À une époque où la gestion administrative se fait de plus en plus dématérialisée dans les entreprises, il est primordial de choisir une solution d’archivage électronique adaptée. Avant de faire un achat ou de souscrire à un abonnement SaaS, il est essentiel de s’assurer que le modèle envisagé offre un niveau de sécurité adéquat et respecte les normes en vigueur. Si vous envisagez cette démarche, cet article vous présentera un guide des meilleurs coffres-forts numériques. Vous y découvrirez les avantages de l’archivage dématérialisé, les critères à considérer, ainsi qu’une description des 5 meilleurs coffres-forts pour les entreprises en 2023.
Les éléments essentiels pour bien choisir un coffre-fort numérique
Comment choisir parmi les différentes solutions de gestion électronique du marché celle qui vous permettra de stocker vos données en toute sécurité ? Nous allons passer en revue les caractéristiques et les fonctionnalités des coffres-forts numériques.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Contrairement aux coffres-forts en acier qui nécessitent une clé, une serrure, voire un code de verrouillage pour les modèles électroniques, le coffre-fort numérique est virtuel. Hébergé sur le Cloud, il permet de sauvegarder, conserver et consulter à distance et de n’importe où toute la documentation de votre entreprise. Ce système est hautement sécurisé et nécessite la conformité avec les réglementations en matière de validité juridique, ainsi qu’une gestion rigoureuse des accès et de la confidentialité.
Fonctionnalités et avantages des coffres-forts numériques
Un coffre-fort numérique offre de multiples avantages :
- La dématérialisation apporte sécurité et fluidité aux processus administratifs dans les entreprises.
- En archivant électroniquement vos données, notamment celles qui sont obligatoires ou sensibles, vous limitez les risques de perte de documents liée au vol ou à un sinistre.
- Vous facilitez la collaboration au sein des équipes. Chacun peut accéder en quelques clics à la même information, selon ses droits, stockée dans un seul endroit.
- Vous réalisez des économies sur le plan administratif grâce à la suppression de l’utilisation du papier.
- Vous facilitez la vie des salariés en leur permettant de consulter et d’archiver légalement leurs bulletins de paie, une utilisation fréquente des coffres-forts numériques en entreprise.
Les critères à prendre en compte lors du choix d’un coffre-fort dématérialisé
Si vous souhaitez déterminer quel est le meilleur coffre-fort numérique en fonction des besoins de votre entreprise, voici les éléments à examiner lors de votre achat :
- L’aptitude du logiciel à respecter les lois, les exigences de la CNIL et les normes AFNOR en matière d’archivage, de conservation et d’intégrité des données, de validité juridique, de gestion de la confidentialité, etc.
- La capacité de stockage dans un espace suffisamment dimensionné, voire illimité, avec des critères d’indexation de qualité afin de retrouver facilement les documents dans cette armoire virtuelle.
- La fiabilité du prestataire, de la solution d’hébergement de ses serveurs, de la réversibilité de l’information, etc.
- Le prix de la prestation généralement proposée en mode SaaS, en tenant compte des fonctionnalités offertes par le coffre-fort numérique.
Les 5 meilleurs coffres-forts numériques
Digiposte, la solution de dématérialisation pour tous, entreprises et particuliers
Ce coffre-fort numérique du groupe La Poste convient à tous, que vous soyez un professionnel en entreprise ou un particulier à la maison. Ce produit permet même de se connecter à des services publics, d’énergie ou de téléphonie afin d’extraire les factures et fichiers en vue de leur sauvegarde. Le stockage s’effectue en France, ce qui renforce la sécurité.
Cette solution de conservation de documents dématérialisés propose une version gratuite appelée “Basic”, adaptée notamment aux étudiants. Avec l’offre “Pro”, vous disposez d’un coffre-fort numérique avec une capacité de stockage de 1 To pour 9,99 euros par mois.
E-coffre-fort.fr, une société agréée tiers de confiance
E-Coffre-fort.fr est la marque de coffre-fort numérique de la société OFSAD, basée à Montpellier et agréée Tiers de Confiance par la FNTC depuis 2003. Cette entreprise spécialisée dans les solutions d’archivage dématérialisées à valeur probatoire propose des coffres-forts virtuels en mode SaaS ou licence.
L’avantage de cette société est d’offrir un processus complet pour la sécurité des documents, avec gestion électronique de documents (GED) et archivage à valeur probatoire. De plus, la solution peut se connecter aux applications des entreprises clientes par le biais d’API.
Les tarifs de ce coffre-fort numérique sont disponibles sur le site Web, où vous pouvez télécharger la brochure tarifaire détaillant les différents packs, de l’usage personnel gratuit “essentiel” destiné aux particuliers, jusqu’à la formule “dataroom” à 48 euros HT par mois.
Coffreo, un archivage numérique pour la gestion du personnel en toute sécurité
Entreprise française créée en 2007, Coffreo est spécialisée dans la gestion du personnel temporaire. Cette plateforme permet de dématérialiser l’ensemble de la documentation liée au processus RH, tels que les recrutements, la gestion et la signature électronique des contrats, la collecte des heures travaillées, le suivi des missions, et l’archivage des bulletins de paie.
Conforme à la réglementation, ce coffre-fort virtuel garantit la sécurité de vos documents. Il respecte la norme NF Z42-020 ainsi que le RGPD. Les tarifs de la solution ne semblent pas être présents sur leur site Web.
Pagga Bulletin de paie, le coffre-fort numérique spécialisé de Lucca
Lucca, éditeur de logiciels RH et administratifs en mode SaaS, est une société parisienne qui compte près de 400 collaborateurs et plus d’un million d’utilisateurs. Elle commercialise notamment un coffre-fort numérique appelé Pagga Bulletin de paie. Cette solution permet la distribution sécurisée des fiches de salaire au format électronique. Elle propose également l’importation directe des documents en provenance du logiciel de paie.
Tous les tarifs, que ce soit pour le coffre-fort numérique ou pour les autres modules RH proposés, sont disponibles sur le site internet. Pour une offre limitée à Pagga Bulletin de paie, comptez 65 centimes d’euros HT par document distribué en ligne.
Cegid Box, le coffre-fort pour la gestion électronique des documents professionnels
Ce coffre-fort numérique est la solution proposée par l’éditeur de logiciels Cegid afin de digitaliser et d’archiver les factures ainsi que tous les autres documents de l’entreprise. Il réalise l’ensemble des opérations de dématérialisation, avec l’acquisition d’informations par téléchargement ou par scan, et le traitement des données par océrisation.
Le coffre-fort numérique BOX est disponible pour chaque logiciel commercialisé par Cegid. Par exemple, Cegid Expert Box est destiné aux experts-comptables et Cegid Quadra Box est destiné aux entreprises. Les tarifs sont disponibles sur demande. Afin de choisir le meilleur coffre-fort numérique qui correspond à vos besoins, assurez-vous de bien définir ces derniers, le nombre d’utilisateurs, et la taille de l’espace de stockage nécessaire. Vérifiez également les capacités des produits à se connecter à vos propres applications via des API. Assurez-vous surtout que l’éditeur du système dispose des certifications nécessaires, notamment la norme AFNOR NF Z42-020, indispensable pour la mise en sécurité de vos documents.
