc important de décider si l’on souhaite respecter strictement ces limites ou les dépasser.
Il est également nécessaire de prendre en compte la situation géographique de l’entreprise. En Île-de-France et dans les grandes métropoles, la valeur faciale des titres-restaurant est généralement plus élevée. Il est important de connaître le montant approprié dans votre quartier afin que les salariés puissent se restaurer correctement.
De plus, il est intéressant de se renseigner sur les pratiques en vigueur dans votre secteur d’activité afin de rester compétitif. Certains secteurs, tels que la banque-assurance ou le numérique, sont traditionnellement plus généreux. Vous pouvez obtenir des informations auprès de la Commission Nationale des Titres Restaurant.
La dématérialisation pour simplifier la gestion des titres-restaurant
La dématérialisation des titres-restaurant est une solution qui simplifie la gestion de ces avantages. Cependant, son adoption n’est pas toujours facile, notamment pour les salariés qui sont habitués aux titres papier et à leur liberté d’utilisation.
La dématérialisation nécessite également une reconfiguration des équipes chargées de la gestion des titres-restaurant au sein des entreprises. Certaines structures restent attachées à un système papier qu’elles utilisent depuis des années. Pourtant, le changement semble inévitable, comme en témoigne Delphine Schoffer, DRH de Wallix, éditeur de logiciels de cybersécurité, qui est passé aux titres-restaurant dématérialisés en 2020. Bien que des résistances aient été rencontrées, l’entreprise a réussi à entraîner les salariés dans ce changement grâce à une méthodologie adaptée.
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux:
- Elle évite les utilisations abusives des titres-restaurant en enregistrant les limites directement sur la carte. Par exemple, il n’est plus possible de les utiliser le dimanche si le salarié ne travaille pas.
- En cas de perte ou de vol, la procédure de remplacement est plus simple et plus satisfaisante. Le salarié peut bloquer son moyen de paiement dématérialisé en ligne et recevoir de nouveaux identifiants ou une nouvelle carte. Dans le cas des titres papier, ils sont définitivement perdus.
- Le salarié peut payer le prix exact de ses achats avec les titres dématérialisés, sans se demander si l’établissement rembourse la différence.
- La gestion administrative des titres est simplifiée pour l’employeur. La réception et la distribution mensuelle des titres-restaurant ne sont plus nécessaires. Les comptes des salariés sont rechargés à distance via un extranet sécurisé. Les grandes structures peuvent effectuer un rechargement via SFTP.
- Le remplacement des titres périmés est également moins contraignant. Dans le cas des titres dématérialisés, les salariés peuvent faire la demande en ligne et le changement se fait automatiquement.
- Les commandes en ligne sont possibles avec les solutions dématérialisées. Des plateformes telles que Deliveroo ou Uber Eats les acceptent.
La dématérialisation facilite également la gestion individuelle des titres-restaurant. Les salariés peuvent consulter toutes les informations clés en ligne, comme le montant disponible et la période de validité. De plus, elle contribue à la réduction de la consommation de CO2 liée à la transformation, à l’impression et à la distribution du papier, ce qui en fait une option compatible avec les démarches RSE des entreprises.
Les différents systèmes de titres dématérialisés
Il existe principalement trois types de solutions dématérialisées pour les titres-restaurant:
- Les cartes adossées au réseau bancaire (Visa, Mastercard): Ces cartes utilisent les réseaux bancaires existants et fonctionnent dans tous les commerces agréés par la Commission Nationale du Titre-Restaurant équipés de terminaux bancaires compatibles.
- Les cartes titres-restaurant privatives: Ces cartes nécessitent une mise à jour spécifique des terminaux de paiement des établissements pour pouvoir les accepter, car elles passent par un réseau privatif.
- Les smartphones: Cette solution permet aux utilisateurs de régler leurs achats avec leur téléphone mobile, à condition que le commerçant ait installé un lecteur capable de traiter les transactions mobiles.
Quels sont les fournisseurs de solutions de gestion de titres-restaurant?
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises proposent des solutions dématérialisées pour les titres-restaurant. En France, il existe sept sociétés émettrices de titres-restaurant. Parmi elles, les acteurs historiques du secteur sont Edenred, Sodexo, Up et Natixis Intertitres. Ces entreprises sont considérées comme étant très difficilement concurrencées par de nouvelles entreprises en raison de leur position dominante sur le marché. En 2019, elles ont même été condamnées à une amende totale de 414,7 millions d’euros par l’Autorité de la concurrence pour entente sur les prix.
Cependant, ces dernières années, le secteur s’est élargi avec l’arrivée de trois start-ups: Resto Flash, Swile et Wedoofood, qui proposent exclusivement des solutions dématérialisées.
Il est important de bien se renseigner sur les différents fournisseurs de solutions de gestion de titres-restaurant afin de faire le meilleur choix pour votre entreprise.
