Pour pouvoir immatriculer votre entreprise, il est obligatoire d’avoir une adresse administrative, c’est ce qu’on appelle la domiciliation. Parmi les différentes solutions existantes, on retrouve la domiciliation commerciale.
Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation ?
Le contrat de domiciliation est un document qui réglemente les relations entre une entreprise (le domicilié) et une société de domiciliation (le domiciliataire). Voici ce que vous devez savoir sur ce contrat :
Le contenu du contrat de domiciliation
Un contrat de domiciliation est conclu pour chaque entreprise cliente de la société de domiciliation. Ce contrat, rédigé par écrit, est encadré par la loi.
Tout d’abord, il mentionne l’identité des parties au contrat, c’est-à-dire la société de domiciliation commerciale et l’entreprise domiciliée. Les références de l’agrément de la société de domiciliation doivent obligatoirement figurer dans le contrat de domiciliation.
Concernant la durée, le contrat doit avoir une durée minimale d’au moins 3 mois et il est renouvelable par tacite reconduction. Les modalités de résiliation doivent également être précisées dans le contrat.
Le contrat doit stipuler que le siège social de l’entreprise sera situé dans des locaux partagés avec d’autres sociétés. Le prix du service de domiciliation doit être indiqué, ainsi que les modalités de paiement.
En plus de la domiciliation de l’entreprise, le domiciliataire propose généralement plusieurs services annexes tels que la gestion du courrier, l’accueil téléphonique, la location de salles de réunion, et un espace de co-working. Chaque service additionnel souscrit doit être mentionné dans le contrat, avec ses conditions, son prix et les modalités de paiement.
Enfin, le contrat précise les obligations de chaque partie.
Les obligations de la société de domiciliation
Pour exercer son activité de manière valide, le domiciliataire doit obtenir un agrément délivré par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris).
Le domiciliataire doit mettre à disposition de l’entreprise domiciliée des locaux qui assurent la confidentialité nécessaire ainsi que la tenue des documents prescrits par les lois et règlements.
De plus, le domiciliataire doit détenir un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile personnel et aux coordonnées des personnes physiques, ainsi qu’au domicile du représentant légal et à ses coordonnées pour les personnes morales. Les justificatifs relatifs aux lieux d’activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables doivent également être conservés.
Enfin, le domiciliataire doit informer le greffier du tribunal de commerce à l’expiration du contrat de domiciliation, ainsi que lorsque l’entreprise domiciliée n’a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois.
Les obligations de l’entreprise domiciliée
L’entreprise domiciliée doit s’engager à utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l’entreprise, soit comme agence, succursale ou représentation si le siège est à l’étranger.
De plus, l’entreprise domiciliée doit déclarer le contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés, et signaler toute modification concernant son activité au domiciliataire.
Enfin, l’entreprise doit respecter les conditions générales du contrat, notamment en payant le prix de la prestation de domiciliation ainsi que le prix de tous les services annexes souscrits.
La rupture du contrat de domiciliation
L’entreprise domiciliée a la possibilité de mettre fin au contrat à tout moment en respectant le préavis prévu. La résiliation se fait normalement par lettre recommandée avec accusé de réception.
Un justificatif de transfert de siège ou de radiation, délivré par le greffe du tribunal de commerce, doit être transmis à la société de domiciliation.
Lorsque la rupture du contrat n’est pas motivée par la fermeture de l’entreprise domiciliée, celle-ci implique un transfert de siège social. Des formalités seront nécessaires car le changement entraîne une modification des statuts. Pour éviter les problèmes de courrier liés au changement d’adresse, il est préférable de transférer son siège social avant la fin du contrat et de mettre en place une redirection de courrier.
Il est donc important de choisir soigneusement sa société de domiciliation dès le départ, car un changement ultérieur de domiciliataire implique un transfert de siège social.
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