Imaginez courir un sprint de 100 mètres avec les jambes attachées. C’est ce que ça fait lorsque votre processus procure-to-pay est rempli d’inefficacités et de gaspillage. Pendant que vous vous débattez et que vous générez manuellement vos bons de commande pour des biens critiques, vos concurrents ont déjà acheté ce dont ils ont besoin et sont passés à autre chose.
Trop d’entreprises dans le monde utilisent encore des techniques obsolètes pour gérer leur cycle procure-to-pay. Non seulement cela peut entraîner des perturbations opérationnelles, mais cela met également en péril votre croissance à long terme. La bonne nouvelle est que les processus P2P ont considérablement évolué au cours des dernières années, éliminant les complexités et rationalisant le cycle d’approvisionnement de bout en bout. Cet article couvre tout ce que vous devez savoir pour avoir une compréhension fondamentale de la gestion du processus procure-to-pay.
Qu’est-ce que le Procure-to-Pay?
Chaque organisation a besoin de matières premières et de services essentiels pour mener efficacement ses activités. Le processus procure-to-pay couvre toutes les étapes nécessaires à l’acquisition réussie de ces matières premières et services, de l’identification des besoins au paiement des fournisseurs.
Généralement, le processus procure-to-pay implique quatre acteurs clés : le service qui a émis la demande, le service des achats, les fournisseurs et le service des comptes fournisseurs (ou une agence externe en cas d’externalisation des comptes fournisseurs).
Image: Traitement sans contact des factures et routage des approbations
Le Cycle Procure-to-Pay
Maintenant que vous avez une vue d’ensemble du processus procure-to-pay, décomposons-le davantage et explorons chaque étape du cycle procure-to-pay.
1. Identifier le besoin
Les services ayant besoin de matières premières ou de services adressent leur demande d’achat au service des achats. Cette demande contient des spécifications telles que la quantité, la qualité et le délai, entre autres.
2. Générer des demandes d’achat
Une fois les détails définis, la prochaine étape consiste à saisir tous les détails de la commande dans votre logiciel de traitement procure-to-pay et à générer un formulaire de demande d’achat. Il sera ensuite transmis au service des achats.
3. Évaluer la demande
Le service des achats analysera le formulaire et recherchera des erreurs, des informations incomplètes, des limites budgétaires et des contraintes logistiques. Ils prendront ensuite une décision quant à l’approbation ou au rejet de la demande.
4. Émettre le bon de commande
Une fois la demande approuvée, le service des achats sélectionnera un fournisseur approprié et créera un bon de commande dans leur logiciel de traitement procure-to-pay. Cette commande sera ensuite partagée avec toutes les parties prenantes concernées pour approbation finale et envoyée au fournisseur.
5. Réceptionner les marchandises
Après la livraison du fournisseur, l’équipe des achats vérifiera le contenu de l’envoi et saisira la réception des marchandises dans le logiciel de traitement procure-to-pay. Une fois le processus de vérification terminé, ils décideront d’approuver ou de rejeter la réception des marchandises.
6. Vérifier la facture
Si la réception des marchandises est approuvée, le fournisseur enverra une facture à votre service des comptes fournisseurs. Cette facture fera l’objet d’une concordance tripartite avec le bon de commande et la réception des marchandises. Elle sera approuvée si les articles et les valeurs correspondantes restent cohérents. Sinon, elle sera rejetée et renvoyée au fournisseur avec une note sur les inexactitudes.
7. Payer le fournisseur
Enfin, le paiement sera effectué au fournisseur par l’équipe des comptes fournisseurs lorsque la facture sera approuvée. Les modalités du contrat dictent généralement le mode de paiement. Ce processus en 7 étapes doit être suivi à chaque nouvelle demande d’achat émise par n’importe quel service d’une organisation.
Avantages de l’utilisation du procure-to-pay
Grâce à l’automatisation des procédures procure-to-pay, les processus d’approvisionnement et de comptes fournisseurs sont rationalisés et améliorés. Voici quelques-uns des principaux domaines où des progrès peuvent être constatés.
Aide à gagner du temps
Les solutions d’automatisation des processus peer-to-peer (P2P) et d’approvisionnement peuvent aider l’équipe d’approvisionnement à gagner du temps tout en améliorant la surveillance des budgets et la logistique de la chaîne d’approvisionnement.
Meilleure connexion dans toute l’organisation
Le logiciel d’approvisionnement connecte toute l’organisation, permettant une autorisation plus rapide des nouvelles exigences, la sélection de fournisseurs appropriés en fonction des informations disponibles, et la création et l’envoi de bons de commande aux fournisseurs, le tout de manière numérique et aisément traçable.
