La procédure d’achat représente un ensemble d’actions entreprises par une entreprise dans le but d’acquérir les produits et les services nécessaires au développement de ses activités. Il s’agit donc d’une démarche primordiale pour assurer la performance et la productivité de l’entreprise. Découvrez maintenant tout ce que vous devez savoir sur la procédure d’achat.
L’importance du processus d’achat dans l’entreprise
Une bonne procédure d’achat permet à une entreprise d’organiser efficacement sa trésorerie. En effet, une entreprise ne peut se développer si elle ne dispose pas des ressources nécessaires pour ses activités. Plus l’activité de l’entreprise est importante, plus les besoins en ressources sont conséquents.
Le processus d’achat permet ainsi d’optimiser les différentes démarches liées au suivi des dépenses et aux paramètres d’achats tels que le volume et les délais de livraison. De plus, une procédure d’achat optimale permet également d’optimiser les coûts en comprenant mieux la composition du prix et le montant total des achats. C’est donc un travail important qui permet de sourcer les fournisseurs et de trouver les offres adaptées aux activités de l’entreprise.
Comment gérer le processus d’achat
Identifier l’ensemble des besoins
La première étape du processus consiste à déterminer précisément les produits ou services dont l’entreprise a besoin pour fonctionner. Pour cela, il est nécessaire de rédiger des cahiers des charges qui précisent les besoins de chaque service. Ces documents peuvent être détaillés si les fournisseurs répondent à un besoin simple ou fonctionnels si les fournisseurs doivent trouver des solutions à des problèmes complexes. Les cahiers des charges doivent notamment mentionner le contexte de l’achat, les spécificités des produits/services, les critères commerciaux tels que le prix et les conditions de paiement, ainsi que les critères des fournisseurs.
Recherche de fournisseurs : le sourcing
La recherche des fournisseurs doit être réalisée en fonction des besoins de l’entreprise et en prenant en compte le marché et les acteurs du domaine. L’objectif est de trouver les fournisseurs les plus adaptés en fonction des besoins et du budget.
Lancement d’un appel d’offres et communication
Une fois le sourcing terminé, il est temps de contacter directement les fournisseurs potentiels à travers des appels d’offres. Cette démarche permet de recevoir plusieurs propositions commerciales et de choisir celle qui convient le mieux. Vous devez envoyer aux fournisseurs un document qui précise les exigences et les dates de l’appel d’offres, le cahier des charges, les termes et conditions selon vos besoins, ainsi que le détail de la mission proposée.
Analyser et déterminer le meilleur prestataire
Une fois les offres reçues, il est important de les analyser pour choisir celle qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise. Différents critères doivent être pris en compte, tels que la qualité des produits/services proposés, le montant des produits/services, les conditions de livraison et la situation financière de l’entreprise. Une analyse bien réalisée permet de déterminer les offres qui répondent le mieux aux objectifs de l’entreprise et de sélectionner celles qui offrent les meilleurs avantages.
Négociation du contrat
Dans le cadre d’une négociation de contrat avec les fournisseurs, il est essentiel d’élaborer une stratégie en interne. Il est nécessaire de définir précisément ce que les fournisseurs doivent apporter et les clauses à négocier en fonction des besoins de l’entreprise. Une bonne négociation permet de trouver une situation gagnant-gagnant pour vous et les fournisseurs.
Conclusion du contrat
La dernière étape de la procédure d’achat consiste à établir un contrat entre les deux parties. Ce contrat fixe les droits et obligations de chacun. Chaque paramètre doit donc être vérifié pour éviter les blocages futurs. Le contrat doit notamment préciser les critères de rupture, les tarifs et conditions de paiement, la procédure en cas de litige, les obligations du fournisseur, vos obligations, les droits du fournisseur et vos droits. Une fois que les deux parties sont d’accord, il ne reste plus qu’à signer le contrat pour officialiser la collaboration.
Améliorer le processus d’achat : l’audit
L’audit est une étape importante dans le développement d’une entreprise. Dans le cadre de la procédure d’achat, l’audit permet de comprendre les enjeux liés à la réduction des coûts et d’identifier les points d’optimisation. En effectuant un audit de la procédure d’achat, l’entreprise répond aux besoins de performance et de réactivité. L’audit met en évidence les atouts et les défauts de la filière, permettant ainsi de mettre en lumière les points essentiels pour optimiser les achats. De plus, l’audit renforce la relation avec les fournisseurs en établissant un diagnostic de la collaboration. Il peut également contribuer à optimiser la performance de l’entreprise en analysant dans quelle mesure les cahiers des charges sont respectés.
Améliorer le processus d’achat présente de nombreux avantages, notamment la réduction des dépenses opérationnelles. Pour y parvenir, il est nécessaire d’effectuer un audit de la procédure d’achat afin d’avoir un référentiel unique d’évaluation des achats, de définir les dépenses en fonction de la catégorie des achats et de leur volume, de trouver des solutions pour réduire les coûts, de centraliser les demandes et d’automatiser la procédure, de sensibiliser les collaborateurs à la démarche, et enfin de réaliser un sourcing précis pour potentiellement trouver de nouveaux fournisseurs.
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