Pour réussir, chaque entreprise a besoin de faciliter l’organisation de ses services. C’est pourquoi l’agenda partagé a été inventé. En effet, grâce à l’agenda partagé, il devient simple de planifier des réunions, de prendre des rendez-vous en commun, de diriger un projet en groupe, etc. Dans cet article, découvrez tout sur l’agenda partagé.
Qu’est-ce que l’agenda partagé ?
Par définition, l’agenda partagé est un calendrier accessible à toute l’équipe. Il contient des informations sur les tâches, en suivant leur date d’exécution. En général, l’organisation à plusieurs peut être difficile. Mais grâce à un outil collaboratif comme l’agenda partagé, permettre aux participants de collaborer sera simplifié.
Pourquoi utiliser l’agenda partagé ?
Autrefois, il n’existait pas de moyen efficace de recueillir des contributions pour les ordres du jour. Des courriels et des rappels étaient envoyés à tous les participants. Et l’hôte de la réunion devait copier tout ce qui provenait des différents canaux de communication internes dans un document unique. Il fallait du temps et des nerfs pour y arriver. Avec un agenda partagé, vous disposez d’un moyen efficace de transmettre l’ordre du jour avec d’autres plateformes de réunion.
En utilisant l’agenda partagé, vous économisez du temps et des efforts pour que votre réunion soit parfaitement préparée. Pour les réunions récurrentes, vous pouvez même créer un modèle de calendrier en ligne que vous pourrez réutiliser à chaque fois.
3 exemples d’outils pour créer un agenda partagé
1. Google Agenda
Google Agenda est par défaut l’application de calendrier en ligne la plus utilisée. C’est l’application à privilégier si vous cherchez simplement un calendrier en ligne. Il n’y a pratiquement aucune raison de ne pas le faire. Avec Google Agenda, vous pouvez avoir des agendas distincts, chacun dans sa propre couleur. Vous pouvez en avoir un pour les affaires familiales, un pour le travail, un autre pour les rappels quotidiens et un autre pour les anniversaires de chacun. Vous pouvez partager chacun de ces calendriers. Sur Google Agenda, vous pouvez conserver un calendrier professionnel public que tout le monde au bureau voit et un calendrier privé que seuls vous et votre cofondateur y ont accès.
2. Outlook Calendar de Microsoft
Outlook est le grand rival de Google en matière de calendrier. Le progiciel de Microsoft, axé sur les affaires, est solidement implanté dans un grand nombre d’entreprises. Les fonctions d’Outlook Calendar sont très similaires à celles de Google, mais elles vont plus loin. Il s’intègre à votre application de messagerie afin que vous puissiez voir les deux en un seul endroit. Conçu de A à Z pour les entreprises, Outlook est idéal pour les équipes hiérarchisées. Il est facile pour les responsables de visualiser les horaires de chacun, d’ajouter des événements, etc. Les utilisateurs peuvent avoir des calendriers individuels, des calendriers d’équipe, des calendriers d’organisation, etc.
3. Zoho Calendar
Zoho a récemment mis à jour son application de calendrier dans une nouvelle version. Cela présente les caractéristiques suivantes : une meilleure interface utilisateur, des capacités de planification améliorées pour tous les fuseaux horaires, des capacités de recherche plus puissantes, et une nouvelle fonction de réservation de ressources. Il s’agit alors d’un outil polyvalent.
Maintenant que vous connaissez tout sur l’agenda partagé et les outils disponibles, vous pouvez choisir celui qui convient le mieux à vos besoins et améliorer l’organisation de votre entreprise. Finis les tracas et les confusions, avec un agenda partagé, vous serez toujours sur la même longueur d’onde !