Minimise les dépenses de traitement des factures.
L’automatisation permet de gagner du temps et de l’argent, permettant aux entreprises de consacrer leurs employés à des tâches plus stratégiques plutôt qu’à des opérations récurrentes qui pourraient être automatisées.
Obtenir une visibilité complète
Une technologie peer-to-peer (P2P) permet la transparence dans tout le réseau d’approvisionnement, permettant aux acheteurs et aux fournisseurs de voir facilement l’avancement des factures.
Améliorer la gestion des anomalies
Les exceptions peuvent être détectées plus tôt et traitées plus rapidement car la plupart des factures sont traitées sans problème.
Améliorer votre partenariat avec les fournisseurs
Les fournisseurs peuvent savoir quand ils seront payés en utilisant la plateforme fournisseur, ce qui leur fournit les données nécessaires pour prendre des décisions plus judicieuses. Un règlement plus rapide des écarts et des réclamations de factures génère de la confiance et offre aux acheteurs plus de transparence.
Avantage lors des négociations
Lorsque les fournisseurs ont confiance dans leurs informations de paiement, ils peuvent être prêts à offrir des conditions plus avantageuses aux clients tout en garantissant aux fournisseurs les revenus dont ils ont besoin pour développer leur entreprise.
Recueillir des informations pour une prise de décision améliorée
Les systèmes P2P dotés de puissantes fonctionnalités de rapports à la demande sont idéaux. Les entreprises peuvent avoir plus de contrôle sur les revenus et les fonds de roulement en utilisant les données disponibles actuelles et passées.
Image: Synchronisation automatique des données AP dans les ERP
Conseils pour une gestion efficace du procure-to-pay
Le flux du processus procure-to-pay peut sembler compliqué car il implique de multiples parties prenantes, des dépendances, des réglementations de conformité et de nombreux flux de gestion de documents. Mais il existe des moyens de rendre vos processus P2P plus rentables et plus rationalisés.
Les conseils suivants vous aideront à éliminer ou à minimiser certains des plus grands défis liés à votre processus d’achat et de paiement :
1. Créer un cadre systématique
Le processus procure-to-pay n’est pas aussi simple que l’achat d’un ordinateur portable sur un site de commerce électronique. La meilleure solution consiste à décomposer le flux du processus procure-to-pay et à normaliser chaque étape du processus. Ensuite, assurez-vous que chaque personne impliquée connaît ses responsabilités, ses devoirs, ainsi que comment et quand communiquer.
2. Mesurer votre efficacité
Assurez-vous de sélectionner et de suivre des indicateurs clés qui mesurent l’efficacité de vos processus procure-to-pay. Vous pouvez examiner des indicateurs tels que le niveau des stocks, le niveau du fonds de roulement, le nombre d’erreurs et d’inexactitudes, le temps de traitement, les heures de travail, les perturbations opérationnelles et les dépenses supplémentaires, entre autres.
3. Efforcez-vous de bâtir de meilleures relations avec les fournisseurs
Les délais d’approbation lents et les paiements retardés rendent souvent difficile une relation fluide avec vos fournisseurs. Cela conduit à des désaccords, une visibilité limitée, des inexactitudes et des retards imprévus. En fin de compte, cela ralentira votre cycle procure-to-pay.
4. Déployez une solution puissante de procure-to-pay
Comme de multiples parties prenantes sont impliquées dans le cycle procure-to-pay, vous constatez souvent que chacune utilise différents outils et techniques pour accomplir ses tâches. Cela rend difficile la capture, la compilation, l’analyse et l’audit des données, ainsi que la surveillance de l’état des tâches critiques.
Vous pouvez éliminer ces défis et rendre votre processus procure-to-pay sans faille grâce à une solution de traitement P2P puissante dotée de fonctionnalités d’intégration et d’automatisation. En savoir plus à ce sujet dans la prochaine section.
Logiciel procure-to-pay
Soyons honnêtes, l’utilisation de feuilles de calcul ou de méthodes basées sur du papier pour gérer le cycle procure-to-pay est pénible. Cela conduit souvent à plus de travail manuel, à des temps de traitement lents et à une mauvaise visibilité. Utiliser une solution ERP n’est pas non plus la solution car elle n’offre pas suffisamment d’intégrations et d’options d’automatisation pour faire face aux complexités posées par les flux d’approvisionnement modernes.
Au lieu de cela, obtenez une solution dédiée procure-to-pay qui peut fonctionner comme un système sans papier. Une solution qui fait tout, depuis permettre aux services de faire des demandes d’achat et de capturer des données pour la concordance tripartite jusqu’à effectuer les paiements aux fournisseurs à temps. Les avantages offerts par ces applications sont multiples.
Avantages du logiciel procure-to-pay
Les entreprises qui déploient un logiciel procure-to-pay bénéficient d’avantages tels que :
1. Amélioration de la visibilité et de la transparence
Une solution de gestion du processus procure-to-pay efficace permet à chaque acteur d’avoir une visibilité en temps réel de ce qui se passe avec sa commande. Cela aide chaque service à planifier ses activités, prendre de meilleures décisions et s’assurer que les opérations commerciales critiques ne sont pas entravées.
2. Plus facile à maintenir en conformité
Comme toutes les données sont accessibles depuis un emplacement central, les pistes d’audit seront plus faciles à suivre et à vérifier. L’équipe financière et les auditeurs pourront effectuer leur travail plus rapidement. Plus important encore, comme les pistes sont claires, les chances de recevoir des amendes et des pénalités seront beaucoup plus faibles.
3. Automatisation des tâches fastidieuses
Personne ne veut passer son temps à traiter manuellement les demandes d’achat, à saisir les données de facturation ou à vérifier les bons de commande, les réceptions de marchandises et les factures. Non seulement cela ralentit votre équipe, mais c’est aussi coûteux et propice aux erreurs. Les solutions P2P robustes sont dotées d’automatisation et d’intégrations qui réduisent considérablement le temps passé à chaque étape : capture automatique des détails de la facture, envoi automatique des documents pour approbation, génération de rapports automatiques, routage/stockage électronique, et bien plus encore.
4. Réduction des coûts et des dépenses
Pour commencer, le logiciel P2P élimine de nombreuses tâches répétitives et fastidieuses qui font partie du processus procure-to-pay : de la saisie manuelle des données de facturation à la génération de rapports sur les performances des fournisseurs. Cela signifie moins d’erreurs de traitement, une productivité améliorée et plus de temps à consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée.
De plus, les solutions P2P robustes veillent à ce que chaque décision prise par votre service des achats soit conforme à votre politique d’achat et soit strictement basée sur les stocks disponibles et les données opérationnelles. Ainsi, minimisant les chances de dépenses imprévues.
Défis du processus procure-to-pay
1. Travail manuel chronophage
Plusieurs parties d’une entreprise ont généralement leurs propres méthodes, ce qui rend difficile la consolidation des données. Deux services distincts gèrent les fonctions des comptes fournisseurs et de l’approvisionnement, chacun avec ses propres politiques, méthodes et objectifs. Ce manque de cohérence peut entraîner des inefficacités et des erreurs.
2. Gouvernance et conformité
Les processus d’approvisionnement sont rigides en raison d’un manque de gouvernance et de qualité des données permettant la prise de décision. Le principe fondamental de l’approbation préalable aux dépenses est parfois considéré comme une bureaucratie inutile, ce qui entraîne des dépenses non contractuelles et des achats improvisés.
3. Opacité des engagements d’achat jusqu’à leur facturation
Les organisations qui utilisent différents systèmes se retrouvent souvent sans accès aux informations tout au long du processus procure-to-pay, mais même si elles sont disponibles, elles peuvent être erronées. Il en résulte une absence de rapports sur les fournisseurs et les dépenses, ce qui influence la capacité à prendre des décisions stratégiques.
4. Coûts incorrectement attribués
Les divisions d’approvisionnement sont responsables de la négociation des tarifs et des concessions avec les fournisseurs, tandis que les comptes fournisseurs sont responsables de la mise en œuvre de ces accords. Le non-respect de la réglementation peut entraîner des dépenses considérables et imprévues dans un environnement de travail basé sur du papier sans automatisation couvrant les deux procédures.
Image: Synchronisation automatique des données AP dans les ERP
Les principales solutions P2P
Maintenant, si vous envisagez d’obtenir une solution procure-to-pay pour votre organisation, voici quelques-unes des meilleures à prendre en compte :
- Nanonets AP automation
- SAP Ariba
- SAP Fieldglass
- Coupa BSM Platform
- Jaggaer One
- Basware Purchase to Pay solution
Conclusion
Diriger une entreprise prospère, c’est comme gérer les arrêts aux stands pour une équipe de Formule 1. Vous devez constamment optimiser vos processus afin de tirer le meilleur parti de chaque performance. Votre cycle procure-to-pay est certainement un domaine que vous ne devez pas négliger. L’approvisionnement sans faille est l’avenir. Ceux qui adoptent les technologies P2P auront un avantage en termes de dépenses engagées, d’expérience utilisateur et d’évitement des perturbations commerciales.
